Det kom en fråga från en teamchef. Hon hade fått tips från högre ort om att börja övervaka personer i sin grupp via olika programvaror. Får man ens göra det, undrade kvinnan? Unionens förbundsjurist ger svar.
Anna-Lena är mellanchef på ett företag i Stockholm. På en informell lunch med sin chef nämnde hon att några medarbetare på avdelningen verkar slacka. Eller hon misstänker att de inte riktigt gör sitt jobb.
”Du installerar programvaran. Fast du säger inget om det, såklart, annars är ju risken att de skärper sig när de vet att du kollar.”
Samma eftermiddag fick Anna-Lena ett tips från chefen om olika program hon kunde använda för att följa vad de anställda egentligen sysslar med på dator och mobil, ”Du installerar programvaran. Fast du säger inget om det, såklart, annars är ju risken att de skärper sig när de vet att du kollar.”
Anna-Lena tyckte att det här lät lite suspekt, så hon ringde Unionen för att kolla om det faktiskt är tillåtet.
Unionens förbundsjurist Susanna Kjällström rekommenderar Anna-Lena att inte göra detta – och radar upp flera skäl. Dels finns det artiklar i GDPR som handlar om informationsskyldighet, det vill säga du är tvungen att informera dem du övervakar om att du gör just detta.
– En arbetsgivare får inte behandla någons personuppgifter, vilket detta är, i hemlighet.
– En arbetsgivare får inte behandla någons personuppgifter, vilket detta är, i hemlighet.
I GDPR finns det också en skrivning om att man ska informera snarast, men senast inom en månad.
– Och enligt good practice bör man informera sina anställda i förväg.
Sedan har vi, påpekar Susanna Kjällström, artikel 8 i Europakonventionen, som skyddar din rätt till privatliv.
Även på arbetsrättens område har man skyldighet att förhandla system övervakning enligt MBL. Och det ska göras innan. Sedan har vi, påpekar Susanna Kjällström, artikel 8 i Europakonventionen, som skyddar din rätt till privatliv.
– Den rätten gäller även när du är på arbetet. Och Europadomstolen har i ett antal mål sagt att det inte är förenligt med artikel 8 att en arbetsgivare övervakar eller behandlar personuppgifter i hemlighet.
Får en arbetsgivare alltså aldrig övervaka sina anställda?
– Jo, man får genomföra en viss övervakning och kontroll, om företagets intresse väger tyngre än arbetstagarens fri och rättigheter. Men det får aldrig göras i hemlighet. Ett företag kan exempelvis skriva i sin IT-policy att det finns situationer då man kan gå in i din mejl, som om du är långvarigt sjuk. Då vet du som anställd om det i förväg, och har chans att göra rätt.
Men om ett företag vill övervaka sina anställda ska det ske på det minst ingripande sättet.
Men om ett företag vill övervaka sina anställda ska det ske på det minst ingripande sättet. Susanna Kjällström tar exemplet med inpasseringskort. Det är inte ovanligt att företag loggar vilka som går in och ut ur lokalen av säkerhetsskäl. Om det börjar brinna är det viktigt att veta vilka som befinner sig i lokalen.
– Men om man vill logga detta för att kolla vem som är på kontoret en viss tid, så finns det troligen mindre ingripande sätt att göra det på. Har företaget krav på daglig närvaro, så är väl även chefen på plats och kan själv gå runt och se om folk är på kontoret, och prata med dem för att kolla att de gör vad de ska.
Har företaget krav på daglig närvaro, så är väl även chefen på plats och kan själv gå runt och se om folk är på kontoret, och prata med dem för att kolla att de gör vad de ska.
Nästa artikel
Alla människor är olika. De har varierande erfarenheter, kunskaper, personligheter och behov. På en arbetsplats där yrkesrollerna och uppgifterna kan vara väldigt olika blir det extra synligt.
