Få arbetsplatser har tydliga regler kring hur tillgängliga medarbetarna förväntas vara under semestrar, kvällar och helger. Unionens utredare inom arbetsmiljö menar att det finns stora stressfördelar med att klargöra vilka förväntningar som finns. Inte minst för att du som chef själv ska kunna ha en riktigt avslappnad sommar.
Att ständigt vara tillgänglig för jobbrelaterade mejl och samtal kan leda till ökad stress och minskad återhämtning är knappast något nytt. Unionens stora arbetsmiljöundersökning – arbetsmiljöbarometern – visar att otydliga krav från arbetsgivaren är en stor stressfaktor för många tjänstemän . I det ingår att det ofta finns en otydlig förväntan på när man ska svara på kommunikation.
det kan finnas ett värde i att prata ihop sig och faktiskt formalisera vilka förväntningar som finns
En tydlig nåbarhetspolicy kan minska stressen kring att inte helt säkert veta vad som förväntas av en. Men inte ens en femtedel av de arbetsmiljöombud som svarade i undersökningen uppger att en sådan finns på plats.
– På en del arbetsplatser funkar det här utan att man har reglerna nedskrivna eller har diskuterat vad som gäller, men det kan ändå finnas ett värde i att prata ihop sig och faktiskt formalisera vilka förväntningar som finns, säger Fredrik Ostrozanszky, utredare inom arbetsmiljöfrågor på Unionen.
"Ta en diskussion tillsammans med medarbetarna eller den lokala fackklubben för att klargöra och formalisera hur backupen ser ut inför sommarsemestern", säger Fredrik Ostrozanszky..
Hur ser backupen ut inför sommaren?
Det gäller inte minst för chefer, som ofta kan ha någon sorts informell sju dagar i veckan jour.
Att upprätta en nåbarhetspolicy innebär att ni tillsammans diskuterar hur arbetet ska fördelas och vad som gäller vid akuta situationer. Det kan vara särskilt viktigt inför sommarsemestern, den chans på året man har att verkligen vila upp sig.
–Ta en diskussion tillsammans med medarbetarna eller den lokala fackklubben för att klargöra och formalisera hur backupen ser ut inför sommarsemestern. Hur fördelas arbetet? Vad gäller om det händer något och vilka förväntningar finns på medarbetare och chefer kring tillgänglighet, säger Fredrik Ostrozanszky.
Situationer som inte kan vänta
Idag är många tjänstemän ensamt sakkunniga inom sina områden och det är svårt att hitta någon som kan täcka upp arbetsuppgifterna om personen är borta. Många upplever också att det är mindre stressfullt att faktiskt titta till mejlen då och då än att stänga av och hoppas att det inte uppstår situationer som inte kan vänta.
Många är väldigt lojala med sin arbetsgivare. Då behöver man ta en diskussion utifrån den situationen.
– Även om man också har ett personligt ansvar för att ta hand om sin hälsa, är många väldigt lojala med sin arbetsgivare. Då behöver man ta en diskussion utifrån den situationen. Det kan handla om att fastställa hur man ändå minimerar jobbkontakterna under semestern eller hur man ska kompenseras om det uppstår situationer som är så viktiga att man faktiskt behöver hantera dem, säger Fredrik Ostrozanszky.
Unionen har tagit fram flera bra råd och exempel på hur man kan tänka kring en nåbarhetspolicy. De gäller inte bara för semestern, utan också kvällar och helger.
Nästa artikel
Regeringen har infört nya restriktioner och flaggat för att fler kan komma, och smittspridningen är ett återkommande tema på nyheterna. Men på kontoret har saker så sakta närmat sig ett som vanligt-beteende. Alla de där rigida reglerna som vi så nogsamt förhöll oss till under 2020 är nu mest lappar på en vägg som folk skyndar förbi. Handspriten är slut för jämnan, folk kommer småsnoriga till möten – ja, det finns en tydlig pandemi-trötthet. Så hur ska man tackla den relativa förslappningen?
- Vi önskar nog alla att vi kunde få återgå till någon slags normalitet igen, eller i alla fall det nya normala, men pandemin är inte över, det visar nyhetsrapporteringen. Och arbetsgivaren har ansvar för att förebygga sjukdom och ohälsa, säger Unionens arbetsmiljöexpert Annica Hedbrant.
Egentligen är utvecklingen kanske inte så konstigt. I våras sa både socialministern och Folkhälsomyndigheten att det var okej att kramas igen och träffas inomhus efter dubbla vaccindoser.
- Men de senaste åren har vi befunnit oss i ett föränderligt läge, och nu är läget ett annat än det var sommaren 2021, vilket innebär att också arbetsgivarna regelbundet behöver utvärdera risker och anpassa hur det ska fungera på kontoret.
En risk kan i det här fallet vara att det är trångt mellan skrivborden och svårt att hålla avstånd, att man har fysiska möten i små lokaler med dålig ventilation, att man har dragit ner på städningen under pandemin för ”nästan ingen är ju ändå här”, eller att man har slutat påminna om hur viktigt det är att stanna hemma vid minsta symtom.
- Som chef har du förhoppningsvis god kontakt med dina medarbetare. Lyssna på vad de har att säga. Har någon en specifik önskan om att få fortsätta jobba hemma? Eller tvärtom, är det någon medarbetare som verkligen vill eller behöver få komma till kontoret. Då kanske ni kan planerar arbetet så det blir bra för alla. Arbetsgivaren bestämmer i slutändan var jobbet ska utföras, men på så sätt kan man minska trängseln på ett smart sätt, och göra plats för de som verkligen måste vara på kontoret.
Det kan också vara svårt att hålla sig helt uppdaterad på allt som händer, men både Prevent och Arbetsmiljöverket bra information om hur man gör riskbedömningar.
- Även företagshälsovården är bra att rådfråga, säger Annica Hedbrant.
Som chef är det också bra att ha en tät dialog med arbetsmiljöombudet, som sitter med mycket kunskap om hur det fungerar i praktiken, bland medarbetarna.
- Självklart ska det finnas rutiner för hur arbetsgivare och arbetsmiljöombud samarbetar, och i de här lägena kanske man behöver ha en tätare kontakt. Allt för att så få som möjligt ska bli sjuka. Det om något ligger ju i arbetsgivarens intresse, säger Annica Hedbrant.
