“En strategi i mitt ledarskap har alltid varit att alla ska känna sig sedda, och framför allt i en distansarbetsgrupp. När jag nu gick kursen Ny i chefsrollen fick jag bekräftat hur viktigt det var.” Det säger Kasper Jönsson, ekonomichef och en av Unionens 100 000 chefsmedlemmar.
Publicerad 08 maj 2023
I dagens digitala tidsålder är det allt fler arbetsgrupper som sitter utspridda geografiskt. Även om distansarbete har börjat bli vardag för många så finns samtidigt utmaningar. Ett perspektiv är chefen som har i uppdrag att hålla ihop gruppen och verksamheten.
Att leda och motivera medarbetare som arbetar på distans kräver en annan strategi än att leda ett traditionellt arbetslag, och det finns flera faktorer som en mellanchef bör ta hänsyn till för att lyckas med detta.
Kasper Jönsson har tagit sig an utmaningen att leda en arbetsgrupp som arbetar på distans. Han började som ekonomichef på Connect Bus Sverige i september förra året och leder nu en grupp med fem medarbetare på tre olika orter. Ett par medarbetare har han på samma ort som han själv, medan de andra är fördelade på två andra kontor.
- Oberoende av om de är placerade på kontoret där jag själv jobbar eller i något av de andra kontoren så vill jag att de ska känna sig inkluderade, säger Kasper.
En tidig åtgärd när han tog över som chef i gruppen, var att sätta upp regelbundna möten, både i gruppen som helhet och på individnivå, en förändring som möttes med olika reaktioner hos medarbetarna i gruppen. Det fanns de som tyckte att ”den nya chefen la sig i för mycket” och även de som tyckte det var fantastiskt att ”den nya chefen verkligen brydde sig” genom de veckovisa mötena.
- Som chef vill jag skapa bra förutsättningar för alla mina medarbetare att vara produktiva och då vill jag ju träffa dem relativt ofta, säger han.
Samtalen handlar både om konkreta uppgifter i verksamheten och om situationen i privatlivet, om det är något som påverkar jobbet.
De fysiska träffarna är oumbärliga för att öka samhörigheten
- För mig handlar det mycket om att lyssna. Nu, efter drygt ett halvår, så har de nya rutinerna landat och vi har börjat hitta varandra i chef-medarbetar-rollerna.
Kasper tycker generellt att mötena via Teams fungerar bra i det löpande arbetet, men är tydlig med att det inte går att utesluta det fysiska mötet.
- De fysiska träffarna är oumbärliga för att öka samhörigheten, underlätta samarbetet i gruppen och även engagemanget hos medarbetarna. När vi träffas fysiskt kan vi ha mer spontana och informella samtal, något som sedan gör samarbetet i gruppen enklare via Teams.
På frågan vilken strategi han har för att lösa eventuella konflikter i gruppen handlar svaret återigen om att ständigt arbeta med relationerna i gruppen och med medarbetarna.
- Har du en god relation med dina medarbetare och en bra stämning i gruppen så ökar du chansen att undvika konflikter, säger han.
Men om det ändå uppstår skav så är det centralt att helt enkelt prata med varandra, menar Kasper Jönsson, att försöka komma fram till underliggande orsaken till konflikt och hitta lösningar som funkar för alla parter.
- Och om det skaver ordentligt så kan det personliga mötet behövas i ännu större utsträckning än när allt rullar på.
Kasper gick nyligen kursen Ny i chefsrollen hos Unionen. Något han fick bekräftat var att strategin att bygga relationer och vikten av att alla medarbetare behöver kännas sig sedda, var rätt.
Jag kan verkligen rekommendera alla att gå kursen som ny chef.
En annan insikt var vikten av att vara tydlig som chef. Ett exempel var att tänka sig för innan man använder begreppet ”sunt förnuft” när man ska förklara något för sina medarbetare och i stället berätta vad man menar.
- Jag kan verkligen rekommendera alla att gå kursen som ny chef. Den låga kostnaden var inga problem för min arbetsgivare att betala. Det är verkligen bra att bli medveten om ansvar och möjligheter man har i rollen som chef. En insikt jag verkligen tar med mig är att jag nog hade koll på mycket tidigare, och nu har jag även fått teorier bakom delar i ledarskapet vilket gör mig tryggare som chef.
Nästa artikel
Innan hon går in på just utvecklingssamtalet vill Jenny Johansson trycka på vikten av att du som chef gör din egen årsplan.
- Dela upp året med utgångspunkt från utvecklingssamtalet. Planera in lönesamtalet och ytterligare tre till fyra samtal där du och medarbetarna följer upp den planering ni gemensamt gjorde vid utvecklingssamtalet. Det är bättre med samtal lite tätare så ni kan ta tag i eventuella problem innan de hopar sig, säger hon.
Jenny lyfter också vikten av att företaget har en kompetensutvecklingsplan för de närmaste tre till fem åren.
- När det är tydligt vilken kompetens som företaget kan tänkas ha behov av längre fram så är det enklare att planera insatser för kompetensutveckling , både för dig och för medarbetaren.
Med siktlinjen om var företaget vill vara längre fram och årsplanen för samtal och uppföljningar är det dags att planera inför själva utvecklingssamtalet.
Enligt kompetensutvecklingsavtalet, som är en del i kollektivavtalen, har alla medarbetare både har rätt till och även har eget ansvar att kontinuerligt utvecklas i arbetet.
- Inför samtalet är det viktigt att både du och medarbetaren förbereder er på varsin kammare, både vad gäller utveckling men även vad gäller feedback till varandra.
När det är dags för själva samtalet har Jenny några tips:
Lägg samtalet på neutral plats och där ni kan prata ostört.
Utgå gärna ifrån en mall med frågor så att du ställer ungefär samma frågor till alla medarbetare. Frågorna ska vara öppna frågor och ska helst inte gå att besvara med enbart ja eller nej.
Låt medarbetaren prata medan du lyssnar. I prattid har medarbetaren 80% medan du som chef har 20%.
Du som chef gör noteringar. Sammanfatta gärna muntligt då och då under samtalet för att vara säker på att ni har förstått varandra.
Ge feedback till dina medarbetare med syfte att bidra till utveckling. Ge gärna exempel på vad som är bra respektive på vad du ser kan utvecklas.
Lyssna också noga och var nyfiken på den feedback som dina medarbetare ger dig. Den hjälper dig att utvecklas i din roll som chef och ledare. Syftet med feedback är ju att bidra till att mottagaren utvecklas.
Avrunda mötet genom att sammanfatta det ni kommit överens om. Gör också en översiktlig plan för när olika insatser ska ske under året och datum för nästa uppföljningssamtal.
- Egentligen är det hela ganska enkelt, säger Jenny. Ha en plan för vart företaget är på väg och vilka kompetensbehov som finns. Gör en egen bra planering för ditt chefsår, genomför och följ upp efter hand!
