Värva nya medlemmar - behandling av potentiella medlemmars personuppgifter
Unionens behandling av potentiella medlemmars personuppgifter i värvningssyfte.
Inledning
Har du blivit kontaktad av Unionen med ändamålet att värva dig som medlem?
För att Unionen ska lyckas med allt vi vill förbättra i arbetslivet behöver vi många medlemmar. Att värva nya medlemmar är därför en central del i Unionens verksamhet, i syfte att bli en starkare kraft på svensk arbetsmarknad.
Unionen vidtar en rad åtgärder i syfte att värva nya medlemmar. Inom ramen för dessa åtgärder behandlas personuppgifter enligt EU:s dataskyddsförordning 2016/679/EU (”GDPR”) och den svenska kompletterande dataskyddslagen (2018:218).
För den behandling som beskrivs i denna information är det Unionen, org. nr 802001-5759 (nedan ”Unionen”, ”vi” eller ”oss”) personuppgiftsansvarig.
Nedan finner du information om hur Unionen behandlar personuppgifter om potentiella medlemmar inom ramen för den värvande verksamheten.
Unionen tar din integritet på stort allvar. Att dina personuppgifter behandlas med varsamhet och i enlighet med de krav lagstiftningen ställer är en självklarhet och en central förtroendefråga för Unionen. Öppenhet och transparens är ledord för vår behandling av dina personuppgifter. Genom att ta del av denna informationstext hoppas vi därför att du kommer att få en tydlig bild av hur vi behandlar dina uppgifter som medlem, och i och med detta känna dig trygg med att vi hanterar dina uppgifter.
Inom Unionen vidtar vi en mängd åtgärder för att säkerställa skyddet av dina personuppgifter, oavsett om de samlats in direkt från dig eller från någon annan. Vi har bland annat utsett dataskyddsombud vars primära uppgift är att granska att vi verkligen följer de lagar, regler och interna riktlinjer som gäller. Kontaktuppgifter till dataskyddsombudet finner du i slutet av denna information.
Inom ramen för medlemskapet i Unionen behandlas en rad uppgifter för en mängd olika ändamål. Sådan behandling beskrivs separat från denna information, under www.unionen.se/personuppgifter.
Utöver denna allmänna informationstext kan vi under vissa omständigheter lämna kompletterande eller separat information till dig om viss personuppgiftsbehandling. Sådan kompletterande information gäller i så fall i tillägg och med företräde framför denna allmänna informationstext.
Innehåll
De personuppgifter Unionen kan komma att behandla om dig i värvningssyfte kan inhämtas från ett antal olika källor.
- Från dig själv, till exempel i samband med påbörjad medlemsansökan eller annan intresseanmälan
- Från företag och andra, till exempel högskolor och Centrala studiestödsnämnden, som tillhandahåller adresslistor,
- Från personer som har tipsat oss om att du skulle kunna vilja bli medlem
- Från arbetsgivare
De personuppgifter som vi erhåller från andra än dig själv kan innefatta namn, personnummer och kontaktuppgifter såsom telefonnummer, adress, e-postadress och uppgifter om andra digitala kontaktvägar. Från lärosätena kan vi även inhämta uppgifter om din utbildning och därmed relaterade frågor.
För att få behandla personuppgifter krävs att det finns en laglig grund för behandlingen.
Sammanfattningsvis kan vi i värvningssyfte behandla dina personuppgifter med stöd av en eller flera av följande lagliga grunder:
- Samtycke – Du har uttryckligen lämnat ditt samtycke till behandlingen av dina personuppgifter för ett eller flera specifika ändamål.
- Avtal – Behandlingen av dina personuppgifter är nödvändig för att fullgöra ett avtal mellan dig och Unionen (medlemskapet) eller för att vidta åtgärder på begäran av dig innan ett sådant avtal ingås.
- Intresseavvägning – Behandlingen av dina personuppgifter är nödvändig för ändamål som rör Unionens eller tredje parts berättigade intressen, förutsatt att dina intressen eller grundläggande rättigheter och friheter inte väger tyngre.
