Det kan uppkomma många frågetecken i samband med distans- och hybridarbete. Här är några frågor och svar som kan hjälpa dig som chef hur du kan agera för att det ska bli bra för alla parter i olika situationer.
Kan jag kräva att mina medarbetare arbetar hemifrån? Vad gör jag om en medarbetare alltid jobbar hemifrån, även om vi har kommit överens om att arbetet sker på arbetsplatsen? Vad bör en policy om hemarbete bestå av och hur ser försäkringsskyddet ut? Här hittar du svaret på vanliga frågor.
Det enkla svaret är nej, en medarbetare kan inte kräva att få jobba hemifrån. Att avvika eller utebli från arbetsplatsen olovligen kan ses som en arbetsvägran/olovlig frånvaro och du som chef bör snarast samtala med medarbetaren om orsakerna till medarbetarens agerande och vilka konsekvenser som kan följa.
Försök hitta ett upplägg som fungerar på bästa sätt, både för verksamheten och medarbetaren. Ha gärna en nära dialog med arbetsmiljöombud eller skyddsombud på arbetsplatsen.
Generellt bygger distansarbete på frivillighet. Du som chef kan inte i strid med anställningsavtalet beordra din medarbetare att utföra sitt arbete från annan plats än det ni tidigare har kommit överens om.
En riktlinje är att i möjligaste mån ha en nära dialog med dina medarbetare om var arbetet ska utföras, både för medarbetarens och verksamheten bästa. Använd gärna gruppens arbetsmiljöombud eller skyddsombud som bollplank för hur ni kan lägga upp arbetet på bästa sätt i verksamheten.
Unionens utgångspunkt är att lika fall så långt möjligt ska behandlas lika. Om du ser att det finns behov att avvika från det så ska det finnas sakliga skäl för särbehandling. Det är en god idé att dokumentera dessa.
De sakliga skälen behöver inte vara kopplade till vilken typ av tjänst berörda medarbetare har. Det kan även handla om arbetsmiljöhänsyn eller att någon är ny på arbetsplatsen eller av andra skäl behöver extra stöd och hjälp. Likaså kan det i fall av missbruksproblematik finnas anledning att hitta anpassade lösningar.
Många chefer upplever nog att distansarbete innebär en viss kontrollförlust. Det kan kännas ovant och svårt att inte kunna se vad som händer “i rummet”. Men om du vågar lämna över lite av kontrollen till dina medarbetare kanske du också kommer märka av de positiva effekterna. Ett ökat självbestämmande i arbetet kan leda till ökad arbetstillfredsställelse för arbetstagarna, det kan förbättra produktiviteten i arbetet och leda till att arbetstagarnas lojalitet till företaget eller organisationen ökar.
Med detta sagt är det så klart viktigt att som chef kunna följa arbetets utförande på något sätt, och att kunna få syn på om det finns medarbetare som har svårt för distansarbete. Hitta rutiner för rapportering och avstämning i arbetet. Här kan du behöva testa dig fram för att hitta en omfattning som känns rimlig.
Skapa en bra arbetsmiljö vid distansarbete
Försök att ta ett rakt och öppet samtal med medarbetaren. Beskriv att du har noterat det här mönstret och att du funderar över vad det beror på. Finns det en oro att smitta andra? Eller finns det andra bevekelsegrunder?
Som chef bör du alltid vara lite extra uppmärksam om en medarbetare väldigt ofta blir sjuk. Det kan vara tecken på att kroppens immunförsvar är nedsatt, vilket (bland annat) är en vanlig konsekvens av hög stress över längre tid.
Det skulle också kunna vara så att det finns någonting i arbetsmiljön eller arbetssituationen på kontoret som gör att medarbetaren drar sig för att komma in till arbetet. Fundera över hur medarbetarens sociala sammanhang verkar vara på arbetsplatsen och var uppmärksam på att det skulle kunna finnas sådana aspekter inblandade.
Huruvida det är lämpligt att formalisera villkoren för dina medarbetare avseende distansarbetet beror på omfattningen och formerna för beslutet. Handlar det om enstaka dagar så finns det förmodligen inte något behov av att formalisera villkoren.
Är det däremot fråga om regelbundet distansarbete av någon omfattning, exempelvis ett par dagar varje vecka eller mer, så kan det finnas behov av skriftliga villkor. Dessa kan formaliseras i en generell policy från arbetsgivarens sida eller genom individuella avtal som då utgör ett tillägg till anställningsavtalet. Om arbetsplatsen omfattas av kollektivavtal så gäller det även vid distansarbete.
Om man vill reglera villkoren för distansarbete finns det några punkter man kan ha med. Frågor för en distansarbetspolicy
Unionens utgångspunkt är att arbetsgivaren ska ansvara för eventuella merkostnader som uppkommer vid regelbundet distansarbete. För att undvika otydliga situationer kan det vara klokt att ta fram riktlinjer som reglerar ersättning vid distansarbete.
Riktlinjerna bör förhandlas med förtroendevald på arbetsplatsen. Om det kommer frågor om hur ersättning från arbetsgivaren bedöms skattemässigt när det gäller ersättning för sådant som även kan användas privat bör Skatteverket kontaktas för mer information.
Den genomsnittlige anställde omfattas av en eller två arbetsskadeförsäkringar; dels den lagstadgade som administreras av Försäkringskassan, dels en kollektivavtalad ( TFA ) som administreras av försäkringsbolaget AFA. Båda dessa försäkringar har samma olycksfallsbegrepp, vilket innebär att de styrs av samma praxis gällande om en olycka ska ses som en arbetsskada eller inte. Om din medarbetare utför arbete för arbetsgivaren i hemmet och råkar ut för ett olycksfall omfattas medarbetaren visserligen av arbetsskadeförsäkringarna, men till skillnad från arbete på arbetsplatsen krävs att olycksfallet har ett direkt samband med utförande av arbete. Det räcker dock inte med att olycksfallet inträffar under utförande av arbetet, utan vad som har orsakat olycksfallet ska också vägas in. Om olycksfallet till övervägande del har sin grund i privatlivet, saknas det nödvändiga sambandet mellan arbetet och olycksfallet. Besök afaforsakring.se för ytterligare fördjupning i frågan
