Tala är silver, skriva avtal är guld. Så skulle man kunna sammanfatta Advokatfirman Fylgias jurist Aron Linnell Zytos råd när det gäller att göra överenskommelser med kunder, partners eller leverantörer utanför Sverige.
Publicerad 05 sept. 2023
Det viktigaste när man som svensk egenföretagare skriver avtal med en kund, leverantör eller partner utomlands är att man faktiskt gör det. Skriver, alltså.
– Skriftliga avtal är så klart ännu viktigare när man skriver avtal med en utländsk motpart än en svensk, säger Aron Linnell Zyto, jurist på Fylgia. En muntlig överenskommelse eller en mejlväxling räcker inte, utan det måste till ett skrivet avtal. Har man inte det ökar riskerna för missförstånd eller tvister för ens företag.
Nyckelordet är tydlighet.
Nyckelordet när man väl fäster överenskommelsen på papper är inte helt oväntat – tydlighet.
– Det är inte automatiskt så att synen på vad ett avtal är och innebär är densamma i olika länder, fortsätter Linnell Zyto. Det måste man göra klart, exempelvis genom att ha tydliga definitioner av centrala begrepp i avtalet.
Centrala begrepp kan till exempel handla om att definiera vilka parterna är, vilken vara som ska produceras eller tjänst som ska utföras, hur de ska prissättas och vilka tidsramarna är för leverans av varan eller tjänsten. Om man ska sälja en vara kan det vara viktigt att nå en överenskommelse kring vilken kvalitet som förväntas och hur den kontrolleras. Handlar det snarare om en tjänst är det centralt att precisera vad som ingår i tjänsten och inte.
Skulle man verka i en bransch där immateriella rättigheter som patent eller varumärken är särskilt viktiga behöver det tillåtna användandet av dessa också beskrivas i avtalet.
– Det kan handla om till exempel programvara. Säg att man har upphovsrätten till en programvara som man låter kunden nyttja, då behöver man begränsa hur det får brukas, så man inte riskerar att bli av med sin rättighet till det värdefulla dataprogrammet.
Risken för missförstånd, misstag eller fel ökar självklart när man kommunicerar på olika språk, dessutom med kanske annorlunda företagskultur och lagstiftning. Ju mer man då kan reglera i avtal desto mindre riskerar man att hamna i tvister eller konflikter i ett senare skede.
– Det är inte säkert att ett avtal förhindrar att en tvist uppstår ändå, men med ett avtal på plats finns det i alla fall något att hänvisa till när man argumenterar för sin uppfattning.
En av de centrala frågorna kring avtalsskrivning med utländska kunder eller partners är den kring vilket lands lagstiftning som ska gälla vid tvist om avtalet.
En av de centrala frågorna kring avtalsskrivning med utländska kunder eller partners är den kring vilket lands lagstiftning som ska gälla vid tvist om avtalet. Kan man få motparten att gå med på det är det en fördel att avtala att svensk lagstiftning gäller och att tvisten ska lösas i svensk domstol.
– Det är så klart bättre att lösa en tvist inom ett domstolssystem man känner till, säger Linnell Zyto. Skulle man bli instämd i ett helt annat land behöver man ett lokalt ombud som kan processa i just det landet. Om avtalet behöver tolkas är det också fördelaktigt om svensk rätt tillämpas.
Innehåller avtalet känsliga uppgifter, som behöver hållas utanför offentligheten, kan man överväga att skriva in en skiljeförfarandeklausul i avtalet. Det innebär att man avsäger sig rätten att väcka talan i allmän domstol och i stället bedöms avtalet av en tvistenämnd i en separat process, som inte är offentlig.
– Det är snabbare och säkrare ur företagshemlighetsperspektiv, men också dyrare. Man måste inte bara betala ombudskostnader utan också för själva skiljenämnden. Skriver man på ett sådant avtal bör man vara medveten om vad det innebär och vilka möjligheter man väljer bort.
I och med att skiljedomsförfarande är just dyrare är det för många egenföretagare inte ett tänkbart alternativ. Särskilt inte om man riskerar att förlora mot en mer resursstark motpart. Väljer man som egenföretagare skiljedomsförfarande bör man därför ha räknat ordentligt för att säkerställa att man skulle ha råd med ett negativt utfall.
Väljer man som egenföretagare skiljedomsförfarande bör man därför ha räknat ordentligt för att säkerställa att man skulle ha råd med ett negativt utfall.
Oavsett vilket tillvägagångssätt man väljer för att lösa tvisten bör man också vara beredd på att själva verkställandet av utfallet kan ta tid.