I vår värvande verksamhet kan vi komma att behandla dina personuppgifter för de ändamål och med de lagliga grunder som framgår nedan. Det är viktigt för oss att du alltid är informerad om vad vi gör med dina personuppgifter, varför listan nedan kommer att uppdateras löpande när nya behandlingar införs.
| Ändamål | Laglig grund |
|
Behandla din medlemsansökan efter intresseanmälan. |
Behandlingen är nödvändig för att vidta åtgärder på begäran av dig innan ett avtal (medlemskapet) ingås. |
|
Marknadsföra medlemskapet och värva nya medlemmar, inbegripet
|
Intresseavvägning, varvid vårt berättigade intresse är att kunna marknadsföra medlemskapet och bli en starkare kraft på arbetsmarknaden genom att optimera marknadsföringskampanjer. |
|
Marknadsföra medlemskapet och värva nya medlemmar genom användning av hälsouppgifter m.m., inbegripet
|
Behandlingen sker endast efter inhämtande av särskilt samtycke från dig. |
| Ekonomistyrning, bokföring och redovisning |
Behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse.
Intresseavvägning, varvid vårt berättigade intresse är att kunna bedriva kostnadseffektiv och relevant verksamhet. |
Slutligen kan Unionen behandla dina personuppgifter i enlighet med vad som krävs enligt lag.
Unionen spårar webbtrafik genom användande av cookies. Mer information om vår cookiehantering finner du på https://www.unionen.se/om-unionen/om-unionens-webbplats.
För de behandlingar av personuppgifter som Unionen genomför med stöd av ditt samtycke gäller följande.
Att lämna sitt samtycke till en behandling av personuppgifter är alltid frivilligt.
Du kan närsomhelst återkalla ditt samtycke till behandlingar som sker för angivna ändamål. Sådan återkallelse påverkar inte lagligheten av vår behandling av dina personuppgifter för tiden innan ditt samtycke återkallades.
Om du inte samtycker till en behandling, eller återkallar ett samtycke som du tidigare har lämnat, kommer vi inte att behandla dina personuppgifter för det aktuella ändamålet.
För de ändamål och med stöd av den/de rättsliga grunder som anges ovan kan dina personuppgifter komma att lämnas ut till externa parter, såsom olika samarbetspartners.
Vi kan också lämna dina personuppgifter till leverantörer och andra samarbetspartners som för vår räkning genomför behandlingar av dina personuppgifter. De agerar då som så kallad personuppgiftsbiträden till Unionen. Under sådana omständigheter kommer vi genom avtal att vidta lämpliga åtgärder för att säkerställa korrekt och laglig behandling av dina personuppgifter. Det kan röra sig om följande kategorier av externa parter:
- Leverantörer av IT-system och IT-tjänster
- Företag som bedriver marknadsföring av medlemskapet för vår räkning
- Tryckeri för tryck och utskick av marknadsföringsmaterial
Vi kan i vissa fall även vara skyldiga att enligt lag, dom eller beslut lämna ut dina personuppgifter till myndigheter.
4.1 Mottagare utanför EU- och EES-området
Dina personuppgifter kommer som utgångspunkt inte att behandlas av Unionen utanför EU- och EES-området.
Mer information om Unionens cookiehantering finner du på www.unionen.se/om-unionen/om-unionens-webbplats.
Om Unionen anlitar personuppgiftsbiträde utanför EU- och EES-området kommer vi att vidta lämpliga skyddsåtgärder för säkerställande av att dina rättigheter och friheter tillvaratas, såsom genom ingående av standardiserade dataskyddsavtal.
Dina personuppgifter lagras under den tid som Unionen är skyldigt att spara uppgifterna enligt gällande lag och/eller kollektivavtal .
För personuppgifter/behandlingar där det inte finns någon laglig eller kollektivavtalad skyldighet eller regel som anger en viss tidsperiod för lagring av dina personuppgifter är principen som används för att fastställa lagringsperioden att dina personuppgifter inte ska lagras längre än vad som är nödvändigt för de ändamål för vilka uppgifterna behandlas.
I fall då det inte finns någon tidigare relation mellan Unionen och dig som potentiell medlem tas personuppgifterna om dig bort snarast efter det att de används. Personuppgifter sparas inte i värvningssyfte under längre tid än tre (3) månader från det datum då de samlats in.
