“En strategi i mitt ledarskap har alltid varit att alla ska känna sig sedda, och framför allt i en distansarbetsgrupp. När jag nu gick kursen Ny i chefsrollen fick jag bekräftat hur viktigt det var.” Det säger Kasper Jönsson, ekonomichef och en av Unionens 100 000 chefsmedlemmar.
Publicerad 08 maj 2023
I dagens digitala tidsålder är det allt fler arbetsgrupper som sitter utspridda geografiskt. Även om distansarbete har börjat bli vardag för många så finns samtidigt utmaningar. Ett perspektiv är chefen som har i uppdrag att hålla ihop gruppen och verksamheten.
Att leda och motivera medarbetare som arbetar på distans kräver en annan strategi än att leda ett traditionellt arbetslag, och det finns flera faktorer som en mellanchef bör ta hänsyn till för att lyckas med detta.
Kasper Jönsson har tagit sig an utmaningen att leda en arbetsgrupp som arbetar på distans. Han började som ekonomichef på Connect Bus Sverige i september förra året och leder nu en grupp med fem medarbetare på tre olika orter. Ett par medarbetare har han på samma ort som han själv, medan de andra är fördelade på två andra kontor.
- Oberoende av om de är placerade på kontoret där jag själv jobbar eller i något av de andra kontoren så vill jag att de ska känna sig inkluderade, säger Kasper.
En tidig åtgärd när han tog över som chef i gruppen, var att sätta upp regelbundna möten, både i gruppen som helhet och på individnivå, en förändring som möttes med olika reaktioner hos medarbetarna i gruppen. Det fanns de som tyckte att ”den nya chefen la sig i för mycket” och även de som tyckte det var fantastiskt att ”den nya chefen verkligen brydde sig” genom de veckovisa mötena.
- Som chef vill jag skapa bra förutsättningar för alla mina medarbetare att vara produktiva och då vill jag ju träffa dem relativt ofta, säger han.
Samtalen handlar både om konkreta uppgifter i verksamheten och om situationen i privatlivet, om det är något som påverkar jobbet.
De fysiska träffarna är oumbärliga för att öka samhörigheten
- För mig handlar det mycket om att lyssna. Nu, efter drygt ett halvår, så har de nya rutinerna landat och vi har börjat hitta varandra i chef-medarbetar-rollerna.
Kasper tycker generellt att mötena via Teams fungerar bra i det löpande arbetet, men är tydlig med att det inte går att utesluta det fysiska mötet.
- De fysiska träffarna är oumbärliga för att öka samhörigheten, underlätta samarbetet i gruppen och även engagemanget hos medarbetarna. När vi träffas fysiskt kan vi ha mer spontana och informella samtal, något som sedan gör samarbetet i gruppen enklare via Teams.
På frågan vilken strategi han har för att lösa eventuella konflikter i gruppen handlar svaret återigen om att ständigt arbeta med relationerna i gruppen och med medarbetarna.
- Har du en god relation med dina medarbetare och en bra stämning i gruppen så ökar du chansen att undvika konflikter, säger han.
Men om det ändå uppstår skav så är det centralt att helt enkelt prata med varandra, menar Kasper Jönsson, att försöka komma fram till underliggande orsaken till konflikt och hitta lösningar som funkar för alla parter.
- Och om det skaver ordentligt så kan det personliga mötet behövas i ännu större utsträckning än när allt rullar på.
Kasper gick nyligen kursen Ny i chefsrollen hos Unionen. Något han fick bekräftat var att strategin att bygga relationer och vikten av att alla medarbetare behöver kännas sig sedda, var rätt.
Jag kan verkligen rekommendera alla att gå kursen som ny chef.
En annan insikt var vikten av att vara tydlig som chef. Ett exempel var att tänka sig för innan man använder begreppet ”sunt förnuft” när man ska förklara något för sina medarbetare och i stället berätta vad man menar.
