Just nu befinner vi oss i en situation som inte är jämförbar med andra som du som chef eller ledare vanligtvis möter i din yrkesroll. Hela samhället och världen påverkas. Ingen vet med säkerhet vad coronavirusets spridning och åtgärderna för att motverka dessa kommer att innebära. Det enda vi vet med säkerhet är att vi kommer att prata om det flera år framöver.
Det är många som nu jobbar hemifrån och det kan vara en stor utmaning att hitta en bra struktur för möten, återkoppling och arbetsmiljö, vilket är nödvändigt för att hålla ihop ditt team.
Vi har pratat med Per-Erik Djärf som är kanslichef på Unionen och Jeanette Forss, regionchef Unionen Stockholm, och bett dem om råd och tips för att leda på distans under den här ovissa tiden.
- Tryggheten består inte i att du ska veta och kunna allt, säger Per-Erik Djärf, kanslichef, Unionen. Det handlar om att vara öppen med att man inte har all kunskap. I en kris är det angeläget att hela tiden vara trygg i fakta och sedan öppet prata om vad som kanske är antaganden. I en osäker tillvaro är ”tillsammans” ett nyckelbegrepp. Det vill säga att lyssna på dina medarbetares kunskaper. I dialog med dina medarbetare och din ledningsgrupp kan ni sedan gemensamt lägga ihop era bilder för ett fortsatt agerande för att hantera krisen.
- Det viktigaste är att du och din medarbetare kommer överens och stämmer av ofta om en struktur för möten och återkoppling. Avstämningen, där medarbetarna är med och formar strukturen, är nyckeln till en hållbar form som passar er. Var beredd på att ompröva era beslut för att testa nya arbetssätt, säger Per-Erik. Tänk på att olika medarbetare kan behöva olika arbetssätt och strukturer.
- Påminn dina medarbetare om att hålla kontakten med varandra under den här perioden. Främst i syfte att hålla varandra underrättade om läget och för att stötta varandra i de arbetsuppgifter som är prioriterade och i övrigt utifrån den situation arbetsplatsen befinner sig i, säger Jeanette Forss, regionchef Unionen Stockholm.
- Att ha ett forum för veckoavstämningar, till exempel arbetsplatsträffar (APT), där sådant som rör hälsa, trivsel, vidareutveckling och andra arbetsmiljöfrågor är extra viktigt att ha när man jobbar på distans. Om ni inte har en stående punkt om arbetsmiljö på era möten, gärna i samråd med ert arbetsmiljöombud , så är det här ett bra tillfälle att börja med det.
Här är det viktigt att chef och arbetsmiljöombud pratar om hur mötena ska hållas, säger Jeanette. Som ett komplement är det också viktigt att ha en dialog med dina medarbetare kring hur de mår, var de jobbar ifrån och hur arbetsläget ser ut.
Jeanette påminner om att vikten av sociala kontakter inte ska underskattas och att det fortfarande går att genomföra trots distansarbete. Varför inte införa en daglig fika via en digital kanal som Skype eller Teams? En kort digital fika där ni stämmer av hur ni alla har det är viktigt och behöver inte ta lång tid.
- Många av oss har inte planerat sin hemmiljö för arbete där under en längre tid. Det är en extraordinär situation och som chef behöver du vara tydlig med att hemarbetsplatsen inte har lika bra ergonomi som på arbetsplatsen. Jeanette poängterar att det är viktigt att du som chef påminner dina medarbetare om att ta pauser och hålla social kontakt med sina kollegor för att må bra.
- Men glöm inte ta hand om dig själv också. Var en bra kulturbärare. När du påminner om raster och social kontakt är det viktigt att du också tar initiativ till det och leder dig själv. Du som chef behöver också hålla för att klara av situationen.
