“En strategi i mitt ledarskap har alltid varit att alla ska känna sig sedda, och framför allt i en distansarbetsgrupp. När jag nu gick kursen Ny i chefsrollen fick jag bekräftat hur viktigt det var.” Det säger Kasper Jönsson, ekonomichef och en av Unionens 100 000 chefsmedlemmar.
Publicerad 08 maj 2023
I dagens digitala tidsålder är det allt fler arbetsgrupper som sitter utspridda geografiskt. Även om distansarbete har börjat bli vardag för många så finns samtidigt utmaningar. Ett perspektiv är chefen som har i uppdrag att hålla ihop gruppen och verksamheten.
Att leda och motivera medarbetare som arbetar på distans kräver en annan strategi än att leda ett traditionellt arbetslag, och det finns flera faktorer som en mellanchef bör ta hänsyn till för att lyckas med detta.
Kasper Jönsson har tagit sig an utmaningen att leda en arbetsgrupp som arbetar på distans. Han började som ekonomichef på Connect Bus Sverige i september förra året och leder nu en grupp med fem medarbetare på tre olika orter. Ett par medarbetare har han på samma ort som han själv, medan de andra är fördelade på två andra kontor.
- Oberoende av om de är placerade på kontoret där jag själv jobbar eller i något av de andra kontoren så vill jag att de ska känna sig inkluderade, säger Kasper.
En tidig åtgärd när han tog över som chef i gruppen, var att sätta upp regelbundna möten, både i gruppen som helhet och på individnivå, en förändring som möttes med olika reaktioner hos medarbetarna i gruppen. Det fanns de som tyckte att ”den nya chefen la sig i för mycket” och även de som tyckte det var fantastiskt att ”den nya chefen verkligen brydde sig” genom de veckovisa mötena.
- Som chef vill jag skapa bra förutsättningar för alla mina medarbetare att vara produktiva och då vill jag ju träffa dem relativt ofta, säger han.
Samtalen handlar både om konkreta uppgifter i verksamheten och om situationen i privatlivet, om det är något som påverkar jobbet.
De fysiska träffarna är oumbärliga för att öka samhörigheten
- För mig handlar det mycket om att lyssna. Nu, efter drygt ett halvår, så har de nya rutinerna landat och vi har börjat hitta varandra i chef-medarbetar-rollerna.
Kasper tycker generellt att mötena via Teams fungerar bra i det löpande arbetet, men är tydlig med att det inte går att utesluta det fysiska mötet.
- De fysiska träffarna är oumbärliga för att öka samhörigheten, underlätta samarbetet i gruppen och även engagemanget hos medarbetarna. När vi träffas fysiskt kan vi ha mer spontana och informella samtal, något som sedan gör samarbetet i gruppen enklare via Teams.
På frågan vilken strategi han har för att lösa eventuella konflikter i gruppen handlar svaret återigen om att ständigt arbeta med relationerna i gruppen och med medarbetarna.
- Har du en god relation med dina medarbetare och en bra stämning i gruppen så ökar du chansen att undvika konflikter, säger han.
Men om det ändå uppstår skav så är det centralt att helt enkelt prata med varandra, menar Kasper Jönsson, att försöka komma fram till underliggande orsaken till konflikt och hitta lösningar som funkar för alla parter.
- Och om det skaver ordentligt så kan det personliga mötet behövas i ännu större utsträckning än när allt rullar på.
Kasper gick nyligen kursen Ny i chefsrollen hos Unionen. Något han fick bekräftat var att strategin att bygga relationer och vikten av att alla medarbetare behöver kännas sig sedda, var rätt.
Jag kan verkligen rekommendera alla att gå kursen som ny chef.
En annan insikt var vikten av att vara tydlig som chef. Ett exempel var att tänka sig för innan man använder begreppet ”sunt förnuft” när man ska förklara något för sina medarbetare och i stället berätta vad man menar.
- Jag kan verkligen rekommendera alla att gå kursen som ny chef. Den låga kostnaden var inga problem för min arbetsgivare att betala. Det är verkligen bra att bli medveten om ansvar och möjligheter man har i rollen som chef. En insikt jag verkligen tar med mig är att jag nog hade koll på mycket tidigare, och nu har jag även fått teorier bakom delar i ledarskapet vilket gör mig tryggare som chef.
