Hålla coachande samtal – för dig som chef

Individuell coachning är effektivt både när det gäller att stötta dina medarbetare och för din egen utveckling som chef. Coachning lockar fram styrkorna hos medarbetaren, och som coach är din roll att med hjälp av utmanande frågor och ett målinriktat förhållningssätt hjälpa din medarbetare att komma till klarhet och fatta egna beslut.                         
 

Coachning passar väldigt bra för kortare, målinriktade situationer. När du vill höja prestationsnivån, kunskapsnivån eller effektiviteten i befintliga arbetsuppgifter. När du ser att medarbetaren har förmågan att exempelvis ta på sig ett nytt uppdrag men inte tillräckligt med självförtroende.

Förberedelser

Både du och din medarbetare tjänar på att vara förberedda på vad det coachande samtalet ska handla om. Om det är medarbetaren som bett dig om hjälp – be att hen mejlar dig några punkter i förväg som beskriver den situation eller problem som medarbetaren vill ha din hjälp med.

• ”Jag vet inte hur jag ska nå fram med vår feedback till Erik på utvecklingsavdelningen. Behöver din hjälp.”
• ”Projekt A är helt nytt för mig. Behöver din hjälp att komma igång.”
• ”Nästa vecka är min kalender helt galet överfull. Kan du hjälpa mig att omprioritera?”

Om det är du som tagit initiativet till samtalet – mejla din ”agenda” i förväg.

• ”Jag skulle vilja samtala med dig om hur vi bäst går tillväga med nästa veckas projektavstämning. Kan vi ses imorgon klockan 10?”
• ”Jag skulle vilja prata med dig om mina observationer under mötet i går. Kan vi ses under dagen?”

Genomförande (checklista)

En enkel samtalsmodell är GROW-modellen. Det hjälper dig att systematiskt hålla ”frågefokus” i samtalet, och låta lösningar växa fram hos medarbetaren. Modellen har fyra steg, och du tar dem i denna ordning:

Goal.

• ”Vad är det du vill uppnå?”
• ”Vad är syftet med det här?”
• ”Varför är lösningen av problemet viktig för dig?”
• ”Vilka är konsekvenserna?”

Gå inte vidare till nästa steg förrän du själv klart förstår vad medarbetaren vill uppnå.

Reality.

• ”Hur ser situationen och omständigheterna ut?”
• ”Vilka aktörer är inblandade eller påverkas?”
• ”Vad handlar det här egentligen om?”
• ”Vad har gjorts hittills?”
• ”Vad har fungerat/inte fungerat?”
• ”Vilka (del)resultat har redan åstadkommits?”

Låt medarbetaren beskriva både interna och externa faktorer.

Options.

• ”Vad ser du som främsta lösningen?
• ”Vilka andra alternativ kan var möjliga?”
• ”Vilka för- och nackdelar finns med de olika vägvalen?”
• ”Vad tänker du är viktigt att göra i det här läget?”
• ”Vad är det främst som hindrar dig?”
• ”Hur brukar du agera i liknande situationer?”
• ”Vilka andra personer skulle kunna ha uppslag och idéer på vad som kan göras?”

Här frågar du till dess det finns många alternativ att välja mellan i nästa steg.

Wrap-up.

• ”Av de alternativ som nu är tydliga, vilket tror du mest på?”
• ”Vad känner du inför möjligheten att genomföra det valda alternativet?”
• ”Hur säker är du på att lyckas?”
• ”Hur vill du att vi följer upp det här samtalet?”

Låt medarbetaren fatta ett beslut och berätta för dig vad hen avser att göra.

Ställ frågor – kom inte med lösningar

Den största fallgropen är att du (coachen) själv tar över problemet och löser det. Den risken är överhängande, och lockande, eftersom den oftast är snabbast. Men den ger inte någon långsiktig effekt, eftersom du då inte låter din medarbetare ”svettas” lite och själv utveckla en lösning, vilket är själva poängen med coachning.

Du måste därför anstränga dig att ställa frågor och inte komma med lösningar.

Summering

Coachning är en utveckling för medarbetaren, som gör att hen blir mer kompetent att själv lösa problem och arbetsuppgifter framöver. Erbjud ditt stöd och uppföljning.

Ta inte över jobbet – det är medarbetaren som nu ska klara arbetsuppgiften.