Kollar ditt företag upp folk på facebook innan anställning? Brukar du som chef kika på anställdas sociala medie-konton lite nu och då? Troligen bryter ni då mot lagen. Unionens dataskyddsombud förklarar varför.
Att vid rekrytering kolla upp folk på sociala medier är idag snarare regel än undantag. Varför inte, liksom. Det är ett snabbt sätt att få en ganska bra bild av en person. Verkar hon ha ett stabilt socialt nätverk? Vad gör hon på fritiden? Sportar hon och tar hand om hälsan? Eller har hon kontroversiella, politiska åsikter? Oskyldigt kan tyckas, men att slentrianmässigt scanna av folk på det sättet är inte tillåtet enligt GDPR.
– Det är alltid tillåtet att samla in de normala personuppgifterna vid rekrytering, som personligt brev, cv och referenser. Men normalt sett är det inte motiverat att scanna av någons sociala medie-konton. Ju mer integritetskänsliga och privata uppgifter är, desto starkare måste motivet vara. Det krävs att man gör en ordentlig analys innan och verkligen kan motivera varför just dessa uppgifter behövs, säger Martin Hemberg, dataskyddsombud på Unionen, med bakgrund på Integritetsskyddsmyndigheten.
Facebook och Instagram är något helt annat än LinkedIn, som snarare fungerar som ett offentligt cv.
Ska du exempelvis anställa en säljare eller receptionist är detta generellt sett inte tillåtet. Vid en högre befattning med stort ansvar skulle det kunna vara motiverat.
– Sedan bör vi skilja på olika sociala medier. Facebook och Instagram är något helt annat än LinkedIn, som snarare fungerar som ett offentligt cv.
Och om du kommer fram till att jo, det är motiverat att göra denna koll, så ska det alltid meddelas personen i förväg.
– Det är ett absolut krav. Så fort någon registrerar sin ansökan hos en rekryterare ska hen få information om exakt vilka personuppgifter som samlas in och i vilket syfte.
Att så många ändå gör det här, är det ett tecken på samvetslöshet eller okunskap?
– Jag tror att det finns en stor okunskap kring lagstiftningen, samtidigt ska man komma ihåg att den har gällt sedan 2018. Och egentligen gällde liknande regler redan innan, när vi hade personuppgiftslagen, så det här borde inte vara några nyheter.
Det är inte bara vid en rekrytering som arbetsgivare kikar på folks sociala medier. Det är inte ovanligt att man som chef scannar av medarbetares konton lite nu och då.
Att slentrianmässigt kolla upp anställda på sociala medier är inte tillåtet.
– Att slentrianmässigt kolla upp anställda på sociala medier är inte tillåtet. Det måste alltid finnas goda skäl, och du som anställd måste alltid informeras i förväg, säger Martin och lägger till att självklart är det ett annorlunda läge om personen själv bett om att få bli vän med sin chef på Facebook.
Men vi har ju sett fall där folk har blivit av med jobbet på grund av saker de skrivit på Facebook. Hur går det då till?
– Om företaget uppmärksammas på att en anställd skriver saker som går emot företagets policy, kanske uttrycker sig grovt rasistiskt, så kan det finnas goda skäl att kolla upp detta. Då är det inte fråga om slentrianmässig övervakning, säger Martin Hemberg.
Nästa artikel
En ”energiboost”. Det är vad Patricia Perduv Möllare kallar den föreläsning med Elaine Eksvärd som anordnades för medlemmarna i det chefsnätverk som Unionen Chef driver tillsammans med systerförbunden inom TCO – Finansförbundet, Vision Chef, och Fackförbundet ST.
– Jag tycker väldigt mycket om att gå på föreläsningar, det finns alltid något att ta med sig från dem, säger Patricia.
Under det efterföljande minglet blev Patricia och många av de andra cheferna hon pratade med påminda om hur obekanta många är vid den typen av situationer.
