Låt luren ta en lur – dags att införa mobilpolicy

Att ha kontoret i fickan har sina fördelar, men när den inkräktar på annat – när kollegor slutar lyssna på varandra på möten för att mobilen surrar, eller när samtalet från chefen avbryter mitt i din sagostund med sonen, ja, då är det dags att sätta tydliga förhållningsregler. Det ökar fokus och arbetsro, och ger dig mer tid till det du verkligen vill och behöver göra.  Här är förslag på vad en mobil- och mejlpolicy kan innehålla.

Ta fram en egen till företaget eller arbetsgruppen. Kom ihåg att följa upp policyn regelbundet. Se om den efterlevs. Och om något behöver förändras.

Två gyllene regler:

1. Det finns ingen förväntan på svar efter ordinarie arbetstid.
2. Respektera dina kollegors och chefers fritid, sjukfrånvaro och vabb.

Så tänker vi kring mejl och mobil:

• Sätt mobilen på ljudlöst när du är på kontoret – även dina kollegor störs av din telefons ring och pling.
• Lägg undan mobilen när du sitter i möte, och lyssna istället på de andra mötesdeltagarna. Att inte göra det, är att uppta andras tid i onödan.
• Tänk till innan du ringer eller mejlar kollegor efter arbetstid.
• När du mejlar, var noggrann med vem som får kopia på mejlet, skicka inte kopior i onödan.
• Om du mejlar utanför arbetstid, så var tydlig med om du förväntar dig svar och varför – eller om det kan vänta till imorgon.
• Om du måste skicka iväg några mejl en kväll, så tidsinställ dem gärna, så att mottagaren får dem först nästa arbetsdag. (I Outlook finns exempelvis funktionen ”delivery delayed”.)
• Svara inte på mejl på kvällar och helger, om inte absolut nödvändigt.
• Undantag är såklart akuta situationer samt jobb mot annan tidszon – var tydlig med att ärendet är brådskar och när svar förväntas.
• ____fyll i det som passar er arbetsplats______