“En strategi i mitt ledarskap har alltid varit att alla ska känna sig sedda, och framför allt i en distansarbetsgrupp. När jag nu gick kursen Ny i chefsrollen fick jag bekräftat hur viktigt det var.” Det säger Kasper Jönsson, ekonomichef och en av Unionens 100 000 chefsmedlemmar.
Publicerad 08 maj 2023
I dagens digitala tidsålder är det allt fler arbetsgrupper som sitter utspridda geografiskt. Även om distansarbete har börjat bli vardag för många så finns samtidigt utmaningar. Ett perspektiv är chefen som har i uppdrag att hålla ihop gruppen och verksamheten.
Att leda och motivera medarbetare som arbetar på distans kräver en annan strategi än att leda ett traditionellt arbetslag, och det finns flera faktorer som en mellanchef bör ta hänsyn till för att lyckas med detta.
Kasper Jönsson har tagit sig an utmaningen att leda en arbetsgrupp som arbetar på distans. Han började som ekonomichef på Connect Bus Sverige i september förra året och leder nu en grupp med fem medarbetare på tre olika orter. Ett par medarbetare har han på samma ort som han själv, medan de andra är fördelade på två andra kontor.
- Oberoende av om de är placerade på kontoret där jag själv jobbar eller i något av de andra kontoren så vill jag att de ska känna sig inkluderade, säger Kasper.
En tidig åtgärd när han tog över som chef i gruppen, var att sätta upp regelbundna möten, både i gruppen som helhet och på individnivå, en förändring som möttes med olika reaktioner hos medarbetarna i gruppen. Det fanns de som tyckte att ”den nya chefen la sig i för mycket” och även de som tyckte det var fantastiskt att ”den nya chefen verkligen brydde sig” genom de veckovisa mötena.
- Som chef vill jag skapa bra förutsättningar för alla mina medarbetare att vara produktiva och då vill jag ju träffa dem relativt ofta, säger han.
Samtalen handlar både om konkreta uppgifter i verksamheten och om situationen i privatlivet, om det är något som påverkar jobbet.
De fysiska träffarna är oumbärliga för att öka samhörigheten
- För mig handlar det mycket om att lyssna. Nu, efter drygt ett halvår, så har de nya rutinerna landat och vi har börjat hitta varandra i chef-medarbetar-rollerna.
Kasper tycker generellt att mötena via Teams fungerar bra i det löpande arbetet, men är tydlig med att det inte går att utesluta det fysiska mötet.
- De fysiska träffarna är oumbärliga för att öka samhörigheten, underlätta samarbetet i gruppen och även engagemanget hos medarbetarna. När vi träffas fysiskt kan vi ha mer spontana och informella samtal, något som sedan gör samarbetet i gruppen enklare via Teams.
På frågan vilken strategi han har för att lösa eventuella konflikter i gruppen handlar svaret återigen om att ständigt arbeta med relationerna i gruppen och med medarbetarna.
- Har du en god relation med dina medarbetare och en bra stämning i gruppen så ökar du chansen att undvika konflikter, säger han.
Men om det ändå uppstår skav så är det centralt att helt enkelt prata med varandra, menar Kasper Jönsson, att försöka komma fram till underliggande orsaken till konflikt och hitta lösningar som funkar för alla parter.
- Och om det skaver ordentligt så kan det personliga mötet behövas i ännu större utsträckning än när allt rullar på.
Kasper gick nyligen kursen Ny i chefsrollen hos Unionen. Något han fick bekräftat var att strategin att bygga relationer och vikten av att alla medarbetare behöver kännas sig sedda, var rätt.
Jag kan verkligen rekommendera alla att gå kursen som ny chef.
En annan insikt var vikten av att vara tydlig som chef. Ett exempel var att tänka sig för innan man använder begreppet ”sunt förnuft” när man ska förklara något för sina medarbetare och i stället berätta vad man menar.
- Jag kan verkligen rekommendera alla att gå kursen som ny chef. Den låga kostnaden var inga problem för min arbetsgivare att betala. Det är verkligen bra att bli medveten om ansvar och möjligheter man har i rollen som chef. En insikt jag verkligen tar med mig är att jag nog hade koll på mycket tidigare, och nu har jag även fått teorier bakom delar i ledarskapet vilket gör mig tryggare som chef.
