5 tips för bra möten på distans
Det blir allt vanligare att jobba på distans och hålla möten online. Men hur håller man ett bra och inkluderande möte när några av deltagarna, eller alla, sitter på olika håll?
Publicerad 10 mars 2020
Var lite trevligare än vanligt!
För att skapa och upprätthålla en trivsam arbetsmiljö och en bra gemenskap på distans krävs ofta lite mer aktiv socialisering – särskilt om det gäller kollegor och samarbetspartners som inte känner varandra så väl.
Alla som har suttit vid köksbordet hemma och deltagit i ett möte via länk vet att det är lätt att känna sig osedd, att tappa tråden, bli oengagerad, att missförstå och att bli missförstådd - när man inte kan läsa av varandras kroppsspråk och blickar.
Därför krävs ofta lite mer uttalad trevlighet, mer hänsyn och kanske också lite mindre fräcka skämt, när man jobbar och har möten på distans.
Som arbetsledare eller mötesledare krävs ofta en större noggrannhet att allt gått fram och alla fått möjlighet att förbereda sig, att informationen är transparent och att var och en har får tala till punkt och så vidare. Det vill säga, det krävs lite mer struktur.
Men se också till att ge utrymme för lite mer informellt prat, det kittet kan vara än viktigare för sammanhållningen när man inte sitter i samma rum.
5 tips för bra möten på distans
- Inkluderande möten online
Det är sällan roligt att vara den ende som inte sitter med i rummet, vid ett viktigt möte.
För att alla ska känna sig involverade kan det vara en god idé att alla deltar via länk. Då har alla samma förutsättningar och ofta blir förståelsen större för vikten av hänsyn, att låta var och en tala till punkt och inte börja prata om annat ifall ljudet tillfälligt hackar. Annars bör de som sitter i ett gemensamt rum ta extra ansvar för att ge utrymme åt den som deltar via länk. - Inled med några minuters småprat – med var och en!
Det kan kännas avigt att småprata med en skype-profil eller en mobil med högtalarfunktionen igång, men du som håller i mötet kan avhjälpa det genom att inleda mötet med att aktivt ställa några frågor till var och en. Hur ser det ut där hen sitter? Men obs, småprata en kort minut med en i taget, så att alla får tillfälle att höra och höras. (Funkar också för att testköra tekniken, ljudnivåer osv.)
- Undvik ensidiga monologer genom tydlig och delad struktur
Det finns mängder av verktyg för digitala möten och skärmdelning, välj det som funkar bäst i er IT-miljö. Men välj gärna ett som möjliggör delning av skärm samtidigt som man kan se sina möteskollegors ansikten, så att alla deltagare kan följa med i den mötesstruktur du vill hålla. Det kan också vara en fördel att ha en ännu tydligare dagordning än annars. Dela gärna ut dagordningen inför mötet för att ge deltagarna möjlighet att förbereda det man vill säga. Ge ordet till en deltagare i taget, och tacka för inlägget när det är dags för nästa person/steg.
- Avkräv tydliga svar!
När man inte har tillgång till kroppspråk blir det än viktigare att avkräva tydliga svar på viktiga frågor, helst i ja/nej-form, för att undvika missförstånd. ”Anta” inte att alla hörde och hängde med och håller med i det föreslagna. Om inte ja/nej från varje deltagare i varje fråga är funktionellt, kom överens innan mötet drar igång om en symbol/emoji som snabbt kan chattas in för att bekräfta medhåll eller inte. Med några av nedanstående verktyg kan chatten eller de delade dokumenten fungera som protokoll över det förda samtalet.
- Arbetsmöte? Chatta och dela dokument!
Är det ett arbetsmöte där deltagarna förväntas jobba fram det ni ska prata om under tiden? Använd en chatfunktion! De flesta digitala mötesrum erbjuder chatfunktioner internt, där man kan chatta med en i taget eller med alla. Vissa chattfunktioner har specialverktyg, som Stride med funktioner som ”beslutsfattande” och ”fokusläge”. Praktiskt kan också vara att kunna dela dokument, och kanske jobba i samma dokument. De funktionerna finns hos såväl Skype som Zoom och Google Meet.
Slack – chattverktyg för att snabbt kunna bolla frågor
Stride – ännu ett chattverktyg, men med specialfunktioner som "fokusläge" och "beslutsläge".
Zoom – populärt i undervisningssyften, funkar med de flesta olika typer av internetanslutningar och är särskilt användbart när det är stora möten, upp till flera hundra deltagare.
Skype – videosamtalsverktyg för enskilda samtal, grupp- och möten, chattar och även uppringning till/från vanliga telefonabonnemang. Stödjer även dokumentdelning.
Google Meet – webbaserat videosamtalsverktyg med skärmdelningsfunktion, chatt och dokumentdelning.
Appear.in – skapa ett virtuellt kontor där du och din närmaste kollega i princip kan sitta som vid skrivborden mitt emot varandra, fast på distans. Praktiskt för mindre arbetsmöten och för känslan av att jobba ihop, fast på distans.
Google Docs – jobba i samma dokument, producera, redigera, kommentera och ställ in tillgång för användares olika behörigheter.
Trello – för tex mötesstruktur, action points och så vidare.
Kan man kräva att få jobba hemifrån?
Jobba hållbart hemifrån
Tillsammans blir vi starkare!
Som medlem i Sveriges största fackförbund har du stöd från 670 000 andra anställda och frilansare runt om hela landet. Jobbar du som tjänsteman (typ: på kontor) inom privat eller ideell sektor är Unionen förbundet för dig. Kan du också bli medlem?
- Optimera din CV och din Linkedinprofil: Som medlem i Unionen får du utan kostnad professionell hjälp att optimera din Linkedinprofil och vässa ditt CV för att matcha de jobb du drömmer om.
- Avtalsgranskning och lönecoachning: När du fått jobbet du vill ha hjälper vi dig att kolla avtalen innan du skriver under. Genom vår lönecoachning får du också hjälp att förhandla till dig den lön du ska ha.
- Inflytande på arbetsplatsen: Som medlem i Unionen har du alltid någon att vända dig till om du hamnar i en knivig situation på jobbet. Rådgivarna finns tillgängliga för att svara på dina frågor, ombudsmännen hjälper dig att ta förhandlingen och juristerna kan ta ditt fall ända till domstol om det skulle behövas. Med en Unionenklubb på din arbetsplats har du hjälpen nära, och kan få stöd att driva de frågor du brinner för.
- Balans i arbetslivet: I dag är det vanligt att inte ha fasta arbetstider. Med teknikens hjälp går vi istället omkring med kontoret på fickan, dygnet runt. Samtidigt vet vi att den största orsaken till sjukskrivning bland tjänstemän är stress. Som medlem får du hjälp med allt från att stänga av mobilen och yoga på kontoret till politisk påtryckning för ett hållbarare arbetsliv.
- Trygg mellan jobb: Det händer alla någon gång, att bli uppsagd. Ibland är det kanske du själv som väljer att lämna en arbetsplats där du inte trivs. Unionens inkomstförsäkring gäller även om du säger upp dig själv (efter den obligatoriska karensen) – och ger dig upp till 80 procent av din lön i upp till 150 dagar, eller närmare sju månader. Och du får den utan extra kostnad – den ingår i medlemskapet. Med Unionens inkomstförsäkring som komplement till a-kassan kan du gå rakryggad genom arbetslivet.
Nästa artikel
