En av de viktigaste uppgifterna en chef har är att få alla att dra åt samma håll och vilja utvecklas. Det enklaste sättet att skapa en sådan arbetsmiljö är att skapa goda relationer till medarbetarna, där man litar på varandra. En trygg medarbetare som känner sig sedd och uppskattat gör ett bättre jobb.
Hur ska man vara som chef i förhållande till sina medarbetare? Ska man försöka vara en kompis? En auktoritet?
Enligt Marianne Rozman, ombudsman på Unionen, är det viktigt att man bygger ömsesidig goda relationer både till sina medarbetare och mellan sina medarbetare.
– Att man har goda relationer till sina medarbetare innebär att det blir lättare att vara chef. Om medarbetare känner och litar på sina chefer har de också större förståelse både för när chefen måste var ta obekväma beslut och peka med hela handen.
Innan Marianne började på Unionen var hon själv chef i många år och hennes erfarenhet är att eventuellt sämre beslut eller agerande landade bättre om man byggt upp ett förtroende gentemot de man är chef för. Det fanns ju också en större möjlighet att ta bra och rätt beslut om det fanns en öppenhet att stämma av med medarbetarna innan beslut fattades.
Om medarbetare känner och litar på sina chefer har de också större förståelse både för när chefen måste var ta obekväma beslut och peka med hela handen.
– Öppenhet, ödmjukhet och prestigelöshet är tre väldigt viktiga ord att förhålla sig till som chef. Har man den inställningen blir det lättare att skapa förtroende. Som chef bör man vara personlig, men kanske inte alltid privat. Att vara öppen med vad medarbetarna kan förvänta sig av chefen är det viktiga. Att vara tydlig med vad man är bra på eller mindre bra på som chef likaså. Har man den öppenheten mot sina medarbetare är chansen större att medarbetarna också är öppna mot chefen och sina kollegor. Det skapar goda relationer.
Utveckling – inte avveckling
Att intressera sig för och bygga goda relationer till medarbetare har också rent affärsmässiga fördelar. Ju mer en chef vet och är intresserad av sina medarbetares kunskap och erfarenhet desto bättre kan man använda medarbetarens kompetens rätt. Då kan man skapa effektivare team och få det dagliga arbetet att flyta bättre.
Medarbetarnas trivsel är så klart också centralt för deras prestationer. Om man som chef litar på att de allra flesta faktiskt vill göra ett så bra arbete som möjligt blir det lättare att nå ett gott resultat. Känner man som medarbetare att ens chef litar och lyssnar på en ökar viljan att prestera. Då blir det också lättare att vara chef.
Chefens viktigaste uppgift är att hjälpa sina medarbetar att utvecklas, så att de kan utveckla verksamheten.
– Det finns utveckling och avveckling i allt, säger Rozman. Det gäller alla organisationer och verksamheter. Just därför behöver man ständigt vara i förändring och utveckling. Annars blir det väldigt lätt mittemellanlösningar. Chefens viktigaste uppgift är att hjälpa sina medarbetar att utvecklas, så att de kan utveckla verksamheten.
Nya idéer motverkar stagnation
Chefen driver ofta på förändringar och medarbetarna genomför dem rent praktiskt. Som chef blir det lättare om man byggt upp förtroende och relationer gentemot medarbetarna, och tror på att de allra flesta vill och kan utvecklas.
– Medarbetare och chefen måste hela tiden våga lära sig nya saker. Chefens uppgift är att hela tiden utveckla arbetet, sig själv och sina medarbetar mot målet.
Nästa artikel
Som chef kommer du sannolikt någon gång i arbetslivet att tvingas brottas med en grupp som är på glid ner i dålig stämning och ineffektivt arbete. Kanske det händer mitt framför dina ögon, men du har ändå inte riktigt kunnat se det förrän situation blivit riktigt dålig. Eller så har du precis tackat ja till ett chefsjobb, där en av uppgifterna är att ”ta hand om, och vända, den dåliga teamkänslan”. I båda fallen står du inför en utmanande uppgift som kräver en del förberedelser från din sida. Inte minst behöver du ha en öppen dialog med din egen chef.
Vad beror den dåliga stämningen på? Det är inte ovanligt att gammalt missnöjde har legat och grott en längre tid, för att först nu bli riktigt synligt. Kanske har förändringar och omorganisationer beslutats och genomförts utan att vara ordentligt kommunicerade eller motiverade från ledningens håll? Kanske har marknaden förändrats, nya kunder kommit till och gamla fallit ifrån? Har medarbetarnas sammansättning förändrats? Finns de någon eller några av dina medarbetare som har relationsproblem med varandra eller har privata problem med familj, hälsa, ekonomi, eller annat som gjort att humör och arbetsglädje försvunnit? Är arbetsbelastningen ”hopplös” och stressnivån hög? Har sjukfrånvaron ökat?