Vi gick nog därifrån allihop med ett glatt sinne över att det var riktigt trevligt
– Minglet eller nätverkandet som det handlar om innebar ju att man faktiskt får öva på att samtala med andra i liknande position som man själv. Det kan kännas lite ovant, men jag hamnade vid ett bord där vi faktiskt pratade öppet om massor av saker kopplade till ledarskap. Vi gick nog därifrån allihop med ett glatt sinne över att det var riktigt trevligt – och en del av vår utveckling.
Den lärande organisationen
Just utveckling är något som Patricia Möllare är särskilt engagerad i. Hon skulle vilja se att fler företag blev det hon valt att kalla för ”lärande organisationer”.
– Jag brinner för utveckling, både för de enskilda människorna och organisationerna de arbetar inom. För de båda hör definitivt ihop. Idag, när allt går väldigt snabbt, har många organisationer svårt att hänga med kunskapsmässigt.
Idag, när allt går väldigt snabbt, har många organisationer svårt att hänga med kunskapsmässigt
Samtidigt är möjligheterna att bli en snabbrörlig och lärande organisation bättre än någonsin. Tidigare krävde utveckling och utbildning inte sällan att en kurs godkändes av en chef. Inte sällan var kurserna i fråga inte individanpassade, utan de inte sällan klassrumsliknande utlärningstillfällena förväntades ge lite av varje till många.
– Många lever kvar i att det är det bästa sättet man lär sig på, men i dag finns det ju mängder av digitala och mer individanpassade lösningar. Chefer behöver göras uppmärksammade på att de finns och cheferna måste i sin tur uppmärksamma medarbetarna på att möjligheten till vidareutbildning och utveckling ofta finns nära till hands.
Ett problem enligt Patricia är att det många gånger absolut finns en vilja att prova nya utbildningslösningar, men att det för ofta stannar vid ett inköp av till exempel en e-learning-plattform. Nästa steg, att uppmuntra medarbetarna att faktiskt utnyttja plattformen och att skapa tid för utbildningen, brukar tyvärr vara svårare.
– Jag brukar likställa det ibland med att köpa ett träningskort. Det känns bra, man känner att man gjort något, men ofta blir träningskortet bara liggande. Att en möjlighet finns betyder inte automatiskt att man tar den. Många gånger krävs det att man bygger en miljö, infrastruktur och kultur som faktiskt uppmuntrar till lärande i det dagliga arbetet. Finns det verkligen tid för målsättningar, reflektioner och feedback? Finns det en verklig koppling mellan utbildningsplattform och arbetet?
Chefens roll blir coachande
Chefens roll i en sådan lärande organisationen blir central. Att medarbetare ser till sin närmaste överordnade för ledning och coaching är naturligt, men kanske kommer det i framtiden bli ännu viktigare att chefen också står för, förklarar och bidrar till att implementera en företagskultur av lärande.
Många gånger krävs det att man bygger en miljö, infrastruktur och kultur som faktiskt uppmuntrar till lärande i det dagliga arbetet
– Chefer kan hjälpa medarbetare som kanske känner sig vilsna i en lärande organisation. De flesta vill utvecklas, men hur och på vilka områden? Tidigare kanske alla på avdelningen gick på något seminarium någon gång, men nu finns det ofta ett stort utbud av kurser och andra möjligheter. Chefens roll kan bli att coacha och guida medarbetarna, dels utifrån personlig utveckling, dels utifrån ett organisatoriskt perspektiv där chefen kan peka ut strategiska möjligheter utifrån företagets utveckling.
Att bli en lärande organisation handlar för Patricia också om att göra företag mer konkurrenskraftiga. Det blir ett sätt att locka rätt kompetens och bli en attraktiv arbetsplats helt enkelt.
– Tittar man på vilken typ av arbetsplats de flesta unga letar efter så står personlig utveckling högt i kurs. Väldigt få medarbetare i den yngre generationen i dag, och förmodligen ännu färre i nästa, kommer arbeta kvar i samma företag i 25 år om de inte känner att de lär sig nya saker och att det uppmuntras av organisationen.
