“En strategi i mitt ledarskap har alltid varit att alla ska känna sig sedda, och framför allt i en distansarbetsgrupp. När jag nu gick kursen Ny i chefsrollen fick jag bekräftat hur viktigt det var.” Det säger Kasper Jönsson, ekonomichef och en av Unionens 100 000 chefsmedlemmar.
Publicerad 08 maj 2023
I dagens digitala tidsålder är det allt fler arbetsgrupper som sitter utspridda geografiskt. Även om distansarbete har börjat bli vardag för många så finns samtidigt utmaningar. Ett perspektiv är chefen som har i uppdrag att hålla ihop gruppen och verksamheten.
Att leda och motivera medarbetare som arbetar på distans kräver en annan strategi än att leda ett traditionellt arbetslag, och det finns flera faktorer som en mellanchef bör ta hänsyn till för att lyckas med detta.
Kasper Jönsson har tagit sig an utmaningen att leda en arbetsgrupp som arbetar på distans. Han började som ekonomichef på Connect Bus Sverige i september förra året och leder nu en grupp med fem medarbetare på tre olika orter. Ett par medarbetare har han på samma ort som han själv, medan de andra är fördelade på två andra kontor.
- Oberoende av om de är placerade på kontoret där jag själv jobbar eller i något av de andra kontoren så vill jag att de ska känna sig inkluderade, säger Kasper.
En tidig åtgärd när han tog över som chef i gruppen, var att sätta upp regelbundna möten, både i gruppen som helhet och på individnivå, en förändring som möttes med olika reaktioner hos medarbetarna i gruppen. Det fanns de som tyckte att ”den nya chefen la sig i för mycket” och även de som tyckte det var fantastiskt att ”den nya chefen verkligen brydde sig” genom de veckovisa mötena.
- Som chef vill jag skapa bra förutsättningar för alla mina medarbetare att vara produktiva och då vill jag ju träffa dem relativt ofta, säger han.
Samtalen handlar både om konkreta uppgifter i verksamheten och om situationen i privatlivet, om det är något som påverkar jobbet.
De fysiska träffarna är oumbärliga för att öka samhörigheten
- För mig handlar det mycket om att lyssna. Nu, efter drygt ett halvår, så har de nya rutinerna landat och vi har börjat hitta varandra i chef-medarbetar-rollerna.
Kasper tycker generellt att mötena via Teams fungerar bra i det löpande arbetet, men är tydlig med att det inte går att utesluta det fysiska mötet.
- De fysiska träffarna är oumbärliga för att öka samhörigheten, underlätta samarbetet i gruppen och även engagemanget hos medarbetarna. När vi träffas fysiskt kan vi ha mer spontana och informella samtal, något som sedan gör samarbetet i gruppen enklare via Teams.
På frågan vilken strategi han har för att lösa eventuella konflikter i gruppen handlar svaret återigen om att ständigt arbeta med relationerna i gruppen och med medarbetarna.
- Har du en god relation med dina medarbetare och en bra stämning i gruppen så ökar du chansen att undvika konflikter, säger han.
Men om det ändå uppstår skav så är det centralt att helt enkelt prata med varandra, menar Kasper Jönsson, att försöka komma fram till underliggande orsaken till konflikt och hitta lösningar som funkar för alla parter.
- Och om det skaver ordentligt så kan det personliga mötet behövas i ännu större utsträckning än när allt rullar på.
Kasper gick nyligen kursen Ny i chefsrollen hos Unionen. Något han fick bekräftat var att strategin att bygga relationer och vikten av att alla medarbetare behöver kännas sig sedda, var rätt.
Jag kan verkligen rekommendera alla att gå kursen som ny chef.
En annan insikt var vikten av att vara tydlig som chef. Ett exempel var att tänka sig för innan man använder begreppet ”sunt förnuft” när man ska förklara något för sina medarbetare och i stället berätta vad man menar.
- Jag kan verkligen rekommendera alla att gå kursen som ny chef. Den låga kostnaden var inga problem för min arbetsgivare att betala. Det är verkligen bra att bli medveten om ansvar och möjligheter man har i rollen som chef. En insikt jag verkligen tar med mig är att jag nog hade koll på mycket tidigare, och nu har jag även fått teorier bakom delar i ledarskapet vilket gör mig tryggare som chef.
Nästa artikel
Susanne Pettersson är mental rådgivare och coach för många av Sveriges elitidrottare och deras ledare. Hon är också föreläsare och en av Skandinaviens ledande experter inom förändringsarbete.
Här ger Susanne några av sina bästa tips för att hitta glöden i arbetet igen;
Vilken är målbilden för din verksamhet? Tror du på den? Och känner du energi inför arbetet att leda din arbetsgrupp i riktning mot målet?
Om du själv inte tydligt kan formulera vad ni tillsammans ska åstadkomma så är det svårt att leda och inspirera arbetsgruppen i arbetet. Börja alltså med att påminna dig om hur du vill formulera riktning och målbild i verksamheten för både dig och din arbetsgrupp.
Hur mycket fokus lägger du på att medarbetarna ska må bra respektive på att verksamheten ska nå sina leveranser?
Om inte du och arbetsgruppen mår bra, så minskar antagligen möjligheten att nå de uppsatta verksamhetsmålen. Fokus på att må bra och ha roligt tillsammans ger bra förutsättningar att nå målen i verksamheten.
Ytterligare en anledning att lägga energi på en utvecklande arbetsmiljö är att personalomsättningen minskar om din arbetsgrupp mår bra.
Vid första mötet i arbetsgruppen har kanske några medarbetare varit tillbaka efter semester ett tag, medan det för andra är första dagen på jobbet. Tänk på att landa gruppen genom att lägga ner lite tid på att reflektera över den gångna ledigheten och läget just nu för att sedan ta sikte framåt.
Om det finns möjlighet så är ju självklart det bästa att även ha individuella avstämningar med dina medarbetare.
Inom idrotten säger vi att när jag slutar vilja blir bättre så slutar jag att vara bra. Ta del av ny kunskap och ägna dig åt att reflektera över ledarskapsfrågor tillsammans med andra chefer och ledare. Det finns alltid så mycket att komma till insikt om och lära sig. Så sluta aldrig vara nyfiken och våga vara nybörjare i vissa områden ibland.
Ibland kanske du till och med ska tänka till på om du verkligen vill fortsätta vara ledare, eller om kanske vill byta till någon annan roll.
Att vara chef handlar för mig om att ständigt utvecklas och vara genuint intresserad av sitt ledarskap och att få både sin grupp och individerna i den att utvecklas framåt. Det kan låta lite krasst, men om man inte är intresserad av det kanske man ska släppa fram någon annan.
