Framgångsrik konflikthantering - så undviker du onödiga missförstånd

Det var temat på Unionens chefsturné 2019 med Annika R Malmberg. Chefsturnén är en uppskattad årlig föreläsningsturné inom ett aktuellt område för våra chefsmedlemmar runt om i landet.

- Döm inte andra människor för snabbt!, är ett av många kloka råd som delades ut av Annika R Malmberg på årets Chefsturné med Unionen Chef. På elva olika orter under våren 2019 samlades fulla hus av medlemmar som kom för att få tips på hur de bättre kan hantera och förebygga konflikter på arbetsplatsen.

Chefsturnén är en återkommande satsning av Unionen Chef för att underlätta livet för sina medlemmar. Eftersom de drygt 100 000 chefsmedlemmarna finns spridda över hela landet, är det viktigt att kunna erbjuda aktiviteter och fortbildning ute i våra regioner.

Havsblå, Skogsgrön, Eldröd eller Solgul – du har tillgång till alla färger eller temperament men du känner dig ofta mer bekväm i någon eller några av dem.

Annika R Malmberg är en välkänd och inspirerande talare. Hon har förmågan att blanda humor med allvar och bygger sina råd på modellen Insights Discovery som beskriver personlighetstyper genom färger. Havsblå, Skogsgrön, Eldröd eller Solgul – du har tillgång till alla färger eller temperament men du känner dig ofta mer bekväm i någon eller några av dem. Dina naturliga temperament är de som är minst ansträngande för dig att vara i. Vill du agera utanför din komfortzon så kostar det energi. Du blir tröttare helt enkelt. Det är därför som en situation eller arbetsuppgift ger kraft och energi hos vissa personer, medan de tar kraft och energi hos andra. Det gör det ganska enkelt att känna igen sina egna och andras beteenden, och hur dessa skiljer sig åt, eftersom vi håller oss till det sätt som vi känner oss mest bekväma med. Flera olika modeller med färger finns, men den här modellen är validerad och godkänd av Det Norske Veritas samt The British Psychological Society.

Konflikter är vanliga

Konflikter på arbetsplatsen är mycket vanligt förekommande. Flera av deltagarna uttryckte just detta: ”Otroligt bra att det här ämnet tas upp.” ”Det är befriande på ett sätt, att förstå att jag inte är ensam om de här problemen.” ”Skönt att få veta att man inte ÄR en färg, utan att vi alla har tillgång till alla färger.”

- Det finns flera orsaker till att konflikter uppstår, säger Annika. Det är ju inte ovanligt att vi människor har olika åsikter. Att vi tycker olika om hur arbetsuppgifter ska tolkas och utföras. Känner man då stort engagemang i sin egen tolkning av situationen, eller om konsekvenserna är kännbara, kan det såklart leda till konflikter.

Ibland träffar jag på chefer som inte vågar stå upp för dessa, utan duckar från sitt chefsansvar.

- Vanligast är nog ändå brister i kommunikationen. Vi tror att vi pratat ihop oss och haft samsyn, men i realiteten så har var och en sin egen bild av vad som blivit bestämt. Och då finns risken för kollisioner. De olika färgerna har ju helt olika sätt att kommunicera.

- I företag är det ju ägarna och företagsledningen som har det slutliga mandatet att fatta beslut, och det är cheferna i organisationen som måste förmedla och ställa sig bakom dessa beslut. Ibland träffar jag på chefer som inte vågar stå upp för dessa, utan duckar från sitt chefsansvar. Att skylla på ”ledningen har bestämt detta, så det är bara att gilla läget” ökar ju bara risken för otydlighet och missförstånd.

Gör inte om andra

Annika understryker vikten av att som chef inse att människor är olika, och att det finns mycket som är bra med det.

- Du kan inte göra om människor. De är som de är. Alla kan bidra, fast på olika sätt. Var och en kan då och då gå utanför sitt naturliga sätt att vara på, och anstränga sig för att passa in eller för att utföra en viss uppgift. Men det som en chef behöver förstå är att de här situationerna är ansträngande. Så det bästa är om medarbetare får ansvar och arbetsuppgifter som ligger så nära deras eget temperament som möjligt. Att de får använda sina styrkor istället för att ständigt behöva pressa sig att klara av något som egentligen ligger ganska långt ifrån vem de är. Det som de är bekväma med har stor betydelse för hur väl de presterar och hur de trivs på sin arbetsplats.

Genom hela seminariet använder hon sig av de fyra färgerna för att illustrera hur olika personlighetstyper uttrycker sig och hur man lätt kan krocka med sin motsats. Det hörs många igenkännande skratt från publiken.

- Personer med mycket Eldrött temperament driver ofta på och kan ibland uppfattas som att de är arga. Om du då inte stannar upp och tänker till, så finns risken att du känner dig attackerad. Och då sätter våra nedärvda försvarsmekanismer fart, vilket leder oss till att vi antingen flyr eller slåss. Bättre då att stanna upp och ställa några frågor, och vänta till dess att du verkligen förstår vad den andre personen menar och vill. För den Eldröde var det kanske bara att hen ville vara tydlig.

Ju bättre vi känner vår egen stil och stilen på den vi pratar och jobbar tillsammans med, desto enklare blir det att undvika onödiga konflikter.

- Den Havsblå kan verka omständlig och kritisk. Den Skogsgröna för undvikande. Den Solgula för ytlig eller intensiv.

Som chef möter du ju människor från hela färgskalan och Annikas menar att bästa sättet att förebygga konflikter är att själv komma till insikt i hur de olika personliga temperamenten spelar in och fungerar tillsammans. Kan du dessutom sprida den här insikten i ditt team, så ger du dina medarbetare resurser och möjligheter att förebygga och lösa konflikter på egen hand.

- Bristande kommunikation i kombination med våra förhastade slutsatser är något som i sig ökar risken för konflikter. Ju bättre vi känner vår egen stil och stilen på den vi pratar och jobbar tillsammans med, desto enklare blir det att undvika onödiga konflikter.

- Ibland gör man som chef fel. Ibland fattar du felaktiga slutsatser och agerar på ett sätt som gör att människor känner sig påhoppade, missförstådda eller vilsna. Ett sätt att förebygga konflikter är att du som chef då erkänner ”Jag gjorde fel”.

- Känner du din egen favoritstil så har du enklare att agera på ett positivt och framgångsrikt sätt med dina medarbetare, kollegor, chefer och kunder.

Vi var många som lämnade seminariet med verktygslådan uppdaterad med lite nya insikter, lite större självkännedom, och några tips på hur konflikter kan förebyggas och hanteras framöver.