- Jag kan verkligen rekommendera alla att gå kursen som ny chef. Den låga kostnaden var inga problem för min arbetsgivare att betala. Det är verkligen bra att bli medveten om ansvar och möjligheter man har i rollen som chef. En insikt jag verkligen tar med mig är att jag nog hade koll på mycket tidigare, och nu har jag även fått teorier bakom delar i ledarskapet vilket gör mig tryggare som chef.
Nästa artikel
Unionen har nyligen stämt ett företag som spårat sina it-tekniker i realtid via gps. Företaget lämnade dessutom ut information till kunden. Så när en it-tekniker var ute på jobb kunde såväl chefen som kunden följa hens varenda rörelse.
– Ett ändamål med övervakningen som företaget angav var kundnöjdhet, vilket vi inte tycker är tillräckligt. Det är en alldeles för närgången övervakning, och en kränkning av den personliga integriteten, säger Unionens förbundsjurist Susanna Kjällström.
Unionen har tagit just det här företaget till domstol – också för att det inte finns någon praxis för ärenden av det här slaget, vilket vore bra att ha, för det här företaget är garanterat inte det enda. Ju mer digitalt vi jobbar, desto större tycks intresset från arbetsgivares sida vara att hålla koll på sina anställda och deras produktivitet .
– Självklart måste arbetsgivare kunna leda och följa upp arbetet, men precis som det inte är okej att en chef står och hänger över din axel åtta timmar i rad på kontoret, är det inte okej att hen gör det digitalt heller, säger Susanna Kjällström.
Men det sker. Exakt hur vanligt det är vet inte experterna, siffrorna skiftar. Redan 2018 frågade Gartner Group 239 stora företag om de använde någon typ av ”otraditionell mätteknik” för att se vad anställda gör. Då svarade 50 procent att de använda sådana verktyg – sedan dess har vi bara blivit mer digitala i våra arbetssätt.
Om man googlar ”övervakningsprogram anställda” hittar man många ”erbjudanden.” Och i forum på nätet, som Flashback eller Sweclockers, finns det flera trådar med folk som tror sig vara övervakade av chefen. En man skriver att ”Läste precis it-policyn på företaget, där det står att de har rätt att övervaka ALL sin utrustning, och detta ska göras löpande av närmsta chef för att bibehålla säkerheten på företaget. Det står att privata bilder, konversationer, filer är tillgängligt för behörig inspektör och it-chefen.”
En chef får inte kartlägga hela eller stora delar av en medarbetares arbetsdag
Så vad får då en arbetsgivare göra och inte? Om vi börjar med vad de inte får göra, så gäller att: Man får inte vidta en väldigt närgången övervakning. Du som är chef kan alltså inte kräva att medarbetare ska ha datorns kamera eller mobilens funktion platstjänster på under hela arbetsdagen, för att du ska kunna se precis vad personen gör.
– Enkelt uttryckt kan man säga att en chef inte får kartlägga hela eller stora delar av en medarbetares arbetsdag.
Däremot säger Integritetsskyddsmyndigheten, IMY, att ett företag på en övergripande nivå får mäta och kvalitetsbedöma prestation. Ett klassiskt exempel är att man på ett lager på gruppnivå får kolla hur många ordrar per dag som ett team har plockat. Man kan få kolla det på individnivå också, inte dag för dag, men vid enstaka tillfällen.
Men – om en arbetsgivare väljer att kolla upp sina anställda så ska man i förväg informera om detta tydligt, lättillgänglig och transparent.
– Och om ni tänker ta del av en anställds mejl, så ska hen informeras i förväg, annars bryter företaget mot artikel åtta i Europakonventionen som handlar om rätten till ett privatliv.
Många arbetsgivare övervakar ju i smyg. Om jag som chef får propåer om att göra detta, vilket känns sådär, hur bör jag då agera?
– Ta kontakt med din fackliga representant för att få stöd i frågan, säger Susanna Kjällström.
