Chef: 5 utmaningar med hybridjobb – och hur du löser dem

Under pandemin blev det tydligt att de flesta tjänstemannajobb kan utföras på distans, och många lärde sig gilla flexibiliteten det innebär. Nu vill man inte gå tillbaka till gamla rutiner, utan ser en chans till ett i grunden förändrat arbetssätt. Man vill hybridjobba, alltså vara på kontoret ibland och hemma ibland. Långt ifrån alla chefer är lika förtjusta i tanken. Forskaren Linda Widar vid Högskolan i Gävle, som skriver en avhandling om möjligheter och utmaningar med distansarbete för hälsa, välbefinnande och ledarskap, kan förstå varför.

- Många chefer känner en kontrollförlust. Att gå runt och se sina medarbetare gör att man vet ungefär vad människor gör och snappar upp lite av hur de mår. När medarbetarna inte finns på plats måste man ändra strategi. Får man inte stöd i det, så är det klart att det känns jobbigt eller otryggt, och då vill man kanske gå tillbaka till tidigare rutiner, säger Linda Widar.

hybridjobbandet verkar
vara här för att stanna

Men som alltid är förändring det enda konstanta, och hybridjobbandet verkar vara här för att stanna. Inte minst för att så många säger sig vara villiga att byta jobb om man inte ges möjlighet att jobba på distans några dagar i veckan. Och det finns tydliga fördelar även för arbetsgivare.  

- Man kan tjäna pengar på att dra ner på kontorsytan, samtidigt som en större flexibilitet kan ge gladare och effektivare medarbetare. Dessutom kan man lättare säkra kompetens genom att expandera rekryteringsområdet. Folk behöver inte längre bo nära kontoret när de inte måste åka in varje dag, säger Linda Widar.

Hybridjobbandets 5 utmaningar – och hur du löser dem

Vanliga funderingar kring hybridjobbandet handlar om ”de 5 k:na”; kommunikation, koordination, kontakt, kreativitet och kultur. Forskaren Linda Widar tipsar om hur du som chef kan tänka för att få bättre flyt på det nya normala.

1. Kommunikation

Vi fick en crash course i digitala verktyg när pandemin drog igång och de flesta har sedan länge fått upp farten, men nu kan övergången till hybrid kännas skakig. Exempelvis kanske inte videokonferens-tekniken fungerar som den ska på kontoret. Och när viss kommunikation tas i korridoren och annan digitalt, så blir det lätt rörigt.

Så kan du tänka: Hybridmöten fungerar sällan bra, visar forskning, så tipset är att ha så få hybridmöten som möjligt. Titta på varje möte, fundera på varför ni ska ha det, vad som är syftet och vad det finns för behov relativt det syftet. Försök sedan välja om ni ska ha mötet digitalt eller på plats. Generellt visar forskning att avstämningsmöten och rena informationsmöten fungerar bra digitalt, medan kreativa möten gör sig bättre på plats där man lättare kan läsa av varandra. Vid viktiga projekt med många inblandade, skapa en digital kanal där dokument delas och feedback ges, så att alla har koll på det mesta.

2. Koordination

Vem är i loopen och inte? Hur ska projekt och annat koordineras. Ja, det krävs lite extra eftertanke att koordinera ett team där vissa är på plats och andra jobbar på distans.

Så kan du tänka: Forskningen återkommer till att i team där man redan känner varandra fungerar distansarbetet generellt bättre, man behöver exempelvis inte tolka in underliggande meningar i mejl när man redan vet hur personen i fråga kommunicerar. Om ni i gruppen inte känner varandra särskilt väl, lägg lite tid på nätverkande. En annan vanlig stötesten är att alla lägger upp sina arbetsdagar precis som det passar dem, vilket kan göra att man överlappar varandra och sällan ses. Det här kan bli problematiskt för dig som chef. I en av mina studier ser jag att chefer måste bli konfliktlösare när kollegor klagar på att andra inte är närvarande. Så försök att samla gruppen och gå igenom vilka uppgifter ni har, vilka som behöver utföras tillsammans och hur ni ska lägga upp ert arbete, så att det finns en samsyn.

3. Kontakt

På det sociala planet är hybridjobbandet en utmaning. Vi vet att mycket lärande sker på arbetsplatsen, där vi coachar varandra. Där har tidigare även professionella nätverk byggts. Att träffa människor fysiskt kan också viktigt för vår psykiska hälsa.

Så kan du tänka: Ta höjd för att människors behov skiljer sig åt. För vissa är det bra för den psykiska hälsan att träffa andra, medan personer med särskilda behov kan tycka att det är skönt att slippa den sociala biten. Som chef bör du också fundera på hur relationerna i gruppen ser ut. Många framhäver det socialas betydelse för kulturskapandet, men det förutsätter ju att stämningen är god. Så det skaver socialt kan det vara bra att dra tillbaka folk till kontoret mer frekvent, så att ni ska kan jobba er igenom detta. För att sedan vidmakthålla goda relationer är det bra att skapa rutiner för när och hur ni träffas. Känn också av om någon medarbetare är borta väldigt mycket, och försök få fatt i vad det handlar om.

4. Kreativitet

Den samlade kreativiteten kan ta stryk när vi jobbar på distans. Visst kan man ses på zoom och brainstorma, men när man inte kan fylla i varandras meningar utan att det börjar hacka blir det svårare att bolla idéer. Även den individuella kreativiteten riskerar att ta stryk. Visst kan tystnad få tankar att bubbla upp, men vi behöver också kontakt med andra, spontana konversationer och oväntade intryck för att komma på idéer.

Så kan du tänka: Här skiljer det sig också åt. I digitalt utvecklade verksamheter, som IT-branschen, där man sedan länge är bekant med allsköns digitala verktyg kan det kreativa flyta på friktionsfritt även online. I andra verksamheter där den digitala kompetensen är lägre kanske det kreativa behöver underblåsas i ett fysiskt möte. Det kan också vara schysst att ta in en IT-pedagog, som får presentera vad det finns för verktyg att tillgå och hur man använder dem.

5. Kultur

Det är ju en sak med medarbetare som jobbat på arbetsplatsen i 15 år. Kulturen sitter i ryggmärgen. Men hur ska man integrera nyanställda?

Så kan du tänka: Den här oron är delvis överdriven. Förutsatt att man inte jobbar helt på distans så kommer kulturen att förmedlas genom att man interagerar med varandra i den fysiska miljön. Är du ändå rädd för att kulturen ska gå förlorad, så skapa förutsättningar för regelbundet kollegialt utbyte i det fysiska rummet. Får ni en ny kollega, så uppmuntra andra i teamet att vara mentor för nykomlingen. Den som har jobbat på ett ställe länge blir automatiskt en spegling av kulturen, och kommer omedvetet att uttrycka den.