“En strategi i mitt ledarskap har alltid varit att alla ska känna sig sedda, och framför allt i en distansarbetsgrupp. När jag nu gick kursen Ny i chefsrollen fick jag bekräftat hur viktigt det var.” Det säger Kasper Jönsson, ekonomichef och en av Unionens 100 000 chefsmedlemmar.
Publicerad 08 maj 2023
I dagens digitala tidsålder är det allt fler arbetsgrupper som sitter utspridda geografiskt. Även om distansarbete har börjat bli vardag för många så finns samtidigt utmaningar. Ett perspektiv är chefen som har i uppdrag att hålla ihop gruppen och verksamheten.
Att leda och motivera medarbetare som arbetar på distans kräver en annan strategi än att leda ett traditionellt arbetslag, och det finns flera faktorer som en mellanchef bör ta hänsyn till för att lyckas med detta.
Kasper Jönsson har tagit sig an utmaningen att leda en arbetsgrupp som arbetar på distans. Han började som ekonomichef på Connect Bus Sverige i september förra året och leder nu en grupp med fem medarbetare på tre olika orter. Ett par medarbetare har han på samma ort som han själv, medan de andra är fördelade på två andra kontor.
- Oberoende av om de är placerade på kontoret där jag själv jobbar eller i något av de andra kontoren så vill jag att de ska känna sig inkluderade, säger Kasper.
En tidig åtgärd när han tog över som chef i gruppen, var att sätta upp regelbundna möten, både i gruppen som helhet och på individnivå, en förändring som möttes med olika reaktioner hos medarbetarna i gruppen. Det fanns de som tyckte att ”den nya chefen la sig i för mycket” och även de som tyckte det var fantastiskt att ”den nya chefen verkligen brydde sig” genom de veckovisa mötena.
- Som chef vill jag skapa bra förutsättningar för alla mina medarbetare att vara produktiva och då vill jag ju träffa dem relativt ofta, säger han.
Samtalen handlar både om konkreta uppgifter i verksamheten och om situationen i privatlivet, om det är något som påverkar jobbet.
De fysiska träffarna är oumbärliga för att öka samhörigheten
- För mig handlar det mycket om att lyssna. Nu, efter drygt ett halvår, så har de nya rutinerna landat och vi har börjat hitta varandra i chef-medarbetar-rollerna.
Kasper tycker generellt att mötena via Teams fungerar bra i det löpande arbetet, men är tydlig med att det inte går att utesluta det fysiska mötet.
- De fysiska träffarna är oumbärliga för att öka samhörigheten, underlätta samarbetet i gruppen och även engagemanget hos medarbetarna. När vi träffas fysiskt kan vi ha mer spontana och informella samtal, något som sedan gör samarbetet i gruppen enklare via Teams.
På frågan vilken strategi han har för att lösa eventuella konflikter i gruppen handlar svaret återigen om att ständigt arbeta med relationerna i gruppen och med medarbetarna.
- Har du en god relation med dina medarbetare och en bra stämning i gruppen så ökar du chansen att undvika konflikter, säger han.
Men om det ändå uppstår skav så är det centralt att helt enkelt prata med varandra, menar Kasper Jönsson, att försöka komma fram till underliggande orsaken till konflikt och hitta lösningar som funkar för alla parter.
- Och om det skaver ordentligt så kan det personliga mötet behövas i ännu större utsträckning än när allt rullar på.
Kasper gick nyligen kursen Ny i chefsrollen hos Unionen. Något han fick bekräftat var att strategin att bygga relationer och vikten av att alla medarbetare behöver kännas sig sedda, var rätt.
Jag kan verkligen rekommendera alla att gå kursen som ny chef.
En annan insikt var vikten av att vara tydlig som chef. Ett exempel var att tänka sig för innan man använder begreppet ”sunt förnuft” när man ska förklara något för sina medarbetare och i stället berätta vad man menar.
- Jag kan verkligen rekommendera alla att gå kursen som ny chef. Den låga kostnaden var inga problem för min arbetsgivare att betala. Det är verkligen bra att bli medveten om ansvar och möjligheter man har i rollen som chef. En insikt jag verkligen tar med mig är att jag nog hade koll på mycket tidigare, och nu har jag även fått teorier bakom delar i ledarskapet vilket gör mig tryggare som chef.
Nästa artikel
När hon nu ser tillbaka på sitt första år kan hon konstatera att taktiken har fungerat, hon har lyckats väl med att etablera sig som ledare i gruppen.
- Första mötet handlade mest om att bara säga hej tillvarandra, säger Maria. Sedan har jag fortsatt att träffa varje medarbetare varje fredag. I början handlade samtalen mest om vad de gjorde och varför de gjorde just på det sättet de gjorde. Det handlade också om vad de tyckte inte fungerade och ja, det var mycket som inte funkade...
Ju mer hon pratade och framförallt lyssnade på sina medarbetare, desto mer kom upp. Hon insåg att det fanns många gamla händelser och upplevda orättvisor som skavde i hennes arbetsgrupp.
- De hade aldrig haft någon att prata med och för mig var det så nyttigt att få en förståelse för varför saker är som de är. Att jag gillar att prata med människor och är bra på att knyta relationer har varit helt avgörande för att få med mig människor, även i den här situationen som ny i chefsrollen.
I samband med mötena har Maria haft övningar med gruppen för att utveckla relationerna.
- Vid teammöten kan jag exempelvis be alla säga något positivt om den som sitter till höger. En annan övning är att säga tre sanningar och en lögn om sig själv och så får gruppen gissa vilket alternativ som är lögnen. Sådana här övningar gör att vi lär känna varandra lite bättre och att vi får upp ögonen för de positiva egenskaperna. Medarbetarna kanske inte alltid älskar mina övningar, men de gör dem. Ibland kan jag tänka att jag liksom älskar min grupp för att de ställer upp på mina idéer.
Redan tidigt ville jag bygga gemensam kompetens i gruppen så att ingen individ var oumbärlig.
Under hela året har Maria också arbetat medvetet med att utveckla gruppens samlade kompetens där samarbeten och kompetensöverföring har varit centralt.
- Redan tidigt ville jag bygga gemensam kompetens i gruppen så att ingen individ var oumbärlig. I några fall tvingade jag en medarbetare som hade enorm kompetens i ett område att handfast dela med sig till en annan i gruppen. Jag såg till att de satt tillsammans under halvdagar och överförde kunskap. Idag kan jag se att medarbetaren som då var nybörjare i systemet idag är en riktig fena på det.
Maria gick nyligen kursen Ny som chef, som bl a Unionen arrangerar. Hon tyckte den var riktigt bra och matnyttig.
- Kursen gav mig några insikter, säger hon. Kanske först och främst att jag är på rätt väg med min grupp och att jag kan en hel del om ledarskap efter den UGL-kursen jag gick för en tid sedan, men också att jag behöver lägga mer tid på det systematiska arbetsmiljöarbetet.
Med den insikten vill jag idag lägga 70% av min tid på att vara chef och ledare
Ytterligare ett par insikter som Maria lyfter från kursen är att alltid fundera över om någon annan kan göra det man gör och försöka delegera det, framförallt operativa arbetsuppgifter.
- Insikten att jag som chef ska leda istället för att göra själv var nyttig. Med den insikten vill jag idag lägga 70% av min tid på att vara chef och ledare. Som chef ska jag också fokus på framtid, medan medarbetarna i större utsträckning har fokus på nuet.
Är du chef, medlem i Unionen och vill dela med dig av din berättelse, liksom Maria i artikeln ovan? Hör då av dig till chefsmedlem@unionen.se.