Unionen vidtar tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder för att skydda dina personuppgifter mot oavsiktlig eller olaglig förstöring, förlust, ändring, obehörig delning, obehörig tillgång till samt andra olagliga eller obehöriga sätt att behandla personuppgifter.
Vi tillämpar särskilda rutiner och system för att skydda mot obehörig åtkomst till dina personuppgifter. Åtkomst till dina personuppgifter sker endast av personal som är särskilt utpekad och underleverantörer till Unionen som regleras av särskilda avtal. För att ytterligare reglera åtkomsten till dina personuppgifter har vi skapat olika behörighetsnivåer beroende på ärendetyp och arbetsuppgift. Unionens system är även skyddade för otillbörlig åtkomst av bland annat brandväggar.
Personuppgifter som sparas i dokument och behandlas manuellt förvaras i låsta lokaler med begränsad access. All personal på Unionen och personal hos underleverantörer som beviljats åtkomst till dina personuppgifter är skyldiga att hålla dessa uppgifter konfidentiella.
Du har som registrerad hos Unionen ett antal rättigheter som framgår nedan. Du hittar kontaktuppgifter till Unionen som personuppgiftsansvarig under punkt 8 Kontaktuppgifter.
- Rätt till tillgång – Du har rätt till tillgång till dina personuppgifter, vilket innebär att du har rätt att få bekräftelse på huruvida personuppgifter som rör dig behandlas och om så är fallet även få tillgång till personuppgifterna (så kallat registerutdrag) och viss ytterligare information om behandlingen.
- Rätt till dataportabilitet – Du har rätt till dataportabilitet, vilket innebär att du under vissa omständigheter har rätt att få del av sådana personuppgifter om dig som du tillhandahållit till oss, i syfte att du ska kunna överföra personuppgifterna till en annan personuppgiftsansvarig, till exempel vid byte av fackförbund.
- Rätt till rättelse – Du har rätt att få felaktiga uppgifter om dig rättade eller kompletterade.
- Rätt till radering – Du har rätt att få dina uppgifter raderade, om
- uppgifterna inte längre är nödvändiga för de ändamål för vilka de behandlas,
- du återkallar ditt samtycke för viss behandling och det därefter inte finns rättslig grund för Unionen att behandla uppgifterna,
- dina uppgifter har behandlats på ett olagligt sätt, eller
- behandlingen av dina uppgifter inte är nödvändig för att uppfylla tillämpliga lagkrav, för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk och/eller tillåten för arkiv- eller forskningsändamål.
- Rätt att återkalla samtycke – Om du har lämnat särskilt samtycke till viss behandling, har du alltid rätt att återkalla ditt samtycke.
- Rätt till invändning avseende intresseavvägning – När behandling sker med stöd av så kallad intresseavvägning har du rätt att när som helst göra invändningar mot behandlingen.
- Rätt till invändning mot direkt marknadsföring – Du har rätt att när som helst invända mot behandling av personuppgifter som avser dig för direkt marknadsföring. Då ska personuppgifterna inte längre behandlas för sådana ändamål.
- Rätt till begränsning – Du har rätt att få dina uppgifter begränsade om du bland annat bestrider uppgifternas korrekthet, eller om du invänt mot behandling enligt ovan, i båda fallen under den tid som vi utreder och kontrollerar din begäran.
- Rätt att klaga till Integritetsskyddsmyndigheten – Du har rätt att klaga till Integritetsskyddsmyndigheten om du anser att vi behandlar dina personuppgifter olagligt.
8.1 Kontaktuppgifter till personuppgiftsansvarig:
Om du har frågor om behandlingen av dina personuppgifter är du välkommen att kontakta oss. Detta sker enklast via kontaktsidan som du finner länk till nedan. Du kan även kontakta vårt dataskyddsombud.
Unionen, org. nr. 802001-5759,
Unionen
105 32 Stockholm
8.2 Kontaktuppgifter till Unionens dataskyddsombud:
Att: Dataskyddsombud
Unionen
105 32 Stockholm
dataskyddsombud@unionen.se