Som chef kan tanken att göra lika för alla verka lockande och enkelt, men Marianne Rozman, ombudsman på Unionen menar att det kan vara fel väg att gå. Snarare bör man sträva efter att skapa rättvisa förutsättningar för alla medarbetare att göra sitt jobb. För att kunna göra det behöver du som chef dels känna till medarbetarnas styrkor och kunskaper, dels vara tydlig med vilket ledarskap du kan ge för att medarbetarna ska lösa en särskild uppgift. En del behöver och kan ta stort eget ansvar, andra behöver mer stöd och tydliga instruktioner.
En del chefer tänker att de är bra ledare för att de är snälla mot alla
– Man måste våga vara chef, men samtidigt vara lyhörd och omtänksam, säger Marianne. En del chefer tänker att de är bra ledare för att de är snälla mot alla, andra för att de alltid pekar med hela handen. Kanske är det snarare så att ingen av dem är bra, för en chef måste ju ha båda de perspektiven och anpassa ledarskapet utifrån situationen och personens erfarenhet inför uppgiften som ska utföras.
Delegera utan att abdikera
Uppgiften som ska göras är olika utifrån medarbetarens behov av instruktioner, en styrande chefshand eller stöd. Det gäller att vara lyhörd för det, väga in medarbetarens erfarenhet och anpassa ens inblandning utifrån det.
– Även om jag har arbetat sju år på Unionen skulle kan jag behöva ganska mycket instruktioner om jag får en helt ny arbetsuppgift, exemplifierar Marianne. Om jag däremot ska genomföra en uppgift jag klarat av hundratals gånger och min chef plötsligt vill ge mig en massa instruktioner skulle det landa fel. Jag skulle känna att min chef inte litar på mig och min kompetens.
Om jag ska genomföra en uppgift jag klarat av hundratals gånger och min chef plötsligt vill ge mig en massa instruktioner skulle det landa fel
Ett tydligt ledarskap innebär också att man som chef vågar erkänna vad man inte behärskar fullt ut. Om det finns specialister bland medarbetarna som kan delar av verksamheten bättre – och det gör det oftast – gäller det som chef att vara så prestigelös att man kan släppa det till denne. Utan att för den delen abdikera som chef behöver man våga delegera uppgifter till de som är bäst lämpade. I stället för att försöka mikrostyra saker man egentligen inte behärskar fullt ut ska man kratta manegen för de som faktiskt kan uppgiften.
– Många chefer, kanske för många chefer, verkar ibland tro att en bra ledare måste vara bäst på och inblandad i alla uppgifter som ska utföras, men det viktigaste är ju att man löser saker så bra som möjligt tillsammans och att man som chef leder gruppen dit. Det är ju därför man fått sin chefsanställning. En chef som litar på medarbetarna och säger att ”du kan det här bättre, men jag ska coacha, och leda dig eller och utveckla dig åt rätt håll” vinner lätt medarbetarnas förtroende.
Undvik att boxa in medarbetare
En del av ett tydligt ledarskap är också att hålla en så öppen syn på sina medarbetare som möjligt. Annars finns risken att man låser in dem i roller de egentligen inte hör hemma i. Det är bara den specifika situationen eller uppgiften som styrt dem i den riktningen.
– Som chef får man aldrig bestämma sig för att en medarbetare och person till exempel inte är förändringsbenägen. Många chefer gör ju det, medvetet eller inte, men där finns en fara. Jag tror att det beror på vad det är för uppgift som ska genomföras, vilken förändring som är aktuell, och hur den enskilde medarbetaren känner för den. Vet man inte det som chef får man fråga medarbetare, vilket stöd behöver du av mig i den här uppgiften?
Chefens roll är inte att hålla koll på varenda liten detalj, utan att leda och fördela uppgifter
I förlängningen kan man genom att bedriva tydligt ledarskap i också bli säkrare i sin chefsroll. Fungerar det att delegera blir det ett bevis för att man gör och tänker rätt.
– Chefens roll är inte att hålla koll på varenda liten detalj, utan att leda och fördela uppgifter. Chefen ska sätta upp mål och visioner och driva arbetet framåt. Inser man det och litar på sina medarbetares blir det lättare att vara tydlig, prestigelös och öppen i sitt ledarskap.
