“En strategi i mitt ledarskap har alltid varit att alla ska känna sig sedda, och framför allt i en distansarbetsgrupp. När jag nu gick kursen Ny i chefsrollen fick jag bekräftat hur viktigt det var.” Det säger Kasper Jönsson, ekonomichef och en av Unionens 100 000 chefsmedlemmar.
Publicerad 08 maj 2023
I dagens digitala tidsålder är det allt fler arbetsgrupper som sitter utspridda geografiskt. Även om distansarbete har börjat bli vardag för många så finns samtidigt utmaningar. Ett perspektiv är chefen som har i uppdrag att hålla ihop gruppen och verksamheten.
Att leda och motivera medarbetare som arbetar på distans kräver en annan strategi än att leda ett traditionellt arbetslag, och det finns flera faktorer som en mellanchef bör ta hänsyn till för att lyckas med detta.
Kasper Jönsson har tagit sig an utmaningen att leda en arbetsgrupp som arbetar på distans. Han började som ekonomichef på Connect Bus Sverige i september förra året och leder nu en grupp med fem medarbetare på tre olika orter. Ett par medarbetare har han på samma ort som han själv, medan de andra är fördelade på två andra kontor.
- Oberoende av om de är placerade på kontoret där jag själv jobbar eller i något av de andra kontoren så vill jag att de ska känna sig inkluderade, säger Kasper.
En tidig åtgärd när han tog över som chef i gruppen, var att sätta upp regelbundna möten, både i gruppen som helhet och på individnivå, en förändring som möttes med olika reaktioner hos medarbetarna i gruppen. Det fanns de som tyckte att ”den nya chefen la sig i för mycket” och även de som tyckte det var fantastiskt att ”den nya chefen verkligen brydde sig” genom de veckovisa mötena.
- Som chef vill jag skapa bra förutsättningar för alla mina medarbetare att vara produktiva och då vill jag ju träffa dem relativt ofta, säger han.
Samtalen handlar både om konkreta uppgifter i verksamheten och om situationen i privatlivet, om det är något som påverkar jobbet.
De fysiska träffarna är oumbärliga för att öka samhörigheten
- För mig handlar det mycket om att lyssna. Nu, efter drygt ett halvår, så har de nya rutinerna landat och vi har börjat hitta varandra i chef-medarbetar-rollerna.
Kasper tycker generellt att mötena via Teams fungerar bra i det löpande arbetet, men är tydlig med att det inte går att utesluta det fysiska mötet.
- De fysiska träffarna är oumbärliga för att öka samhörigheten, underlätta samarbetet i gruppen och även engagemanget hos medarbetarna. När vi träffas fysiskt kan vi ha mer spontana och informella samtal, något som sedan gör samarbetet i gruppen enklare via Teams.
På frågan vilken strategi han har för att lösa eventuella konflikter i gruppen handlar svaret återigen om att ständigt arbeta med relationerna i gruppen och med medarbetarna.
- Har du en god relation med dina medarbetare och en bra stämning i gruppen så ökar du chansen att undvika konflikter, säger han.
Men om det ändå uppstår skav så är det centralt att helt enkelt prata med varandra, menar Kasper Jönsson, att försöka komma fram till underliggande orsaken till konflikt och hitta lösningar som funkar för alla parter.
- Och om det skaver ordentligt så kan det personliga mötet behövas i ännu större utsträckning än när allt rullar på.
Kasper gick nyligen kursen Ny i chefsrollen hos Unionen. Något han fick bekräftat var att strategin att bygga relationer och vikten av att alla medarbetare behöver kännas sig sedda, var rätt.
Jag kan verkligen rekommendera alla att gå kursen som ny chef.
En annan insikt var vikten av att vara tydlig som chef. Ett exempel var att tänka sig för innan man använder begreppet ”sunt förnuft” när man ska förklara något för sina medarbetare och i stället berätta vad man menar.
- Jag kan verkligen rekommendera alla att gå kursen som ny chef. Den låga kostnaden var inga problem för min arbetsgivare att betala. Det är verkligen bra att bli medveten om ansvar och möjligheter man har i rollen som chef. En insikt jag verkligen tar med mig är att jag nog hade koll på mycket tidigare, och nu har jag även fått teorier bakom delar i ledarskapet vilket gör mig tryggare som chef.