Nästa artikel
Enligt Svensk Ordbok är en ”snäll” person någon ”som (ofta) låter sitt handlande styras av omtanke om andra och därför är hjälpsam, undviker att såra och dylikt”.
Vad innebär det då att vara en snäll chef? Petra Lindberg är verksamhetschef på organisationen Nema Problema och ser sig som en snäll chef.
- Snällhet handlar absolut inte om ramlöshet utan om tydlighet, empati och omtanke. Att jag kan sätta mig in i hur du mår och ta det i beaktning när jag fattar beslut, säger Petra. För mig handlar snällhet om vilket samhälle jag vill jobba i och hur vi tar hand om varandra.
Nema Problema är en ideell organisation med ambitionen att göra Sverige bäst på integration. Genom mentorprogram hjälper de personer som är nya i Sverige att hitta sysselsättning. De skapar också möten mellan människor av olika bakgrund.
- Det här en väldigt snäll arbetsplats, säger Petra. Ingen av de anställda är äldre än 35 år, kanske snällheten beror på generationen. Snällheten kan också bero på att de som jobbar här har valt att jobba inom en ideell verksamheten där hjärtefrågor får ta större utrymme.
Hon tycker att man som chef ska reflektera över om viljan att vara en ”snäll chef” handlar om att vara omtyckt bland medarbetarna och kanske konflikträdsla, eller om det handlar om att medarbetarna långsiktigt ska må bra. Petra ser en verksamhetsvinst i att vara snäll och skapa bra förutsättningar för att leverera.
- Medarbetare som mår bra i verksamheten blir produktiva och det bidrar till verksamhetens bästa. Jag kan ju inte var snäll mot medarbetare på bekostnad av verksamheten.
Snällhet är också att erbjuda en miljö att göra misstag i.
Snällhet för Petra i rollen som chef är att hon litar på sina medarbetare, delegerar och respekterar att uppgiften utförs på ett sätt som hon själv kanske inte skulle gjort. Snällhet är också att erbjuda en miljö att göra misstag i.
- Det måste få bli fel ibland, säger hon. Och även jag behöver visa att jag som chef gör misstag. Om jag går före och visar att jag har gjort något som blev tokigt, så vågar mina medarbetare kanske också visa det.
Att ge feedback i syfte att utveckla medarbetare och relationer är en självklarhet för en snäll chef, enligt Petra. En förutsättning för det, menar hon, är att inte vara medarbetarnas bästa kompis.
- Som chef behöver jag ha lite avstånd till mina medarbetare, för att ge mig själv möjlighet att ge konstruktiv feedback i arbetsrollen. Jag är gärna personlig, men inte för nära och privat.
min målsättning är att ge mina medarbetare en gåva så att de utvecklas
Den feedback hon ger handlar om att hjälpa medarbetaren att bli bättre på sitt jobb.
- Jag tänker att mina medarbetare ju inte kommer vara kvar på Nema Problema hela sitt liv, så min målsättning är att ge dem en gåva så att de utvecklas, förklarar hon.
Även om Petra ofta säger ja så händer det ibland att hon behöver säga nej. Då kan hon uppleva att medarbetarna blir förvånade och inte riktigt förstår att det är ett nej.
- Jag vill att mina att medarbetarna visar respekt för mina beslut och kan ärligen bli trött på att argumentera för länge. Men visst, att vara snäll handlar återigen om att vara tydlig och kunna förklara sina argument.
En utmaning för Petra är att också vara snäll mot sig själv.
- Det är enklare att vara snäll mot andra än mot sig själv. När någon har mycket att göra så är det lätt hänt att jag går in och avlastar medarbetarna. Men för att hålla i längden behöver jag ju tänka på att själv må bra. I instruktionerna om hur man ska agera vid nödsituationer vid flygresor uppmanas man att själv ta andningsmasken för att sedan hjälpa andra. Det är lite så jag som chef behöver tänka också. När jag mår bra så har jag möjlighet att vara en bättre och snällare chef.
Är du chef, medlem i Unionen och vill dela med dig av din berättelse, liksom Petra i artikeln ovan? Hör då av dig till chefsmedlem@unionen.se.
