Får jag som chef läsa medarbetares mejl?

Hybridmöten, alltså möten där några deltar på plats och andra digitalt, är egentligen inget nytt. Men få har bemödat sig att genomföra dem bra eftersom distansdeltagandet har varit undantaget.

Inte sällan fick folk ringa in och delta via en högtalare mitt på konferensbordet – via vilken de förtvivlat försökte göra sig hörda, och missade powerpointen som visades. Nu är hybridmöten vanliga inslag i en arbetsdag.

Så hur får vi dem att funka? För att hålla i ett hybridmöte är mer komplicerat än en träff IRL. Här är Unionens tips som får mötet att flyta och engagemanget att öka.

Bättre hybridmöten – så gör ni: 

1. Inga andra klassens deltagare
   Det gäller att ha rätt inställning från början; alls ska med. Här har vi inga första- och andra klassens deltagare. Är vi överens?
2. Snygga till väntrummet
   Första intrycket spelar som vi alla vet stor roll. Så hur ser det ut i väntrummet där digitala deltagare får hänga i väntan på att släppas in? Tänk också på att släppa in digitala deltagare några minuter innan mötets start, så att även de kan delta i det lättsamma försnacket. 
3. Testa tekniken i förväg
   Inget tar död på ett momentum så effektivt som strul med uppkoppling, ljud eller bild. Är du arrangör, ge dig själv lite tid att testa detta innan mötesstart.
4. Se till att alla syns
   Be dem som deltar digitalt att i möjlig mån ha kameran påslagen. Ett sätt är att ge online-deltagare utrymme är att ha dem på en större skärm längst fram i rummet, så att de inte är med i form av ett pyttigt ansikte på en pyttig skärm. Omedvetet är de då lättare att bortse ifrån.
5. Se till att alla ser
   När du sätter upp ett möte, fundera på vad distans-deltagarna ser. Tillräckligt för att känna sig entusiasmerade? De bör se alla deltagares ansikten, presentationer, anteckningar på tavlan och så vidare. Tänk också på att inte dela ut fysiska dokument, ladda istället upp filer som alla kan ta del av.
6. Bli kompis med kameran
   När du pratar, försök att ta kontakt även med dem som deltar digitalt. Kolla regelbundet in i kameran (i alla fall hälften av tiden), inte bara på dem som är närvarande i rummet.
7. Kompensera bristen på ögonkontakt
   …med andra saker, som att tilltala deltagarna med namn. ”Karin, du sa ju så smart att…”, eller notera att ”Jaha, det tyckte Marie-Louise var roligt.” Det får folk att känna sig sedda.
8. Använd samma språk
   Om personer i rummet talar ett annat språk än de som är på länk, håll er till det gemensamma språket, exempelvis engelska, så att alla förstår vad som sägs.
9. Anpassa aktiviteter
   Om du planerar en aktivitet för att få upp energin, se till att välja en som även online-deltagare kan delta i, som ett quiz, eller en mentometer-undersökning.
10. Digitalt först
    För att verkligen få till ett hybridmöte behöver du ha ett digitalt först-tänk och interagera lika mycket med alla typer av deltagare. Om du exempelvis ställer en fråga, tänk på att vända dig till digitala deltagare, inte bara personen bredvid.
11. Låt tystnaden tala
    I ett vanligt möte må det vara ofint, men det fungerar fortfarande att folk nära nog fyller i varandras meningar – eller i alla fall snabbt tar vid där en person slutade. Har du digitala kollegor, så måste du ge dem en chans att göra sig hörda. För att det ska fungera krävs någon sekunds tystnad mellan talare.
12. Försök fånga upp små saker
    Om dina digitala kollegor har kameran påslagen, så försök att läsa av även deras ansikten och fånga upp subtila signaler. Inkludera dem genom att fråga ”Aysha, du ser fundersam ut, berätta gärna vad du tänker på.”
13. Virtuell whiteboard
    Använd tekniken för att göra mötet mer jämlikt. Det finns exempelvis virtuella whiteboards, som alla deltagare därmed lätt kan se. Istället för att skriva idéer på post it-lappar när ni brainstormar, använd ett digitalt alternativ som Miro eller Mural. Och vill man ställa frågor så kan man göra det antingen i en chatt eller en Q&A-app.
14. Digital feedback
    Innan och efter mötet, ventilera funderingar och ge feedback online, så att alla är med i diskussionen.