Så här skriver du ett förhandlingsprotokoll

Ett protokoll över förhandlingen ska föras om någon av parterna begär det 

Vi rekommenderar dock att man alltid för protokoll över förhandlingen. Vem som ska skriva protokollet kan man bestämma när förhandlingen inleds. Det finns inga regler som styr detta. Protokollet ska justeras av de parter som deltagit i förhandlingen.

Detta måste vara med

Ett förhandlingsprotokoll ska innehålla följande uppgifter:

• Parter, och vilka som varit närvarande för respektive part
• Datum (och plats)
• Tydligt angivet om förhandlingen avslutats i oenighet
• Datum när förhandlingen avslutandes

Av protokollet ska det framgå vad förhandlingen avser, alltså vad det är för typ av förhandling och vilken förhandlingsfråga. Det ska även framgå vem som påkallat förhandlingen, datum för påkallande och vad den parten yrkar. Till exempel. ”Unionen har påkallat förhandling för brott mot kollektivavtalet och yrkar skadestånd”.

Protokollets syfte

Protokollet är en slags minnesanteckningar över vad som avhandlats vid förhandlingen. Det behöver inte skrivas in ordagrant exakt allt som sagts, men det är viktigt att förhandlingsfrågan eller frågorna framgår tydligt och parternas inställning till frågan eller frågorna. Försök sammanfatta Unionens respektive arbetsgivarens ståndpunkter.

Skriv det som faktiskt tagits upp av båda parter

Den delen av protokollet som handlar om Unionens yrkanden, ståndpunkter och argument bör arbetsgivaren inte ändra på. Likaså gäller tvärtom, att vi inte bör ändra där arbetsgivaren redogör för sin ståndpunkt, yrkanden och argument. Självklart ska det som skrivs in i respektive parts del överensstämma med det som faktiskt tagits upp vid förhandlingen och vid exempelvis mejlkontakt som rör förhandlingen. Helt nya omständigheter ska inte komma fram först när protokollet skrivs. Om det är arbetsgivaren som skriver protokoll, läs igenom det ordentligt och se till att få med alla yrkanden och ståndpunkter. 

Gör protokollsanmärkning om ni inte är överens

Om ni inte kan komma överens om vad som ska stå i protokollet så gör en så kallad protokollsanmärkning.  Lägg den som en egen punkt i slutet av det protokoll som skrivits, alternativt som en bilaga. En protokollsanmärkning är klubbens, eller arbetsgivarens, redogörelse för tvisten och över vad som avhandlats vid förhandlingen. När ni gjort en protokollsanmärkning, så är det viktigt att ni inte skriver under själva protokollet utan där hänvisar till anmärkningen och undertecknar under den.

Avslutandedatum viktigt i protokollet

Det är viktigt att förhandlingens avslutandedatum framgår tydligt. Vid tvisteförhandlingar är detta särskilt viktigt eftersom det ofta finns särskilda tidsfrister som måste följas för att man ska ha rätt att gå vidare med frågan.

Parterna kan komma överens om att förhandlingen avslutas ”vid sittande bord” eller att den avslutas när protokollet är justerat. Vi rekommenderar att förhandlingen avslutas när protokollet är justerat av samtliga parter i de fall det är möjligt. Om det är oklart om en förhandling avslutats eller när den ska avslutas så kontakta Unionens regionkontor för rådgivning så snart det är möjligt.

Protokoll och bilagor

Om protokollet ska dokumentera en överenskommelse ska det tydligt framgå vad överenskommelsen avser. Om man skriver in en överenskommelse i ett protokoll som rör anställningsvillkor eller annat förhållande mellan arbetstagare och arbetsgivare och detta undertecknas av arbetsgivare eller arbetsgivarorganisation och arbetstagarorganisation (klubbens representant) så utgör protokollet ett kollektivavtal . Därför rekommenderar vi att en överenskommelse som gäller en enskild anställd dokumenteras i en särskild överenskommelse mellan den anställde och arbetsgivaren som dessa undertecknar, och att protokollet över förhandlingen hänvisar till den överenskommelsen (till exempel en tvist kring att en anställning upphör, där tvisten löses genom att arbetsgivaren betalar den anställde ett antal månadslöner).