Värt att planera trots osäkerhet

I mars 2020 ställdes allt på sin ända. Coronapandemin ströp verksamheten inom flera branscher, och för många företagare påverkades förutsättningarna för att arbeta och verka. Med den osäkerhet som har rått sedan dess kan en årsplanering te sig som önsketänkande. Ingenting är ju någonsin hundra procent säkert. 

Men även i osäkra tider kan man förhålla sig till sannolikheter. Och genom att tänka i scenarion får man klarhet i vad som krävs för att uppnå de mål man sätter för sig själv. 

Hitta en plan b

När Unionens affärscoach Agneta Hoflin hjälper medlemmar arbetar hon oftast utifrån två tänkta lägen: Nödvändighetsnivå och önskenivå. Utifrån dagens läge rekommenderar hon att även lägga till det värsta tänkbara, ett worst case scenario. 

– Jag tycker att man ska tänka igenom vad som är det värsta som kan hända. Det ger en beredskap om något inträffar. Har man varit där i tanken går det snabbare att hitta lösningar och att ställa om till något annat. 

Tänk igenom vad som är det värsta som kan hända. Det ger en beredskap om något inträffar.

Kanske kan vi på den punkten också lära oss av företagare inom branscher som alltid hanterar stora osäkerheter, som väder, säger Agneta Hoflin. 

– De har alltid en ”plan b”, som är definierad från början. 

Uppföljning viktig vid osäkerhet

En årsplanering ska innehålla och utgå från de mål man har för företaget. Steg ett är att bli klar över vilka som är företagets framgångsfaktorer, dess ”drivare” eller nyckeltal (KPI:er) respektive riskfaktorer. Exempel på drivare kan vara antal nya kunder, marginaler och snittaffär. Man kan utgå från ett antal frågor, enligt Agneta Hoflin:

• Vad behöver eller kan jag skruva på utifrån nuläget för att nå mina mål?
• Är det realistiskt?
• Bör jag i stället sänka ambitionsgraden?  

När osäkerheten är stor bör också uppföljningen vara tät.

– Det grundläggande rådet är att tänka stort, men handla smått. Det gäller alltid, men särskilt i tider av extrem osäkerhet. Arbeta i korta intervall. Ha det övergripande målet klart för dig men planera i detalj per månad, eller per vecka.

Svårt med fullständiga omtag

Det har sagts att företag som arbetar med så kallad rullande eller kontinuerlig planering är 50 procent mer benägna att kunna planera om inom en vecka, och fyra gånger mer benägna att reagera snabbt på förändringar i marknaden. 

Om det inte fungerar ska du inte stånga pannan blodig. Det finns alltid alternativ.  

– Genom att stämma av varje vecka blir man snabbt klar över om det man gör fungerar eller inte. Håll inte fast vid det som uppenbart inte fungerar. Viss verksamhet kanske kan parkeras. I andra fall krävs ett fullständigt omtag. Det tror jag att många har väldigt svårt att göra. Men om det inte fungerar ska du inte stånga pannan blodig. Det finns alltid alternativ.  

Text: Jenny Damberg

2021-02-17