Konflikter i din arbetsgrupp kan uppstå av olika anledningar och det är din uppgift som chef att hjälpa till att lösa dem på ett konstruktivt sätt. Marianne Rozman, chefsombudsman i Unionen med många års erfarenhet som chef och ledare i tidigare arbeten delar med sig av sina tips och råd för att hantera konflikter på arbetsplatsen.
Publicerad 16 maj 2023
Som chef är det din uppgift att hjälpa till att lösa konflikter i arbetsgruppen på ett konstruktivt sätt, där båda parterna känner sig hörda och respekterade.
Marianne Rozman, chefsombudsman i Unionen, har 20 års erfarenhet i rollen som chef och ledare på olika arbetsplatser. Under sina år har hon stött på och hanterat olika former av konflikter mellan medarbetare och säger att ingen situation är den andra lik.
- Ett första steg för chefen är att verkligen lyssna in de olika parterna och försöka förstå vad konflikten handlar om, förklarar hon. När man inleder samtalet med en medarbetare vet man aldrig vad kommer handla om. Ha en varsam balans mellan hjärna och hjärta i samtalet, ett öppet sinne och lyssna utan att döma.
Marianne tips är att vara konkret och gärna använda uttryck som ”Jag hör och ser att det finns en konflikt i gruppen och nu vill jag lyssna på hur du ser på det.”
I ett nästa steg, menar Marianne, behöver du som chef vara tydlig med en plan framåt för att medarbetarna eller gruppen ska lösa konflikten och vilket nytt beteende du förväntar dig. Erbjud dig också att hjälpa till på vägen om det behövs och boka in individuella uppföljningssamtal.
- Tidigare var ett vanligt första steg i konfliktlösningen att ta in båda parter i samma rum, något jag själv skulle undvika, med den erfarenhet jag har idag, säger hon. Som chef vill man inte hamna som relationsexpert. Lyssna på båda sidornas version och försök att vara så objektiv som möjligt.
Vid svårare konflikter är Mariannes tips att ta in oberoende part, antingen från den egna HR-avdelningen eller företagshälsovården.
När medarbetare hamnar i konflikt är det också viktigt att du som chef går tillbaka till dig själv och funderar på om du kan förändra ditt ledarskap för att förhindra konflikter.
- Genom bra relationer i gruppen, tydliga krav och förväntningar och med örat ständigt mot rälsen ökar du chansen att undvika konflikter i arbetsgruppen, säger Marianne. Och genom att lyssna och vara tydlig mot sina medarbetare så kan man verkligen få dem att växa!
Och slutligen: Undvik konflikter genom att ständigt jobba med relationerna i gruppen och var tydlig i roller, krav och förväntningar.
Nästa artikel
I det nya post-pandemiska landskapet krävs ny fokusering från ledare på arbete, medarbetare, kunder och produktionsprocesser. Här är tre växande trender som är avgörande för framgång; fokusering på kompetens, medarbetarens engagemang och användning av generativ AI.
Kampen om kompetens, som många branscher befinner sig i, har lett till en nödvändig strategiförskjutning. Snarare än att ”fylla en vakans i företaget” behöver du tänka ”Hur hittar (och behåller) vi den kompetens som vi behöver?”.
Rekryteringsprocessen bör vara strukturerad men samtidigt tillräckligt flexibel för att anpassas efter både företagets dynamiska behov och medarbetarnas individuella karriärmål.
I praktiken innebär det att du bör identifiera specifika kompetenser som är de mest eftertraktade och utforma strategier för att attrahera och utveckla dessa talanger. Säkerställ att kompetenshantering är effektivt integrerad med företagets HR-system och att teknologiska lösningar används för att stödja kompetensförsörjningen
Distansarbete kommer fortsatt vara en del av många medarbetares vardag, vilket ställer nya krav på hur du skapar engagemang. Att underlätta starka teamrelationer och innovationskraft är centrala utmaningar här. Det är även viktigt att erkänna och bemöta generationsspecifika förväntningar på meningsfullt arbete och personlig utveckling.
Ett konkret råd är att vara tydlig med mål och syfte i verksamheten så att den individuella insatsen känns meningsfull.
För att effektivt höja engagemanget är det avgörande att du regelbundet ger feedback och erkänner medarbetares framsteg. Genom att boka in korta, individuella möten med varje medarbetare åtminstone en gång i veckan, skapas en löpande dialog och uppskattning. Dessutom är kontinuerlig utveckling nyckeln till långsiktigt engagemang. Att genomföra ett årligt utvecklingssamtal är fundamentalt för både medarbetaren och ledaren, där fokus bör ligga på att utarbeta en praktisk utvecklingsplan. Utan en tydlig och genomförbar plan riskerar samtalen att förlora sitt syfte och värde.
Att anamma och tillämpa generativ AI är en nyckel till framtida utveckling. Förståelsen för AI:s potential är fortfarande begränsad i många organisationer, men en växande insikt om dess förmåga att effektivisera arbetsprocesser börjar ta form. Att uppmuntra och utbilda medarbetare om AI kan frigöra resurser för mer värdeskapande uppgifter och innovation. Medan vi utforskar denna potential är det också avgörande att ha en strategisk framtidssyn.
Även om det är utmanande att förutse framtiden exakt, är det väsentligt att du tillsammans med din ledningsgrupp utformar en samstämmig vision för framtida riktningar. Att aktivt utveckla och följa en välgrundad plan är mer fördelaktigt än att passivt ”avvakta och se”. Utan en tydlig riktning kan osäkerhet och otydlighet sprida sig, vilket kan kräva betydande insatser för att hantera konsekvenserna.
Genom att engagera dig i din plan, och vara villig att snabbt anpassa dig när situationen kräver, skapar du en stabil grund för både medarbetare och verksamheten att navigera i förändring. Förberedelse för framtida omställningar, både för dig själv och dina medarbetare, blir en integrerad del av att framgångsrikt leda i en dynamisk värld.
Anders Kinding, ledarskapskonsult och författare
