Som chef måste du arbeta systematiskt med organisatorisk och social arbetsmiljö. När dina medarbetare jobbar hemma så har du generellt samma arbetsmiljöansvar som när de är på kontoret, men det finns några områden som du behöver vara särskilt uppmärksam på vid distansarbete.
Om dina medarbetare jobbar en stor del av sin arbetstid på distans kan du som chef eventuellt uppleva att du tappar kontrollen över verksamheten som du ansvarar för och över vad dina medarbetare gör. I vissa fall kanske du upplever att du tappar tilliten till medarbetarna eftersom du helt enkelt inte ser att de arbetar.
Vissa verksamheter försöker skapa en känsla av kontroll genom att använda tidrapportering eller andra former av strukturer för rapportering. Sådan rapportering kan fungera, men det riskerar att skapa en känsla av meningslös administration för dina medarbetare. Det kan också skapa en känsla av att du som chef, eller ledningen, inte litar på sina medarbetare. En arbetsmiljö som präglas av en sådan misstro löper en ökad risk för konflikter på arbetsplatsen. Om dina medarbetare har en känsla av att vara kontrollerade kan det dessutom påverka deras kreativitet negativt.
Men balansen mellan tillit och kontroll är hårfin. Ett generellt tips för att lyckas är att försöka skapa en relation som är aktiv, tydlig och kanske också nyfiken mellan dig och dina medarbetare.
Var tydlig med vad som förväntas och när det ska vara klart. Följ upp arbetet.
Var noggrann med att alla individuella bedömningar av dina medarbetare görs utifrån saklig grund, uppdrag och individ. Undvik bedömningar baserade på magkänsla.
Följ upp utifrån behov – både utifrån uppdrag och individ. Våga släppa kontrollen.
Jobba aktivt och medvetet med tillit.
Om en stor del av arbetet sker på distans finns det en risk att medarbetarna får en minskad känsla av identifikation och samhörighet med organisationens vision och uppdrag. Den fysiska distansen kan med andra ord leda till en slags psykologisk distansering. En viktig uppgift för dig som chef är därför att minska eller överbrygga ”gapet” som kan uppstå mellan medarbetare och organisation vid distansarbete.
Löpande ge information om aktuella frågor från ledningsgruppen som berör verksamheten i sin helhet.
Uppmuntra och underlätta utbyte av information inom organisationen.
Sträva efter en inkluderande ledarskapsstil där medarbetarna ges ökade möjligheter att bidra med sina tankar och idéer.
Aktivt bygga tillit.
Regelbundet bjuda in olika delar av verksamheten för att bidra till en ökad kunskap om vad som pågår utanför den egna arbetsgruppen.
Du som chef behöver tänka igenom hur du upprätthåller relationen med dina medarbetare när de jobbar på distans. Oavsett om ni har kontakt skriftligt via digitala kanaler eller om ni har digitala möten så försvinner en del av kommunikationen, exempelvis genom att inte kunna se kroppsspråk.
Det finns också studier som visar att digitala möten är upp till 80 procent mer kognitivt belastande än fysiska möten. Det kan förklara att digitala möten kan upplevas som betydligt mer krävande, både för dig och dina medarbetare.
Det är också bra att påminnas om att de små och spontana samtalen vid kaffeautomaten eller i korridoren inte blir möjliga på samma sätt vid distansarbete.
Ha täta och kortare avstämningssamtal.
Variera samtalen mellan digitala möten och telefonsamtal.
Var tydlig i dina budskap.
Bjud medvetet in till reflektion vid samtalen. Sammanfatta gärna reflektionerna då och då för att medarbetaren ska känna att du har lyssnat.
Sammanfatta gärna vad ni kommit överens om i slutet av samtalet.
Arbetsgivaren är skyldig att ha en lämpligt organiserad verksamhet för arbetsanpassning och rehabilitering. I detta ingår att ha rutiner för att upptäcka tidiga varningssignaler på ohälsa. Ju tidigare åtgärder kan sättas in, desto bättre och desto mer effektivt går det att förebygga ohälsa.
För att du som chef ska få kännedom om att en medarbetare är på väg att drabbas av ohälsa är det i första hand avgörande att det finns en förtroendefull dialog mellan dig och dina medarbetare. Dialog och förtroende kan både byggas och upprätthållas vid distansarbete, men det kräver ett ledarskap som medvetet arbetar utifrån det.
Men ett förebyggande arbete som bara bygger på en god dialog är inte tillräckligt. Det kan finnas en känsla av skam och/eller förnekelse när en medarbetare är på väg att drabbas av ohälsa. Det blir i praktiken ett hinder för en strategi som bygger på att medarbetare självmant berättar för dig när de inte mår bra. Exempel på det kan vara missbruksproblem, där både skam och förnekelse vanligt, eller en begynnande utmattning, där förnekelse är vanligt.
