“En strategi i mitt ledarskap har alltid varit att alla ska känna sig sedda, och framför allt i en distansarbetsgrupp. När jag nu gick kursen Ny i chefsrollen fick jag bekräftat hur viktigt det var.” Det säger Kasper Jönsson, ekonomichef och en av Unionens 100 000 chefsmedlemmar.
Publicerad 08 maj 2023
I dagens digitala tidsålder är det allt fler arbetsgrupper som sitter utspridda geografiskt. Även om distansarbete har börjat bli vardag för många så finns samtidigt utmaningar. Ett perspektiv är chefen som har i uppdrag att hålla ihop gruppen och verksamheten.
Att leda och motivera medarbetare som arbetar på distans kräver en annan strategi än att leda ett traditionellt arbetslag, och det finns flera faktorer som en mellanchef bör ta hänsyn till för att lyckas med detta.
Kasper Jönsson har tagit sig an utmaningen att leda en arbetsgrupp som arbetar på distans. Han började som ekonomichef på Connect Bus Sverige i september förra året och leder nu en grupp med fem medarbetare på tre olika orter. Ett par medarbetare har han på samma ort som han själv, medan de andra är fördelade på två andra kontor.
- Oberoende av om de är placerade på kontoret där jag själv jobbar eller i något av de andra kontoren så vill jag att de ska känna sig inkluderade, säger Kasper.
En tidig åtgärd när han tog över som chef i gruppen, var att sätta upp regelbundna möten, både i gruppen som helhet och på individnivå, en förändring som möttes med olika reaktioner hos medarbetarna i gruppen. Det fanns de som tyckte att ”den nya chefen la sig i för mycket” och även de som tyckte det var fantastiskt att ”den nya chefen verkligen brydde sig” genom de veckovisa mötena.
- Som chef vill jag skapa bra förutsättningar för alla mina medarbetare att vara produktiva och då vill jag ju träffa dem relativt ofta, säger han.
Samtalen handlar både om konkreta uppgifter i verksamheten och om situationen i privatlivet, om det är något som påverkar jobbet.
De fysiska träffarna är oumbärliga för att öka samhörigheten
- För mig handlar det mycket om att lyssna. Nu, efter drygt ett halvår, så har de nya rutinerna landat och vi har börjat hitta varandra i chef-medarbetar-rollerna.
Kasper tycker generellt att mötena via Teams fungerar bra i det löpande arbetet, men är tydlig med att det inte går att utesluta det fysiska mötet.
- De fysiska träffarna är oumbärliga för att öka samhörigheten, underlätta samarbetet i gruppen och även engagemanget hos medarbetarna. När vi träffas fysiskt kan vi ha mer spontana och informella samtal, något som sedan gör samarbetet i gruppen enklare via Teams.
På frågan vilken strategi han har för att lösa eventuella konflikter i gruppen handlar svaret återigen om att ständigt arbeta med relationerna i gruppen och med medarbetarna.
- Har du en god relation med dina medarbetare och en bra stämning i gruppen så ökar du chansen att undvika konflikter, säger han.
Men om det ändå uppstår skav så är det centralt att helt enkelt prata med varandra, menar Kasper Jönsson, att försöka komma fram till underliggande orsaken till konflikt och hitta lösningar som funkar för alla parter.
- Och om det skaver ordentligt så kan det personliga mötet behövas i ännu större utsträckning än när allt rullar på.
Kasper gick nyligen kursen Ny i chefsrollen hos Unionen. Något han fick bekräftat var att strategin att bygga relationer och vikten av att alla medarbetare behöver kännas sig sedda, var rätt.
Jag kan verkligen rekommendera alla att gå kursen som ny chef.
En annan insikt var vikten av att vara tydlig som chef. Ett exempel var att tänka sig för innan man använder begreppet ”sunt förnuft” när man ska förklara något för sina medarbetare och i stället berätta vad man menar.
- Jag kan verkligen rekommendera alla att gå kursen som ny chef. Den låga kostnaden var inga problem för min arbetsgivare att betala. Det är verkligen bra att bli medveten om ansvar och möjligheter man har i rollen som chef. En insikt jag verkligen tar med mig är att jag nog hade koll på mycket tidigare, och nu har jag även fått teorier bakom delar i ledarskapet vilket gör mig tryggare som chef.
Nästa artikel
Sasha Svanefjord är administrativ chef för ett femtiotal medarbetare och delar med sig av sina tankar om ledarskap.
