Avbryt inte, lyssna färdigt och låt alla prata till punkt. Mötesreglerna kan tyckas vara självklara, men den som suttit i möte på jobbet vet att det är enklare sagt än gjort att följa dem. I författaren och utbildaren My Schüldts nya bok “Genialiskt!” ges tips på hur vi blir bättre på att lyssna – och bli lyssnade på.
Publicerad 29 sept. 2022
Hörde du vad kollegan sa på mötet nyss eller tänkte du mest på vad du själv skulle säga när det blev din tur? Då är du inte ensam.
- Istället för att lyssna på varandra sitter folk ofta och tänker på hur de ska kunna ta plats, säger My Schüldt.
Hon har jobbat med ledarskap i 30 år och vill skapa bättre förutsättningar för grupper att komma till goda resultat. Aktivt lyssnande, uppskattning och att alla får lika mycket tid att tala är några av inslagen. Arbetssättet kommer ursprungligen från USA och kallas tänkande miljö.
- Att lyssna i lugn och ro och veta att det snart blir din tur skapar ett lugn som ger bra förutsättningar för att tänka. Det är enkelt och förbluffande effektivt.
I nya boken “Genialiskt!”, som kommer ut i september, finns berättelser från privatliv, företag, idrott och andra organisationer. I den medverkar Jeanette Forss, regionchef på Unionen Stockholm. Hon är en av dem som har gått utbildning hos My Schüldt.
- Det gav mig väldigt mycket att känna att de andra deltagarna var ärligt nyfikna på mig när jag pratade och inte hoppade in och avbröt för att ge råd och tips, säger hon.
Hon började använda sig av samma förhållningssätt i sitt arbete som chef. Sedan dess har hennes möten blivit kortare.
Deltagarna blir lugnare när de vet att de får prata till punkt.
- Deltagarna blir lugnare när de vet att de får prata till punkt. Det går faktiskt fortare och vi kommer snabbare fram till en lösning. Jag tror att det beror på att alla lyssnar på varandra, säger hon.
My Schüldt har många tips på hur jobbmöten kan bli mer kreativa, effektiva och framgångsrika. Ett är att alltid inleda och avsluta dem med att fokusera på något positivt.
- Avrunda till exempel med att säga något som har varit värdefullt med mötet och att uppskatta en egenskap hos kollegan till vänster. Att uppmärksamma det som fungerar ger energi.
Varför behöver vi lära oss sånt här?
- Det är ett sätt att göra organisationers värderingar till en påtaglig verklighet där vi inte bara pratar om värdeord utan också upplever dem. Att bli lyssnad på är att bli respekterad.
Nästa artikel
Enligt Svensk Ordbok är en ”snäll” person någon ”som (ofta) låter sitt handlande styras av omtanke om andra och därför är hjälpsam, undviker att såra och dylikt”.
Vad innebär det då att vara en snäll chef? Petra Lindberg är verksamhetschef på organisationen Nema Problema och ser sig som en snäll chef.
- Snällhet handlar absolut inte om ramlöshet utan om tydlighet, empati och omtanke. Att jag kan sätta mig in i hur du mår och ta det i beaktning när jag fattar beslut, säger Petra. För mig handlar snällhet om vilket samhälle jag vill jobba i och hur vi tar hand om varandra.
Nema Problema är en ideell organisation med ambitionen att göra Sverige bäst på integration. Genom mentorprogram hjälper de personer som är nya i Sverige att hitta sysselsättning. De skapar också möten mellan människor av olika bakgrund.
- Det här en väldigt snäll arbetsplats, säger Petra. Ingen av de anställda är äldre än 35 år, kanske snällheten beror på generationen. Snällheten kan också bero på att de som jobbar här har valt att jobba inom en ideell verksamheten där hjärtefrågor får ta större utrymme.
Hon tycker att man som chef ska reflektera över om viljan att vara en ”snäll chef” handlar om att vara omtyckt bland medarbetarna och kanske konflikträdsla, eller om det handlar om att medarbetarna långsiktigt ska må bra. Petra ser en verksamhetsvinst i att vara snäll och skapa bra förutsättningar för att leverera.
- Medarbetare som mår bra i verksamheten blir produktiva och det bidrar till verksamhetens bästa. Jag kan ju inte var snäll mot medarbetare på bekostnad av verksamheten.
Snällhet är också att erbjuda en miljö att göra misstag i.
Snällhet för Petra i rollen som chef är att hon litar på sina medarbetare, delegerar och respekterar att uppgiften utförs på ett sätt som hon själv kanske inte skulle gjort. Snällhet är också att erbjuda en miljö att göra misstag i.
- Det måste få bli fel ibland, säger hon. Och även jag behöver visa att jag som chef gör misstag. Om jag går före och visar att jag har gjort något som blev tokigt, så vågar mina medarbetare kanske också visa det.
Att ge feedback i syfte att utveckla medarbetare och relationer är en självklarhet för en snäll chef, enligt Petra. En förutsättning för det, menar hon, är att inte vara medarbetarnas bästa kompis.
- Som chef behöver jag ha lite avstånd till mina medarbetare, för att ge mig själv möjlighet att ge konstruktiv feedback i arbetsrollen. Jag är gärna personlig, men inte för nära och privat.
min målsättning är att ge mina medarbetare en gåva så att de utvecklas
Den feedback hon ger handlar om att hjälpa medarbetaren att bli bättre på sitt jobb.
- Jag tänker att mina medarbetare ju inte kommer vara kvar på Nema Problema hela sitt liv, så min målsättning är att ge dem en gåva så att de utvecklas, förklarar hon.
Även om Petra ofta säger ja så händer det ibland att hon behöver säga nej. Då kan hon uppleva att medarbetarna blir förvånade och inte riktigt förstår att det är ett nej.
- Jag vill att mina att medarbetarna visar respekt för mina beslut och kan ärligen bli trött på att argumentera för länge. Men visst, att vara snäll handlar återigen om att vara tydlig och kunna förklara sina argument.
En utmaning för Petra är att också vara snäll mot sig själv.
- Det är enklare att vara snäll mot andra än mot sig själv. När någon har mycket att göra så är det lätt hänt att jag går in och avlastar medarbetarna. Men för att hålla i längden behöver jag ju tänka på att själv må bra. I instruktionerna om hur man ska agera vid nödsituationer vid flygresor uppmanas man att själv ta andningsmasken för att sedan hjälpa andra. Det är lite så jag som chef behöver tänka också. När jag mår bra så har jag möjlighet att vara en bättre och snällare chef.
Är du chef, medlem i Unionen och vill dela med dig av din berättelse, liksom Petra i artikeln ovan? Hör då av dig till chefsmedlem@unionen.se.