Nästa artikel
Du som chef har ju ett ansvar för att arbetsmiljön för dina medarbetare är så bra så att ingen kommer till skada på grund av sitt arbete. Det gäller bland annat för dig att systematiskt motarbeta riskerna för stress, och EU-kommissionen har specifikt utfärdat regler för att varje medarbetare måste få minst elva timmars återhämtningstid varje dygn, något som precis nyligen också lett en överenskommelse i Sverige.
Det finns en del forskning om stress och återhämtning och alla verkar överens om att vi inte mår bra om vi inte får tillfälle att hämta andan mellan varven. Att målet är satt precis på elva timmar är nog mer en känsla än resultatet av objektiva mätningar. På Karolinska Institutet i Solna har man skrivit en handbok med många förslag om hur man kan använda sin lediga tid för att ge sig själv de bästa möjliga förutsättningarna för en god återhämtning.
Som chef kan du behöva påminna dig själv och dina medarbetare om vikten att varva ner
Som chef kan du behöva påminna dig själv och dina medarbetare om vikten att varva ner, och dela med dig av några goda råd så att ni alla ska få en julhelg som präglas av glädje och återhämning. Målet måste vara att ni alla kan återvända till jobbet 2023 och med full kraft fortsätta att leverera och utveckla er själva och den verksamhet ni jobbar i.
Att ge järnet på jobbet och krascha i soffan när man kommer hem är inte en hållbar strategi. Sömn är visserligen en viktig del av din återhämtning, men du behöver också aktivera dig. Olika individer har olika preferenser vad gäller återhämtningsaktiviteter. Du kan själv göra en topp-tre lista vad som fungera för dig: träna på gymmet, gå en promenad i skogen, lyssna på musik, träffa goda vänner, leka med barnen, laga mat, läsa en bok, … eller vad du nu känner ger dig positiv energi.
Uppmana dina medarbetare att göra en liknande lista. Det viktiga är att göra andra saker än vad ni gör på jobbet. Kroppen och hjärnan behöver omväxling för att komma i balans.
Sömn är en viktig del av återhämtningen. Sömnen är kroppens sätt att återhämta krafter och reparera det som blivit slitet under den vakna tiden. Hur bra du sover och återhämtar dig bestäms av ”Sömnformeln” som styrs av tre faktorer: stressnivån, den biologiska rytmen och sömntrycket.
För att aktivt slå ner stressnivån inom oss är ett vanligt råd att ”ta sig till nuet, och stänga tidsfönstret”. En hel del stress beror nämligen på att våra tankar löper iväg både framåt och bakåt i tiden. Vi tenderar att älta det som varit och oroa oss för det som vi har framför oss. Genom att fokusera på nuet hjälper vi oss själva att minska stressen.
Du tar dig medvetet till nuet genom att fokusera på din egen andhämtning. Det är vanligt i såväl mindfulness som yoga. Eller så gör du en mental ”kroppsskanning” – du flyttar dina tankar från en kroppsdel till en annan. Dessa tekniker gör att du smalnar av dina tankar. Det finns gott om appar som hjälper dig att stressa ner. Ibland räcker det bara med att stanna upp och ta ett djupt andetag.
Vår inre klocka, den biologiska rytmen, styrs mycket av ljuset. Om du inte sover tillräckligt många timmar per natt kan du pröva att mörklägga rummet mera. Och att inte ha din mobiltelefon i sovrummet – det blåa ljuset från våra mobiler håller oss vakna mer än vad vi kanske tror.
Ju längre pass du är vaken, desto mer ökar sömntrycket hos dig. Och när du passerar en viss gräns så kommer du att somna. Tar du en kort siesta på dagen, så minskar sömntrycket och du kommer att behöva mindre djupsömn under natten för att återhämta krafterna.
Alla, även du som är chef, behöver återhämtning
Så om du vill att alla dina medarbetare ska komma tillbaka med fulladdade batterier efter helgerna, kan du påminna dem om vikten till återhämtning. För alla, även du som är chef, behöver återhämtning. Så se till att du har delegerat arbetsuppgifter och ansvar, och förberett din julledighet så att inte du gjort dig själv oumbärlig under den viktiga ledigheten. Du ska inte vara den som ensam sitter jour på nyårsafton.
God Jul och Gott Nytt År!
Anders Kinding är ledarskapskonsult och författare.
