Ge konstruktiv feedback

Feedback är ett viktigt verktyg

Vi människor lever i sociala sammanhang som påverkar vårt beteende, våra känslor och vår utveckling. Det gäller även på arbetsplatsen för dig och dina medarbetare.

Genom att ge feedback på arbetsinsatser eller hur beteende uppfattas av andra och hur det påverkar situationen, bidrar du till att dina medarbetare utvecklas. Det betyder inte att alla uppskattar feedback lika mycket, utan du måste lära känna dina medarbetares preferenser vad gäller hur din feedback ska kommuniceras. Du som chef måste ta initiativ till att ge feedback och det räcker inte med en gång per år vid utvecklingssamtalet.

En bra modell för att få in arbetet med feedback på ett naturligt sätt är att boka in ett 5-15 minuters avstämningsmöte med var och en av dina medarbetare varje vecka. 

All feedback ska vara konstruktiv

Att din feedback är konstruktiv handlar om att din återkoppling ska stärka ett positivt beteende eller hjälpa medarbetaren att utvecklas. Målet bör vara att medarbetaren går stärkt ur dessa samtal.

Om det gäller situationer där du behöver ge allvarlig kritik eller om det handlar om att hantera en brottslig situation, kan du läsa mer om Det svåra samtalet: Att ge allvarlig kritik – för dig som chef.

Några saker att tänka på

1. Förbered dig: Tänk igenom hur du vill att det du säger till din medarbetare ska landa. Förbered med konkreta situationer som du vill återkoppla utifrån, så att du kan formulera dig med exempelvis ”När jag såg…” eller ”När jag hörde…”. Fundera också på hur du ska formulera konsekvenserna eller vad det gjorde med dig, så att medarbetaren förstår.
2. Tid och plats för feedback: Om det enbart är positiv och lite snabb feedback du vill ge, så gör det så fort som möjligt. Är det blandad feedback där du även vill diskutera förbättringsförslag, är det bra att ha samtalet mer planerat och enskilt.
3. Börja med positiv feedback: Inled samtalet med den positiva återkopplingen, och balansera under samtalet feedback på områden där du ser att medarbetaren behöver justera sitt beteende. Syftet är att medarbetaren ska få insikter för att kunna utvecklas.
4. Var specifik och konstruktiv i din feedback: Använd exempel som du har med från dina förberedelser och beskriv vad du såg och hörde i situationen du refererar till. Berätta vad som var bra och ge konkreta förslag på hur medarbetaren kan göra annorlunda i framtiden.
5. Håll fokus på beteende: Undvik att ge feedback i form av kritik eller personliga påhopp. Undvik också att använda begrepp som att ”Alla tycker att…”. Ge istället feedback utifrån dig själv, så långt som möjligt. Håll fokus på beteenden som har gett positiva effekter i situationen, respektive beteenden som du anser att medarbetaren bör justera för att det ska bli bättre. Var också konkret med förslag på hur det kan göras på ett konstruktivt sätt.
6. Lyssna på medarbetaren: Ge alltid medarbetare chansen att förklara sin synvinkel och hur de ser på situationen. Detta kan bland annat hjälpa dig som chef att förstå dina medarbetares tankeprocess och ge mer effektiv feedback.
7. Följ upp: Följ upp med medarbetaren efter feedbacken och visa att du bryr dig om deras utveckling.

Några exempel på formuleringar på feedback

• ”När du vände kundklagomålet i morse och fick kunden att förnya sin beställning, då hörde jag att du verkligen lyssnade och använde kundens ord i din argumentation. Bra jobbat!”
• ”Vi hade ju möte igår. Jag noterade att du kom 10 minuter för sent. Jag har sett att du har varit sen till möten vid fler tillfällen, några exempel är … Det blir inte bra för de andra på mötet när du kommer in efter att vi har startat och jag blir även orolig för att du missar information. Hur går dina tankar om det?.... Jag skulle önska att du är på plats när mötet börjar.”
• ”Jag uppskattar verkligen ditt engagemang vid våra möten! Du kommer också med bra idéer som jag gärna tar till mig. Ett exempel är…. Vid mötena noterar jag också att några i gruppen blir lite tillbakadragna och jag funderar också över om du med din energi kanske tar lite mycket prattid vid mötet. Det vore fint om vi kan hjälpas åt så att alla i gruppen får ungefär lika mycket utrymme. Det är såklart den som håller i mötets uppgift att fördela ordet, men har du själv något förslag på hur vi skulle kunna förändra det här?”

Sammanfattning

• Syftet är att hjälpa medarbetaren att utvecklas.
• Var snabb med feedback, men tänk till först hur du bäst serverar den.
• Vänj dina medarbetare vid att du ofta ger dem både beröm och kritik, så att de uppfattar att du hela tiden vill ge dem möjligheter att utvecklas.
• 7:1 är en bra relation mellan positiv och negativ feedback.