En av de viktigaste uppgifterna – och största utmaningarna – man har som chef är att hjälpa medarbetare i kris. Oavsett om det är något jobbrelaterat eller privat som utlöst den besvärliga situationen gäller det att ta reda på vad problemet är, vilka orsaker som ligger bakom och hur det påverkar den drabbade.
Den tydligaste faktorn brukar vara ett förändrat beteende hos medarbetaren
För Unionens Dag Bremberg är en av de centrala utgångspunkterna för en chef att ställa de rätta frågorna
– Man behöver verkligen fånga upp hur personen faktiskt mår. Då kan man inte hålla det på en allmän nivå, det behöver vara konkret och specifikt. På det sättet fångar man bäst in en medarbetare som inte mår 100 procent.
Privata och arbetsrelaterade kriser hör ofta ihop
Hur upptäcker man en sådan här situation då? Förhoppningsvis kommer medarbetaren själv berätta, men det är inte alla som känner sig bekväma med att öppna upp, särskilt inte om det handlar om privatsaker.
Enligt Dag Bremberg finns det en del generella signaler man kan vara vaksam på.
– Den tydligaste faktorn brukar vara ett förändrat beteende hos medarbetaren. Det kan handla om att personen återkommande blir sen till möten, glömmer saker eller hamnar i mindre kontroverser med, eller klagar mer på, andra.
Oavsett var krisen har uppstått, om det är en arbetsbörda som är orimlig eller om något hänt på det privata planet är chefens uppgift att stötta medarbetaren.
– Väldigt ofta hör det ena också ihop med det andra. Är det stressigt på jobbet orkar man kanske inte vara fullt engagerad i det privata och har man det jobbigt hemma, kanske med en närstående som är sjuk eller gått bort, så är det ju en kris som definitivt kommer påverka arbetet också. Det viktiga som chef är att man inte försöker skyffla över ett problem till det privata när det delvis eller helt är arbetsrelaterat. Som chef har man arbetsmiljöansvar.
Det viktiga som chef är att man inte försöker skyffla över ett problem till det privata när det delvis eller helt är arbetsrelaterat
Empati centralt för att skapa trygghet
Dag Bremberg vill understryka att när man har den här typen av samtal med en medarbetare får man förbereda sig på att personen kanske inte befinner sig i ett normalt samtalsläge, utan att man får låta hen beskriva vilket läge hen befinner sig i. Först därefter kan man börja prata om vilka steg man tillsammans kan ta framåt.
– Ibland är det viktigaste att bara visa att man lyssnar. Att upprepa, spegla och bekräfta. Man måste också ta det i en takt som känns rimlig, inte jäkta fram till en slutsats eller, ännu värre, föreslå en snabb lösning. En person i kris har vanligtvis svårt att sortera ut vad som är viktigast för stunden.
I ett sådant läge kan chefens uppgift bli att hjälpa till med sorteringen, att peka ut de första små stegen man kan ta.
– Man behöver understryka att man är empatisk. Som medmänniska först och främst så klart, men man behöver också vara tydlig med att man är den drabbade medarbetarens chef och är trygg i den rollen. Man behöver visa att man förstår situationen, att man har hanterat kriser förut. Det skapar trygghet.
Kontinuerlig kontakt – med gott om utrymme
Ibland kan det vara så att man som chef trots allt ändå inte räcker till, utan medarbetaren behöver prata med någon professionell. I allra bästa fall finns det då en företagshälsovård som medarbetaren eller chefen kan vända sig till och boka tid hos. Annars får man gå via den allmänna vården. På en del företag kan det också finnas samtalsstöd, eller högre chefer att vända sig till.
En person i kris har vanligtvis svårt att sortera ut vad som är viktigast för stunden
Det viktiga ur ett chefsperspektiv är att man undersöker vilka vägar som finns att gå, vilka verktyg som finns. Därefter behöver man ta fram en plan för hur medarbetaren ska komma tillbaka till arbetet.
– I chefens arbetsmiljöansvar ligger att se till att en person som är i krisläge faktiskt får återhämtning. I 99 fall av 100 handlar det om att medarbetaren sjukskrivs.
Vid en sjukskrivning är det viktigt att man som chef håller kontakt med medarbetaren – men samtidigt ger ordentligt med utrymme för återhämtning. Man behöver ha kontinuerlig kontakt, men hur frekvent den är bör anpassas efter individ och situation.
Är krisen så djup blir den ofta bara värre av att någon från jobbet ringer
– Man behöver komma överens med medarbetaren om vad som funkar för den. Har någon gått totalt in i väggen kommer det inte att funka att ha veckosamtal, utan man får som chef bara acceptera att medarbetaren kommer vara helt frånkopplad och slippa allting. Är krisen så djup blir den ofta bara värre av att någon från jobbet ringer. Som chef är det bättre då att tydliggöra att man kommer vara tillgänglig när det passar medarbetaren. Sen kan det så klart inte gå hur lång tid som helst utan kontakt. Någon gång i månaden bör man ändå ha kontakt, som minst.