Det är inte ovanligt att gammalt missnöjde har legat och grott en längre tid, för att först nu bli riktigt synligt.
Förklara för gruppen att du kommer att starta jobbet för att återskapa arbetsglädjen i gruppen genom individuella samtal med alla medarbetare. Syftet med samtalen är att skapa en sann bild av de verkliga orsakerna till att stämningen är låg i gruppen. Be dina medarbetare att ge dig all information som du behöver för att förstå grundorsakerna till situationen. Ofta är det flera, samverkande faktorer som har lett till dagen situation.
Visa att du är beredd att lyssna på alla, men lova inte några snabba åtgärder innan du skaffat dig en god helhetsbild av situationen.
När du intervjuat dina medarbetare kan du sortera informationen under dessa rubriker:
Gruppfrågor och relationsfrågor ligger på dig och ditt team att lösa. Ledningsfrågor och omvärldsfrågor tar du upp med din chef.
Om ni är otydliga med målet, kommer det bli du (och ditt team) som förlorar på det.
Ett viktigt möte är det med din chef. Du ger hen din beskrivning och din diagnos av gruppen, samt går igenom de delar av problemet där du behöver någon form av ledningsbeslut.
Var supertydlig med att ni två måste vara överens om hur resultatet i gruppen ska se ut, och se till att du får tillräckligt med mandat och resurser för att lyckas med detta. Om ni är otydliga med målet, kommer det bli du (och ditt team) som förlorar på det.
Ett vanligt problem är att det är ont om personal. Det kan ha tagit tid att fylla vakanser, eller så har ledningen inte skjutit till extra medel för att kunna lösa personalbehovet under rekryteringstiden. Att i det läget få besked från din chef att ”Det gäller bara att gilla läget.” räcker ju inte för att vända en dålig stämning i ett team. Det är ett ”mission impossible”, där varken du eller ledningen kommer att plocka några pluspoäng på att inte agera.
Bristande tillit - att människor inte litar på varandra - är mycket ofta orsaken till att arbetsklimatet är dåligt och att arbetsresultaten inte blir de önskade. Om dina medarbetare misstror ledningen, eller dig, och tror att det finns en dold agenda, att ledare säger en sak och menar något annat, att de fina orden om mission och vision bara är papperskonstruktioner – ja då är det svårt att åstadkomma ett gott arbetsklimat.
Börja med att förbättra tilliten i gruppen. Det gör du främst genom att själv visa att du är öppen och transparent med vad du vill åstadkomma med teamets arbete. Att du håller vad du lovar, och gör det du säger att du ska göra.
Visa att du står upp för dina egna misstag, och att du inte skyller ifrån dig utan tar ansvar för dina beslut och ditt agerande.
Visa att du står upp för dina egna misstag (vi gör alla misstag ibland), och att du inte skyller ifrån dig utan tar ansvar för dina beslut och ditt agerande. Lova inte något som du inte kan hålla! Det är bättre att du säger ”jag ska verkligen försöka” och sedan komma tillbaka, om det inte har lyckats, och förklara hur och varför det du försökte inte lyckades.
Tänk på att du inte behöver ha svar på alla frågor, och du behöver inte veta allt! Med den utvecklingstakt vi befinner oss i, är det omöjligt för dig att vara bäst i klassen på allt. Säg ”Det här är nytt för mig också. Nu måste vi sätta oss ner tillsammans och hitta lösningar”. Lyssna på dina medarbetare och gör dem medansvariga för att hitta lösningar och vägar framåt.
Använd positiv feedback. Beröm är det starkaste verktyget för en ledare som vill skapa ett effektivt och positivt arbetsklimat i sitt team, men feedback för förbättring är ibland nödvändig. Ge den rak och tydligt, speciellt om du ger kritik till någon medarbetare, och förklara varför. Kritik är till för att ge medarbetaren en möjlighet att förändra och förbättra det som hen inte gör rätt eller tillräckligt bra. Ditt förtroendekapital ökar i takt med din tydlighet.
När väl förtroendekapitalet är upprättat och det finns tillit mellan människorna i teamet, kan du ge dig på att hantera och lösa de konflikthärdar som finns, att jobba med målstyrning, delegera och coacha. Men utan tillit i botten så riskerar allt samarbete att rasa samman. Det gäller för dig att lägga en stadig grund först.
Anders lästips: Lencioni, Patrick M.: The five dysfunctions of a team