Distansarbete försvårar väsentligt möjligheterna att se de små tecknen på att någonting inte står rätt till hos dina medarbetare. Det är därför viktigt att ni på er arbetsplats tänker igenom och skapar rutiner för hur tidiga tecken på ohälsa ska kunna fångas upp i de situationer där dialog inte räcker till. Detta skäl är också en anledning till att distansarbete bör vara en arbetsform som kompletterar arbete i arbetsgivarens lokaler – och inte ersätter det.
Ha en plan för att upptäcka ohälsa hos dina medarbetare. Ta fram planen i samarbete med arbetsmiljöombud och att ta hjälp av dina medarbetare att förankra den.
Involvera dina medarbetare i att vara uppmärksamma och omtänksamma kollegor till varandra. Då ökar möjligheterna att upptäcka och åtgärda ohälsa.
Var uppmärksam på förändringar. Exempelvis om medarbetare inte deltar på digitala fikan och möten eller när en medarbetare som normalt alltid deltar med kameran påslagen plötsligt inte gör det.
När du och dina medarbetare är på kontoret så blir det ännu viktigare att du träffar dem, även vid fikor eller i andra sociala sammanhang.
Forskare har undersökt hur kvinnor och mäns nyttjande av distansarbete tenderar att tolkas av omgivningen. Det finns studier som visar att kvinnor som vill arbeta under mer flexibla arbetsformer förväntas/tolkas vilja göra det av familjeskäl, medan män som vill arbeta flexibelt i större utsträckning förväntas/tolkas vilja göra det av produktivitetsskäl. Bedömningen vid exempelvis lönesättning riskerar därför att bli olika utifrån chefens syn på orsaken till distansarbete.
Var uppmärksam på dina egna förutfattade meningar om dina medarbetare. Basera värderingen av en arbetsinsats på saklighet, inte magkänsla.
Fundera på om du själv har varit tydlig med din förväntan på leverans och om du har följt upp arbetet. Det vill säga om du har gett dig själv möjlighet att göra sakliga bedömningar av din medarbetares insats.
Vid distansarbete får den enskilda medarbetaren en större roll i arbetsmiljöarbetet. Dels måste medarbetaren aktivt delta vid riskbedömning av den fysiska arbetsmiljön och dels behöver medarbetaren mer generellt kunna förstå, se och påtala risker och brister i arbetsmiljön.
Din roll som chef är att vara tydlig med vikten av att dina medarbetare själva tar ansvar för att rapportera risker i sin arbetsmiljö, när de i stor utsträckning jobbar på distans. Det är också viktigt att du som chef ser till att medarbetarna har kännedom om vilka risker som finns i arbetet och kännedom om hur riskerna ska kunna undvikas.
Det är också viktigt att du som chef verkligen lyssnar på dina medarbetares inspel gällande den egna arbetsmiljön och vidtar åtgärder där du bedömer att det behövs.
Om det uppstår arbetsmiljöproblem så bör du dock undvika att, som en snabb åtgärd, ta bort möjligheten till distansarbete. Antagligen minskar viljan från dina medarbetare att rapportera arbetsmiljöproblem, innan de har gått för långt, om de vet att deras möjlighet till distansarbete kan tas bort om du får information om arbetsmiljöproblemen.
Digitala möten är betydligt mer kognitivt belastande än fysiska möten. Uppmuntra därför dina medarbetare att lägga in pauser under dagen om deras arbete till stor del består av digitala möten.
Distansarbete kan leda till att gränserna mellan arbete och fritid suddas ut. Detta kan i sin tur minska kvaliteten på återhämtningen och bidra till en ökad risk för stressrelaterad ohälsa. Flexibla arbetsformer kan uppskattas mycket, men det är viktigt att medarbetarna har kunskap om riskerna med att ständigt ha arbetet ”puttrande”. Det är viktigt att medarbetarna får förutsättningar för en ostörd fritid.
Du som ledare behöver uppdatera dig om vad som gäller och hur du kan ge dina medarbetare goda förutsättningar för en bra arbetsmiljö. Det kommer ständigt ny forskning om arbetsmiljö och du kan alltid lära dig mer.
En e-kurs om ditt arbetsmiljöansvar som chef.
En 2-dagarskurs för dig som är ny i chefsrollen, där arbetsmiljö är en stor del av kursen.
De digitala föreläsningarna OSA i praktiken och Arbetsmiljöansvaret för dig som chef
Kursen Bättre arbetsmiljö (BAM) där tipset är att gå tillsammans med arbetsmiljöombudet i din arbetsgrupp.
Är du ny som chef så gå gärna en utbildning i arbetsmiljö hos Prevent.
På Arbetsmiljöverkets hemsida hittar du Föreskrifter om organisatorisk och social arbetsmiljö, så kallade OSA-föreskrifter som ständigt uppdateras utifrån aktuell forskning.
Stöd och checklistor för att göra en riskbedömning hittar du bland annat hos Prevent.
