Checklista: Digitalt årsmöte

Planerar ni att ha ett digitalt årsmöte ? Enligt Unionens riktlinjer för distansmöten räknas ett digitalt möte, där deltagarna möts via teknik med ljud och bild (eller enbart ljud), som ett vanligt fysiskt möte. Det går alltså bra att genomföra ett digitalt årsmöte men det några saker som är bra att tänka på och förbereda så att ert digitala årsmöte blir så bra som möjligt.

Teknik för digitalt årsmöte

• Bestäm vilken teknisk plattform (till exempelvis Teams, Skype, Zoom eller liknande) ni ska använda för mötet.
• Om ni använder arbetsgivarens plattform, kolla med arbetsgivaren att det är okej att använda den för ert möte.
• Beroende på vilken plattform ni väljer kan ni behöva be medlemmarna ladda ner någon app för att kunna delta (om ni inte använder er av företagets/organisationens system). Det är bra om ni som ska hålla i mötet har ett testmöte i god tid innan själva årsmötet.
• Kolla om det finns någon form av omröstningsfunktion i det verktyg ni ska använda. Ta reda på hur det funkar och testa det i god tid innan mötet.
• Som inspiration inför mötet kan ni kika på Sensus samlingssida för digitala möten.

Information till medlemmarna

• Använd helst Årsmötesverktyget på unionen.se för att bjuda in till mötet. Skickar ni inbjudan via Outlook eller annat e-postprogram – kom ihåg att skicka inbjudan som hemlig kopia så att mottagarna inte ser varandras namn och e-postadresser. I Outlook är det inte möjligt att använda funktionen dold kopia vid kalenderbokningar så skicka då mötesinbjudan per e-post. Sker mötet i Teams är det möjligt att klistra in länken till mötet i mejlet. Stöd i GDPR-frågor.
• Beroende på val av plattform behöver medlemmarna informeras om hur de ska göra, till exempel om de behöver ladda ner något program eller om det räcker med att klicka på en länk.
• Om ni använder arbetsgivarens verktyg, informera medlemmarna om att det innebär att arbetsgivaren då kan få kunskap om att de är medlemmar i Unionen, eftersom det går att se i systemet vilka som är inbjudna till mötet.
• Om någon absolut inte vill röja sitt medlemskap, försök att hitta en annan lösning för deltagande. Det kan till exempel vara att flera personer sitter tillsammans med en ledamot i klubbstyrelsen, och deltar via dennes inlogg. Kontakta regionkontoret för mer information och hjälp.
• Informera inför och under mötet om att ALDRIG använda chatten för att diskutera fackliga frågor om ni använder arbetsgivarens verktyg. Chatten sparas och kan läsas av arbetsgivaren. Parallella diskussioner i chatten är dessutom både störande och svåra för mötesordförande att hålla koll på. Inlägg i en diskussion ska därför göras muntligt.

Förbered er!

• Bekanta er med Årsmötesverktyget. Det använder ni för att bjuda in till mötet, skapa dagordning, skriva, signera och skicka in protokoll och anmäla uppdrag i klubben.
• Kolla in tips och råd om att hålla årsmöten i allmänhet och digitala årsmöten. Där finns även guider med talarmanus för klubbordförande och mötesordförande och tydlig information om vad de olika dagordningspunkterna är och hur man ska gå tillväga för att hålla ett tydligt och demokratiskt möte. Där finns också en hel handbok för mötesordförande som vi rekommenderar att man läser igenom inför mötet.
• Öva! Gå igenom mötet tillsammans med mötesordförande. Vad kan det uppstå för frågor? Kommer det att göras några komplicerade omröstningar?
  • Har ni någon teknisk intresserad i klubben som kan hjälpa till med tekniken?
  • Diskutera igenom innan mötet hur ni ska göra med röstlängden. Det kan vara att låta någon (till exempel den som ska väljas till sekreterare) notera vilka som loggar in på mötet som har rösträtt, eller att be deltagarna skriva namn och uppdrag i något enkätverktyg.
  • Bestäm också redan innan mötet hur ni ska hålla koll på talarlista. Kanske bör någon få i uppdrag att hjälpa mötesordföranden att göra en talarlista (till exempel kolla uppräckta händer).
• Vem/vilka ska vara rösträknare? Informera om att de eventuellt kan behöva jobba aktivt under mötet om ni väljer att maila in röster.
• Ha handlingarna tillgängliga. Antingen på en separat skärm eller utskrivna.
• Ha gärna ett testmöte i god tid innan själva årsmötet för att se att tekniken fungerar.
• Kontakta Unionens regionkontor om ni behöver hjälp!

Förslag till text på inbjudan till det digitala årsmötet

Vi rekommenderar att ni använder Årsmötesverktyget för att bjuda in medlemmarna till årsmötet. Men om ni av någon anledning inte kan använda det hittar ni ett förslag på text till inbjudan här:

Välkommen till klubbens årsmöte den XX!

Tid:

Plats: (teknisk plattform och information om man behöver ladda ner något)

Handlingar: (beskrivning av var man kan hitta handlingarna)

Viktig info om digitala årsmöten!
Alt 1. Eftersom vi kommer att använda mötesplattformen X så behöver du (beskrivning av vad som kan behöva göras, till exempel ladda ner app).

Alt 2 Eftersom vi kommer att använda oss av Y, den mötesplattform vi använder i jobbet, så är det några saker som du behöver känna till:

1. Vi använder inte chatten för att diskutera fackliga frågor. Alla inlägg som rör vårt arbete ska göras genom att du begär ordet.
2. I och med att vi är i företagets/organisationens IT-miljö innebär det att vår arbetsgivare kan få kännedom om att du är med i Unionen. Har du funderingar kring det så kontakta oss i styrelsen.

Logga in i god tid, vi börjar med en incheckning för att se till så att alla kommer in ordentligt och får ordning på ljud och bild. Ser fram emot att ses!