Datasäkerhetsrutin för Allmänna klubbar och Samverkansgrupper

Fackligt medlemskap = känslig uppgift

Då fackligt medlemskap är en känslig personuppgift enligt dataskyddsförordningen (GDPR) så behöver informationen skyddas väl, och den får inte röjas för utomstående.

Företrädare för Unionen har ett ansvar att se till att Unionen säkrar skyddet, så att känsliga personuppgifter om ett fackligt medlemskap inte lämnas ut till obehörig.

När aktiviteter hålls av Unionens Allmänna klubbar eller Samverkansgrupper där privata e-postadresser används behöver företrädarna säkerställa att:

• Allmänna klubbars eller Samverkansgruppers samtliga utskick/inbjudningar till medlemmarna via e-post sänds ut som ”hemlig kopia” så att medlemmarna som är mottagare, inte kan se övriga medlemmar som utskicket/inbjudan vänder sig till.
• Unionen lämnar som huvudregel inte ut information om vem som är medlem i förbundet. Om en Allmän klubb eller Samverkansgrupp håller aktivitet där deltagande medlemmar söker andra medlemmar för att till exempel bilda en arbetsgrupp i en fråga, så behöver Allmänna klubben eller Samverkans-gruppen inhämta ett skriftligt godkännande av medlem som har ett intresse av att delta i arbetsgrupp, innan Allmänna klubben eller Samverkansgruppen lämnar ut uppgifter om medlemskapet till den frågande medlemmen. Det kan lättast göras via att intresserade medlemmar e-postar till den Allmänna klubben eller Samverkansgruppen om att det är ok att lämna ut sina kontaktuppgifter, till exempel till den medlemmen som önskade starta en arbets-grupp.
• Allmänna klubben eller Samverkansgruppen inte behåller personuppgifter såsom namn och dylikt längre än behovet finns. Efter avslutad aktivitet ska därför samtliga personuppgifter rensas. Det görs lättast genom att dra all e-post med personuppgifter som rör deltagande medlemmar till papperskorgen i Outlook och därefter trycka på ”Töm mappen”.