Det svåra samtalet - att ge allvarlig kritik

Ett samtal du inte ska vänta med

Det kan hända att du som chef behöver ta ett samtal med en medarbetare som handlar om exempelvis mobbning, sexuella trakasserier, illojalitet eller brott mot säkerhetsföreskrifter. Många chefer kan uppleva ett motstånd mot att ha den här typen av svårare samtal, bland annat eftersom det är viktigt att inte ta ett sådant samtal med en medarbetare på felaktiga grunder.

Just den här typen av samtal är dock viktigt att du inte väntar för länge med, eftersom frågan då riskerar att bli ännu större. 

Om du misstänker att medarbetarens beteende är så allvarligt att det kan resultera i en varning, ett avskedande eller en polisanmälan ska du alltid kontakta HR-avdelningen eller en bolagsjurist. Detta för att både du som chef och din medarbetare ska kunna agera inom lagens regelverk, och minska risken för långa juridiska processer.

Om du vill ge mer generell feedback till din medarbetare, både positiv och med förslag till förändringar, kan du läsa om att ge konstruktiv feedback – för dig som chef.

Vad du bör tänka på

Om det uppstår en situation där du tänker att ”Kan det här vara ett allvarligt brott mot vår företagskultur eller gällande lagar?”, så finns det skäl för dig att ha ett samtal med din medarbetare.

Syftet med samtalet är att medarbetaren förstår att beteendet inte är ok och att få en bekräftelse på att det inte kommer att upprepas.

Många chefer drar sig för att hålla dessa samtal, eftersom det ofta upplevs som obehagligt att ge negativ information till en annan människa. Men samtalen behövs för att hjälpa medarbetaren att utvecklas och även för att undvika att beteenden cementeras, att företagskulturen snedvrids och att verksamheten kan drabbas negativt.

Inför samtalet

• Ta reda på bakgrundsinformation till vad som har hänt och det som orsakar att du vill ta mötet med medarbetaren.
• Boka in medarbetaren till möte och var tydlig med vad det handlar om.
• Sätt upp ett eget mål om vad du vill uppnå med samtalet, så att det blir ett tydligt och konstruktivt samtal - både för dig och för medarbetaren.
• Varje situation och person är olika. Fundera över hur du bäst formulerar dig för att nå fram till just den här medarbetaren.
• Ta hjälp av din HR-avdelning om du behöver det. Du kan också kontakta eventuell företagshälsovård för stöd. 

Själva samtalet

Du kan lägga upp ditt samtal med din medarbetare på många olika sätt, det viktiga är att du når fram. Här är ett förslag som du kan utgå ifrån:

• Inled med att berätta om anledningen till mötet, vad du själv har sett eller fått information om och vad som i så fall inte är okej med detta.
• Fråga efter och lyssna till medarbetarens egen beskrivning.
• Ha ett tydligt uttryck för vad som är oacceptabelt.
• Ge dina förslag på åtgärder eller vad medarbetaren behöver förändra i sitt beteende. Förklara varför och beskriv konsekvenserna, såväl positiva som negativa.
• Försäkra dig om att medarbetaren och du är överens.
• Dokumentera samtalet och det som ni kommit överens om och be gärna medarbetaren bekräfta överenskommelsen på något sätt.
• Boka in ett nytt möte med din medarbetare för uppföljning för er bådas skull.

Exempel på delar ur ett korrigerande samtal:

• ”Det här är ett samtal som jag ber dig ta på största allvar.”
• ”Jag har fått till mig att du pratar och skämtar om kvinnor i allmänhet, och vår lokalvårdare Sara i synnerhet, på ett sätt som upplevs som kränkande.”
• ”Är det här något du känner igen?”, ”Stämmer det med din egen bild?”
• ”Vad tror du det är av det som du säger, som andra kan uppfatta som kränkande?”
• ”När jag lyssnar till dig, så tänker jag att uttrycket ”lilla gumman” inte alls hör hemma i vår företagskultur. Hos oss är alla lika värda, och värda att respekteras.”
• "Jag kan inte tolerera kränkningar i vårt företag, så ditt beteende måste därmed förändras."
• ”Jag vill att du tänker till hur det du säger kan uppfattas, och att du slutar att tala om och med kvinnor på ett förminskande sätt. Vad är dina tankar om det?
• ”Ett förslag i den här specifika situationen är att du tar kontakt med Sara och ber henne om ursäkt. ”
• "Jag kommer sammanfatta vårt samtal och vill att du bekräftar att du förstått innebörden av samtalet genom att du återkopplar."
• ”Jag bokar in dig på ett möte igen om några dagar så att vi kan följa upp hur det har gått och dina tankar framåt.”

Sammanfattning

• Ett korrigerande samtal är såklart mer självklart om du gjort egna observationer, men kan även behöva göras på hörsägen för att lyssna på medarbetarens egen förklaring och upplevelse.
• Vänta inte med samtalet utan boka in din medarbetare direkt.
• Ta hjälp av HR-avdelningen och även företagshälsovård om du behöver stöd.
• Var beredd att gå vidare med varningar, om inte medarbetaren ändrar sitt beteende.

Arbetsgivarperspektivet?

Har du som chef frågor utifrån arbetsgivarperspektiv? Kontakta då HR-avdelningen på din arbetsplats eller en jurist. Om det finns kollektivavtal på arbetsplatsen kan du också kontakta den arbetsgivarorganisation företaget eller organisationen är medlem i.

Föreläsningen "De svåra samtalen"

Om du vill lära dig mer om att hålla svåra samtal kan du få hjälp från vår digitala föreläsning här nedanför. I den går vi igenom några typiska svåra samtal som man som chef kan ställas inför.