Avbryt inte, lyssna färdigt och låt alla prata till punkt. Mötesreglerna kan tyckas vara självklara, men den som suttit i möte på jobbet vet att det är enklare sagt än gjort att följa dem. I författaren och utbildaren My Schüldts nya bok “Genialiskt!” ges tips på hur vi blir bättre på att lyssna – och bli lyssnade på.
Publicerad 29 sept. 2022
Hörde du vad kollegan sa på mötet nyss eller tänkte du mest på vad du själv skulle säga när det blev din tur? Då är du inte ensam.
- Istället för att lyssna på varandra sitter folk ofta och tänker på hur de ska kunna ta plats, säger My Schüldt.
Hon har jobbat med ledarskap i 30 år och vill skapa bättre förutsättningar för grupper att komma till goda resultat. Aktivt lyssnande, uppskattning och att alla får lika mycket tid att tala är några av inslagen. Arbetssättet kommer ursprungligen från USA och kallas tänkande miljö.
- Att lyssna i lugn och ro och veta att det snart blir din tur skapar ett lugn som ger bra förutsättningar för att tänka. Det är enkelt och förbluffande effektivt.
I nya boken “Genialiskt!”, som kommer ut i september, finns berättelser från privatliv, företag, idrott och andra organisationer. I den medverkar Jeanette Forss, regionchef på Unionen Stockholm. Hon är en av dem som har gått utbildning hos My Schüldt.
- Det gav mig väldigt mycket att känna att de andra deltagarna var ärligt nyfikna på mig när jag pratade och inte hoppade in och avbröt för att ge råd och tips, säger hon.
Hon började använda sig av samma förhållningssätt i sitt arbete som chef. Sedan dess har hennes möten blivit kortare.
Deltagarna blir lugnare när de vet att de får prata till punkt.
- Deltagarna blir lugnare när de vet att de får prata till punkt. Det går faktiskt fortare och vi kommer snabbare fram till en lösning. Jag tror att det beror på att alla lyssnar på varandra, säger hon.
My Schüldt har många tips på hur jobbmöten kan bli mer kreativa, effektiva och framgångsrika. Ett är att alltid inleda och avsluta dem med att fokusera på något positivt.
- Avrunda till exempel med att säga något som har varit värdefullt med mötet och att uppskatta en egenskap hos kollegan till vänster. Att uppmärksamma det som fungerar ger energi.
Varför behöver vi lära oss sånt här?
- Det är ett sätt att göra organisationers värderingar till en påtaglig verklighet där vi inte bara pratar om värdeord utan också upplever dem. Att bli lyssnad på är att bli respekterad.
Nästa artikel
I dagens digitala tidsålder är det allt fler arbetsgrupper som sitter utspridda geografiskt. Även om distansarbete har börjat bli vardag för många så finns samtidigt utmaningar. Ett perspektiv är chefen som har i uppdrag att hålla ihop gruppen och verksamheten.
Att leda och motivera medarbetare som arbetar på distans kräver en annan strategi än att leda ett traditionellt arbetslag, och det finns flera faktorer som en mellanchef bör ta hänsyn till för att lyckas med detta.
Kasper Jönsson har tagit sig an utmaningen att leda en arbetsgrupp som arbetar på distans. Han började som ekonomichef på Connect Bus Sverige i september förra året och leder nu en grupp med fem medarbetare på tre olika orter. Ett par medarbetare har han på samma ort som han själv, medan de andra är fördelade på två andra kontor.
- Oberoende av om de är placerade på kontoret där jag själv jobbar eller i något av de andra kontoren så vill jag att de ska känna sig inkluderade, säger Kasper.
En tidig åtgärd när han tog över som chef i gruppen, var att sätta upp regelbundna möten, både i gruppen som helhet och på individnivå, en förändring som möttes med olika reaktioner hos medarbetarna i gruppen. Det fanns de som tyckte att ”den nya chefen la sig i för mycket” och även de som tyckte det var fantastiskt att ”den nya chefen verkligen brydde sig” genom de veckovisa mötena.
- Som chef vill jag skapa bra förutsättningar för alla mina medarbetare att vara produktiva och då vill jag ju träffa dem relativt ofta, säger han.
Samtalen handlar både om konkreta uppgifter i verksamheten och om situationen i privatlivet, om det är något som påverkar jobbet.
De fysiska träffarna är oumbärliga för att öka samhörigheten
- För mig handlar det mycket om att lyssna. Nu, efter drygt ett halvår, så har de nya rutinerna landat och vi har börjat hitta varandra i chef-medarbetar-rollerna.
Kasper tycker generellt att mötena via Teams fungerar bra i det löpande arbetet, men är tydlig med att det inte går att utesluta det fysiska mötet.
- De fysiska träffarna är oumbärliga för att öka samhörigheten, underlätta samarbetet i gruppen och även engagemanget hos medarbetarna. När vi träffas fysiskt kan vi ha mer spontana och informella samtal, något som sedan gör samarbetet i gruppen enklare via Teams.
På frågan vilken strategi han har för att lösa eventuella konflikter i gruppen handlar svaret återigen om att ständigt arbeta med relationerna i gruppen och med medarbetarna.
- Har du en god relation med dina medarbetare och en bra stämning i gruppen så ökar du chansen att undvika konflikter, säger han.
Men om det ändå uppstår skav så är det centralt att helt enkelt prata med varandra, menar Kasper Jönsson, att försöka komma fram till underliggande orsaken till konflikt och hitta lösningar som funkar för alla parter.
- Och om det skaver ordentligt så kan det personliga mötet behövas i ännu större utsträckning än när allt rullar på.
Kasper gick nyligen kursen Ny i chefsrollen hos Unionen. Något han fick bekräftat var att strategin att bygga relationer och vikten av att alla medarbetare behöver kännas sig sedda, var rätt.
Jag kan verkligen rekommendera alla att gå kursen som ny chef.
En annan insikt var vikten av att vara tydlig som chef. Ett exempel var att tänka sig för innan man använder begreppet ”sunt förnuft” när man ska förklara något för sina medarbetare och i stället berätta vad man menar.
- Jag kan verkligen rekommendera alla att gå kursen som ny chef. Den låga kostnaden var inga problem för min arbetsgivare att betala. Det är verkligen bra att bli medveten om ansvar och möjligheter man har i rollen som chef. En insikt jag verkligen tar med mig är att jag nog hade koll på mycket tidigare, och nu har jag även fått teorier bakom delar i ledarskapet vilket gör mig tryggare som chef.