Nästa artikel
Unionen erbjuder ett antal kurser i ledarskap i nära samarbete med IHM. En av dem handlar om hållbart ledarskap. Men vad är det egentligen? Vi bad Peter Axelsson, från företaget Masarin och lärare på kursen, utveckla sina tankar om hållbart ledarskap;
”Utvecklande ledarskap är mer identifierat än begreppet hållbart ledarskap men har ungefär samma innebörd för mig. Allt ledarskap borde ju vara hållbart.
När jag förklarar begreppet hållbart ledarskap så lyfter jag först förmågan att skapa förutsättningar för min omgivning att utföra vårt uppdrag på kort sikt samtidigt som vi förbättrar hur vi arbetar på längre sikt.
Därefter beskriver jag hur viktigt det är att säkerställa att individernas mänskliga basbehov tillgodoses. Generellt handlar det mycket om balans – att jag får jobba med saker jag trivs med, att jag gör nytta och att jag är i ett sammanhang som utvecklar mig.
På Masarin Consulting arbetar Peter med individer och grupper med en ambition att bidra till både höjd produktivitet och ökat välmående.
Om det här inte tillgodoses så skapar det stress för många. Stress skapas alltså inte bara av att ha för mycket att göra. Det uppstår också för många när inte sammanhanget hänger ihop och när syftet och nyttan saknas.
Människor som inte har lärt känns sig själva, reagerar på olika saker utan att egentligen förstå varför. Och jag tror på att världen blir lite bättre genom att människor lär känna mer om sig själva.”
”Du som chef har arbetsmiljöansvar! Att ta in personal, slita ut dem och skicka ut dem som avfall är inte hållbart.
Jag möter ibland företagskulturer som skulle behöva förstå mer om hållbart ledarskap. Den ena sliter ut sin personal utan att egentligen vara medvetna om att man kan göra på något annat sätt. Den andra företagskulten är mer cynisk med synsättet att det går att tjäna pengar på att kortsiktigt slita ut sin personal och ersätta dem.
Men jag tror att de allra flesta helt enkelt är omedvetna om hur man kan vara hållbar i sitt ledarskap och sin företagskultur och kanske känner en frustration när man märker att ledarskapet inte riktigt är hållbart. ”
”Min övertygelse är att ett hållbart ledarskap verkligen behöver en god dos självkännedom för att förstå hur jag kan hjälpa mig själv och mina medarbetare med inslag av negativ stress.
Begreppet psykologiskt kapital är intressant och centralt i arbetet för att stärka förmågan att hantera stress. Man talar här om HERO som är en akronym och står för Hope, Efficacy, Resilience, och Optimism. Det representerar fyra viktiga psykologiska och emotionella dimensioner som är kopplade till en persons förmåga att hantera utmaningar och svårigheter i livet.
Att odla hopp, effektivitet, motståndskraft och optimism kan vara en viktig del av att främja en sund och positiv livsstil och något som också bidrar till ett hållbart ledarskap. ”
Text: Cecilia Björk
Psykologiskt kapital är en mental resurs som hjälper oss att må, fungera och prestera väl i livet. Det är ett koncept som omfattar fyra positiva personlighetsvariabler som förkortas HERO och står för Hope, Efficacy, Resilience, och Optimism:
Hope (Hopp): Hopp handlar om att tro på att saker går bra. Människor med hög hopp tenderar att ha en positiv syn på livet och kan bättre hantera stress och svårigheter. De tror att deras ansträngningar kommer att leda till framgång och att problem kan övervinnas.
Efficacy (Efficacy): Efficacy, eller effektivitet på svenska, är tron på ens egen förmåga att utföra uppgifter och uppnå mål. När människor har hög effektivitet, känner de sig kompetenta och kapabla att hantera olika situationer. Detta stärker deras självförtroende och deras förmåga att lösa problem.
Resilience (Resilience): Resilience, eller motståndskraft på svenska, är förmågan att återhämta sig från motgångar och svårigheter. Resilienta människor kan anpassa sig till förändringar, hantera stress och komma igen efter misslyckanden. De ser motgångar som tillfälliga hinder snarare än oöverkomliga hinder.
Optimism (Optimism): Optimism handlar om att ha en positiv syn på framtiden och att se det positiva i olika situationer. Optimistiska människor tror att saker kommer att ordna sig och att det finns möjligheter även i svåra tider. Denna positiva attityd kan hjälpa dem att hantera stress och hantera utmaningar på ett mer konstruktivt sätt.