– Du behöver hjälp av myndigheter för att driva igenom ditt krav, säger Linell Zyto. I Sverige går du till kronofogdemyndigheten, men ska man söka verkställighet i till exempel ett annat EU-land så är det inte säkert att processen är lika snabb, effektiv och billig som om Kronofogdemyndigheten gör den här hemma. Det blir en extra dimension, för lyckas man vinna en tvist, men sen inte får domen verkställd är det inte till någon större nytta.
Nästa artikel
Tina har drivit sitt företag Friskoteket som enskild firma sedan 1998. Hon hade gått en utbildning i massage och friskvård och ett av de första uppdragen var som massör för hockeylaget i Tranås. Livet tog nya vägar och 2004 flyttade hon till Norrbotten med utmaningen att etablera sin verksamhet på en ny ort. Idag bor hon i Luleå, men Friskotekets kunder finns över hela landet.
min utbildning är livet och mitt erbjudande en godispåse som utgår ifrån allt jag lärt mig
Verksamheten i Friskoteket har varierat under åren, från att från början handla om massage till att, efter en period med utbrändhet och även bröstcancer, övergå mer till coachning och föreläsningar men även ekonomi-jobb.
- Som egenföretagare tänker jag att min utbildning är livet och mitt erbjudande en godispåse som utgår ifrån allt jag lärt mig – allt från bokföring till coaching. Man kan inte studera sig till en bröstcancerresa eller en utbrändhetsresa.
Min Firma går över till att fråga Tina om bokföring, fakturering och bokslut. Den löpande faktureringen har Tina alltid gjort själv.
- Själva faktureringen är ju en viktig del i belöningen, säger Tina. Det visar det jag gör i min verksamhet. Och det är ju viktigt att fakturera löpande eftersom intäkterna ofta kommer först efter 30 dagar.
Hon tar också själv hand om företagets bokföring och stämmer löpande av sin F-skatt. Att ha koll på bokföringen hjälper henne att hålla koll på hur det går och hur mycket hon behöver sälja in för att kunna ta ut den lön hon planerat för.
- Jag ser det som en rolig och inspirerande utmaning att hela tiden optimera min verksamhet, säger hon. Hur mycket behöver jag sälja, vad går bäst att sälja just nu och var jag bör marknadsföra mig för att nå fram till "rätt" kunder.
Under de första åren tog Tina hjälp i samband med bokslut och deklarationen.
- Jag behövde lite tips för att förstå hur jag skulle redovisa vinst i företaget. Och helt enkelt hur jag skulle deklarera, säger hon. Men det var ju innan vi kunde deklarera digitalt. Nu gör jag det på egen hand utan problem.
utvärderar då och då på om hon ska ombilda företaget till aktiebolag
Friskoteket har Tina alltid drivit som enskild firma, men Tina utvärderar då och då på om hon ska ombilda företaget till aktiebolag. Ibland tar hon hjälp av någon i sitt nätverk för att bolla frågan.
- Säg att du ska köpa en maskin för ett par hundra tusen, då är det nog bra med aktiebolag. Inom en del branscher ses också aktiebolagsformen som mer seriöst, har jag förstått, säger hon. Men för en verksamhet som min egen, där det bara är jag själv som säljer timmar, så funkar det än så länge bra med enskild firma.
lyfter vikten av att spara till sin pension
Tina lyfter vikten av att spara till sin pension. Själv sparar hon pengar på banken inför sin pension, för att på så sätt ha koll på sitt eget pensionskapital.
Min Firma och Tina går över till att prata om läget på arbetsmarknaden, där nu många pratar om lågkonjunktur. Hennes starkaste tips är att se möjligheter trots lågkonjunktur.
- Undersök hur du kan bredda din verksamhet genom att gå igenom vad du kan erbjuda utöver det du erbjuder dina kunder idag, säger hon.
Hon påminner i samma andetag om vikten att uppdatera verksamheter i registreringsbeviset och att också vara noga med försäkringar för alla delar i sin verksamhet – och även för sig själv.
Att vara självsnäll handlar för mig om att tänka långsiktigt
Avslutningsvis presenterar Tina ett nytt begrepp – att vara självsnäll.
- Att vara självsnäll handlar för mig om att tänka långsiktigt. Att både vara lite tuff och bestämd mot sig själv, men på ett balanserat sätt som gör att jag håller länge. Det är ju jag som bestämmer själv över mitt liv, något jag bär med mig i mina beslut.
Vill du berätta om din egenföretagarresa vid en nätverksträff, eller i Min Firma? Hör då av dig till egenforetagare@unionen.se.
Text: Cecilia Björk