- I min arbetsgrupp finns individer med diagnoser som bipolär sjukdom, ADHD, OCD, narkolepsi och utbrändhet, berättar Sasha för att ge en bild av bredden i gruppen. Vi har också individer med fysiska funktionshinder som är rullstolsburna eller har olika nivåer med synskada, exempelvis RP där man ser som genom ett sugrör, eller individer med starr.
Vad behöver man tänka extra mycket på som ledare i din arbetsgrupp?
- Först och främst så ser jag mina medarbetare som individer, inte som diagnoser. Även om två personer har samma diagnos så kan de ha helt olika behov, så att lyssna och förstå behoven är centralt. Det är också viktigt att vara öppen och verkligen säga vad det handlar om och sätta ord på vad som sker, tycker jag. Har en medarbetare en diagnos då är det så, och inget man ska behöva dölja hos oss. Vi är noga med att diagnosen inte definierar dig som person. Vi är också noga med att inte se det som funktionshinder, utan funktionsvariation med olika behov.
Har du någon uttalad chefsfilosofi?
- Jag utgår ifrån att människor vill mig väl och jag vill att mina medarbetare ska trivas, för då gör de också ett bra jobb. Jag vill också vara ärlig och tydlig så att mina medarbetare känner tillit. Ärlighet varar längst. Coachande ledarskap, tror jag också på, där jag ställer motfrågor istället för att komma med lösningar.
Hur har du själv utvecklat dina tankar om ledarskap?
- Jag har läst filosofi och funderar mycket på hur vi ska förstå varandra och hur jag kan göra för att ligga på samma våglängd som den jag pratar med – att vi faktiskt förstår varandra. Under mitt liv har jag själv också haft några dåliga chefer, något som verkligen har utvecklat mitt ledarskap i hur jag inte vill vara – och hur jag istället vill agera. ”Gilla jobbet”-konferensen i år hade ett par bra föreläsningar. Jag var på en sådan med en föreläsare som heter Oskar Henrikson där vi bland annat fick svara på frågan ”hur vill du bli utskälld?” – och prata om hur vi vill bli bemötta och hur man har svåra samtal med förståelse för båda sidor. Självklart gör jag själv fel mot mina medmänniskor. Då är det viktigt för mig att kunna sätta mig i den andres sits och be om ursäkt. Min intention är att alltid lämna samtalen med en bra känsla.
Vilka är dina tankar om feedback?
- Feedback är central i utveckling – både för individen och arbetsgruppen. För att vara tydlig och avdramatisera brukar jag säga att ”Jag ger dig feedback för att du ska klara ditt jobb. Det har inget med dig som människa att göra. Min intention är att bidra till att du utvecklas.” Jag brukar också vara noga med att lyfta framgångar genom att ge positiv feedback!
Anpassar du möten på något sätt?
- Vi har möten en gång per månad. Generellt är alla duktiga på att använda sin röst. Om några i gruppen har en synskada så kan man behöva syntolka, alltså beskriva vad de seende ser, som gester och annat som händer i rummet. Om jag har informerat om något och vet det finns medarbetare som behöver mer tid att ta till sig informationen så checkar jag av med dem särskilt direkt efter mötet.
Hur gör ni på företaget för att alla ska känna sig socialt inkluderade?
- Vi är en grupp i ständig förändring eftersom det är många som har det här som ett tillfälligt jobb eller extrajobb, så det är viktigt att ständigt tänka på hur alla kan känna sig inkluderade socialt. Vi har mycket sociala förekomster. Vår chef är duktig på att arrangera AW. I höstas firade vi Halloween och i maj har vi mingelkväll. Vi är också noga med att fika på kontoret när någon fyller jämnt, när företaget fyller eller när det finns annat att fira.
Konflikter – hur är din filosofi?
- Självklart uppstår konflikter, liksom i alla arbetsgrupper. Mitt tips är att de inblandade ska förstå varandra, och att samtalet får ta sin tid. Det är viktigt att alla känner sig lyssnade på och att det finns ett lärande så att det inte händer igen.
Lite kort om dig, Sasha? När blev du chef och varför?
- Jag har varit chef sedan 2015, då på restaurang. 2018 tog jag min examen och började på Becksmo som arbetsledare. Det positiva med chefsrollen är ansvaret och möjlighet till inflytande. Å andra sidan är det utmanande att ha hand om personal. En del i ledarskapet är att hålla utbildningar när det kommer in nya uppdrag och för nya medarbetare. Även om det är många gånger jag haft samma utbildning så älskar när jag ser att det klickar och polletten trillar ner.
Och slutligen - något du önskar från ditt fackförbund Unionen?
- Kanske att få läsa reportage och även träffa andra chefer som jobbar med funkis. Och att få branschspecifika tips i mitt ledarskap.
