“En strategi i mitt ledarskap har alltid varit att alla ska känna sig sedda, och framför allt i en distansarbetsgrupp. När jag nu gick kursen Ny i chefsrollen fick jag bekräftat hur viktigt det var.” Det säger Kasper Jönsson, ekonomichef och en av Unionens 100 000 chefsmedlemmar.
Publicerad 08 maj 2023
I dagens digitala tidsålder är det allt fler arbetsgrupper som sitter utspridda geografiskt. Även om distansarbete har börjat bli vardag för många så finns samtidigt utmaningar. Ett perspektiv är chefen som har i uppdrag att hålla ihop gruppen och verksamheten.
Att leda och motivera medarbetare som arbetar på distans kräver en annan strategi än att leda ett traditionellt arbetslag, och det finns flera faktorer som en mellanchef bör ta hänsyn till för att lyckas med detta.
Kasper Jönsson har tagit sig an utmaningen att leda en arbetsgrupp som arbetar på distans. Han började som ekonomichef på Connect Bus Sverige i september förra året och leder nu en grupp med fem medarbetare på tre olika orter. Ett par medarbetare har han på samma ort som han själv, medan de andra är fördelade på två andra kontor.
- Oberoende av om de är placerade på kontoret där jag själv jobbar eller i något av de andra kontoren så vill jag att de ska känna sig inkluderade, säger Kasper.
En tidig åtgärd när han tog över som chef i gruppen, var att sätta upp regelbundna möten, både i gruppen som helhet och på individnivå, en förändring som möttes med olika reaktioner hos medarbetarna i gruppen. Det fanns de som tyckte att ”den nya chefen la sig i för mycket” och även de som tyckte det var fantastiskt att ”den nya chefen verkligen brydde sig” genom de veckovisa mötena.
- Som chef vill jag skapa bra förutsättningar för alla mina medarbetare att vara produktiva och då vill jag ju träffa dem relativt ofta, säger han.
Samtalen handlar både om konkreta uppgifter i verksamheten och om situationen i privatlivet, om det är något som påverkar jobbet.
De fysiska träffarna är oumbärliga för att öka samhörigheten
- För mig handlar det mycket om att lyssna. Nu, efter drygt ett halvår, så har de nya rutinerna landat och vi har börjat hitta varandra i chef-medarbetar-rollerna.
Kasper tycker generellt att mötena via Teams fungerar bra i det löpande arbetet, men är tydlig med att det inte går att utesluta det fysiska mötet.
- De fysiska träffarna är oumbärliga för att öka samhörigheten, underlätta samarbetet i gruppen och även engagemanget hos medarbetarna. När vi träffas fysiskt kan vi ha mer spontana och informella samtal, något som sedan gör samarbetet i gruppen enklare via Teams.
På frågan vilken strategi han har för att lösa eventuella konflikter i gruppen handlar svaret återigen om att ständigt arbeta med relationerna i gruppen och med medarbetarna.
- Har du en god relation med dina medarbetare och en bra stämning i gruppen så ökar du chansen att undvika konflikter, säger han.
Men om det ändå uppstår skav så är det centralt att helt enkelt prata med varandra, menar Kasper Jönsson, att försöka komma fram till underliggande orsaken till konflikt och hitta lösningar som funkar för alla parter.
- Och om det skaver ordentligt så kan det personliga mötet behövas i ännu större utsträckning än när allt rullar på.
Kasper gick nyligen kursen Ny i chefsrollen hos Unionen. Något han fick bekräftat var att strategin att bygga relationer och vikten av att alla medarbetare behöver kännas sig sedda, var rätt.
Jag kan verkligen rekommendera alla att gå kursen som ny chef.
En annan insikt var vikten av att vara tydlig som chef. Ett exempel var att tänka sig för innan man använder begreppet ”sunt förnuft” när man ska förklara något för sina medarbetare och i stället berätta vad man menar.
- Jag kan verkligen rekommendera alla att gå kursen som ny chef. Den låga kostnaden var inga problem för min arbetsgivare att betala. Det är verkligen bra att bli medveten om ansvar och möjligheter man har i rollen som chef. En insikt jag verkligen tar med mig är att jag nog hade koll på mycket tidigare, och nu har jag även fått teorier bakom delar i ledarskapet vilket gör mig tryggare som chef.
Nästa artikel
I sin roll som ledarskapsutvecklare stöter Silje på arbetsgrupper som är dysfunktionella på olika sätt.
- Det jag ofta möter i de här grupperna är brist på kommunikation som leder till frustration och att man upplever att ens kompetens inte kommer till sin rätt eller blir använd. Med enkla hjälpmedel och verktyg kan man däremot med lätthet vända gruppens frustration till utveckling där produktiviteten och kreativiteten hos alla blomstrar.
Ett av Siljes första steg för att utveckla gruppen är att skapa tydlighet på såväl önskat läge som en ärlig bild på vad verkligheten är här och nu.
- Ska du som ledare få ett team att ta fram sin potential och samlade kraft och vilja att utvecklas är det en förutsättning att du som ledare har en klar vision. Du behöver också kunna leda gruppen till en gemensam tydlig målbild om vad ni vill uppnå och varför det är viktigt, samt enkelt och tydligt kunna kommunicera detta till övriga delar i organisationen.
En stark och produktiv grupp som samarbetar, har energi och är i utveckling och rörelse framåt kännetecknas av individer som har en hög nivå av ansvar och självledarskap.
- För att frigöra individens engagemang, kreativitet och kompetens är en tydlig förståelse för varför vi gör det vi gör nödvändig. Människor som upplever helhet och mening i det de tillsammans skapar mår bättre, blir mer motiverade och ger det lilla extra till gruppens utveckling, mål och resultat. Att kontinuerlig förankra och ge energi och inspiration åt dessa frågor är därför något jag tycker alla chefer och grupper bör jobba löpande med.
Silje lyfter vilken tillgång chefens förmåga att ta tillvara medarbetarnas kompetenser och drivkrafter är. Hon trycker dock även på tillgången varje medarbetare med dess ansvar och initiativ är.
- Du som chef behöver börja med dig själv - men skapa även en kultur i teamet där medarbetare i trygghet, tillit och tydlighet bjuder på sig själva, tar sin plats och bidrar till gruppens växt och utveckling på ett produktivt sätt. Ni är ett team där styrkan ligger i att alla bidrar med sin kompetens och sina perspektiv och drivkrafter.
Ett sista råd från Silje till chefen är att våga vara en förebild i hur du själv ger och tar emot feedback samt hur du jobbar med din egen utveckling.
- Var nyfiken, inkluderande och öppen. Se på feedback som den gåva till utveckling den är. Så mycket börjar med dig som chef och att du lever och visar vägen till det du lär ut. Vågar du så vågar dina medarbetare.
