5 AI-tips för chefer

Rekrytering, medarbetares trivsel, budget, processer och beslutsfattande. Områdena där AI kan hjälpa dig i din chefsroll är många.

Lyssna

Så blir AI ett hjälpmedel i ditt ledarskap

Många chefer har ansvar för såväl personal och rekrytering som budget och verksamheten i stort. Det gör att trycket kan bli stort, särskilt i stressiga tider. Då kan AI vara ett hjälpmedel.

Genom att automatisera rutinuppgifter, inte minst administrativa, gör AI att den dagliga verksamheten flyter lättare. Samtidigt kan den också hjälpa med större beslut och processer genom att samla och sammanställa stora mängder data.

Vi har sammanställt olika verktyg som kan användas som stöd för olika typer av arbetsuppgifter. Det finns såklart många flera att välja mellan. En del är renodlade AI-verktyg, andra är sedan tidigare existerande plattformar som har kompletterats med en AI-modul.

Fem viktiga områden där AI kan hjälpa dig som är chef:

Rekrytering
AI-drivna verktyg kan automatiskt skanna igenom CV och ansökningar för att hitta de mest kvalificerade kandidaterna baserat på specifika kriterier. Verktygen kan även analysera kandidatens tidigare erfarenheter och färdigheter i relation till den aktuella tjänsten, vilket sparar tid och ökar träffsäkerheten.

Förslag på verktyg: Både LinkedIn Recruiter och HireVue använder AI för att analysera kandidater och automatisera urval. Dessa verktyg erbjuder ofta webbinarier och online-resurser för att hjälpa dig att komma igång
Medarbetarnas trivsel och samarbete
Att ha nöjda medarbetare är varje chefs mål och AI erbjuder flera verktyg för att förhoppningsvis, i förlängningen, kunna skapa en bra arbetsmiljö. Genom att analysera data från medarbetarundersökningar kan AI identifiera återkommande problemområden, till exempel låg motivation eller hög personalomsättning.

Schemaläggning är ett annat område där AI kan automatisera vissa processer, inte minst när det gäller skiftarbete eller projektarbete där det är viktigt att ha rätt kompetens tillgänglig vid rätt tidpunkt.

Effektiv kommunikation och samarbete är också avgörande för att ett team ska fungera bra. Virtuella AI-assistenter kan till exempel hjälpa till att hantera möten, skicka påminnelser och automatisera enkla administrativa uppgifter. Olika typer av chatbottar kan programmeras att svara på vanliga frågor från teammedlemmar eller hjälpa till med onboarding av nya medarbetare.

Även när det gäller projektledning kan AI var behjälpligt, till exempel genom att spåra framsteg, flagga eventuella förseningar och föreslå justeringar i realtid.

Flera av dessa AI-möjligheter kan skapa en bättre grund för att agera proaktivt, exempelvis genom att justera arbetsfördelning eller ge mer stöd där det behövs.

Förslag på verktyg: Plattformar som Culture Amp och Qualtrics kan erbjuda AI-drivna analyser av medarbetarundersökningar och verktyg som Deputy har ett flertal funktioner som gör komplext schemaläggande enklare.

När det gäller virtuella assistenter kan Microsoft's Cortana användas för att automatisera många administrativa uppgifter och Slacks AI Chatbot kan användas för intern kommunikation.

Vill man göra projektledningen mer effektiv kan till exempel Trello och Asana vara användbara. Dessa plattformar erbjuder ofta kostnadsfria kurser och tutorials som visar hur du använder deras AI-drivna funktioner för att optimera projektflöden.
Budget
Genom att låta AI analysera data från både tidigare budgetar och aktuella ekonomiska resultat och trender kan man göra mer precisa prognoser. AI-drivna system kan också bli ett viktigt verktyg för att se över och identifiera onödiga kostnader eller ineffektiv resursanvändning. Med de områdena som utgångspunkt kan AI därefter också utforma – och automatisera – finansiella rapporter.

Alla dessa åtgärder minskar risken för mänskliga fel, gör administrationen mer automatiserad och lösgör tid för strategi och långsiktigt planerande.

Förslag på verktyg: Anaplan och Workday Adaptive Insights är två AI-verktyg som kan användas för att göra budgetprognoser. Expensify och Coupa automatiserar kostnadsövervakning och kan enkelt laddas ned som appar. Vill man automatisera finansiella rapporter erbjuder QuickBooks och Xero AI-drivna funktioner.
Verksamhet/processer
Många chefer strävar efter att göra verksamheten mer effektiv. AI kan analysera arbetsflöden och processer och sedan identifiera flaskhalsar och resursslöseri. Insikterna från analysen kan du snabbt använda för att åtgärda problem och förbättra processerna.

Förslag på verktyg: AI-verktyg som UiPath och Celonis analyserar och optimerar arbetsflöden. De har omfattande utbildningsmaterial tillgängligt via sina akademiska plattformar där du kan ta kurser och få certifieringar.
Beslutsfattande
Att fatta beslut baserat på data snarare än magkänsla kan förbättra både resultat och arbetsmiljö avsevärt. Genom att samla in och analysera stora mängder data från olika källor – till exempel försäljningssiffror, kundfeedback och marknadstrender när det gäller finansiella resultat – kan AI ge dig en mer komplett bild av olika situationer. AI kan till exempel simulera olika scenarier för att se vilka potentiella resultat som kan komma ur dem. Dataanalys kan också identifiera potentiella risker i verksamheten och föreslå åtgärder för att minimera dessa.

Den typen av dataanalys gör det lättare att ta genomtänkta och ordentligt understödda beslut.

Förslag på verktyg: Tableau och Power BI är två AI-verktyg man kan använda för att visualisera data och stödja beslutsfattande. AnyLogic kan användas om man vill simulera olika scenarier när man till exempel ska genomföra omfattande förändringar. När det gäller riskanalys kan SAS Risk Management hjälpa till med beslutsfattandet.

Så lär du dig AI-verktyg

Förutom utbildningsresurserna på varje enskilt verktyg eller plattform finns det flera andra sätt att fördjupa dina kunskaper om AI och hur du kan använda dessa verktyg:

Onlinekurser:
Coursera, Udemy, och LinkedIn Learning erbjuder kurser specifikt inriktade på AI för företag och ledning. Dessa kurser varierar från nybörjarnivå till avancerad nivå och är ofta anpassade för att du ska kunna lära dig i din egen takt.
Certifieringsprogram:
Många AI-verktyg och plattformar erbjuder egna certifieringsprogram. Att genomföra dessa kan inte bara förbättra din kompetens utan också stärka din ställning som ledare inom företaget.
Webbinarier:
Företag som erbjuder AI-verktyg arrangerar regelbundet webbinarier där du kan lära dig bästa praxis för att implementera AI i din roll.
Företagsintern utbildning:
Om din arbetsplats redan använder vissa AI-verktyg kan du fråga om det finns interna utbildningsmöjligheter. Kanske kan företaget arrangera workshops för att öka kunskapen bland chefer och teammedlemmar?

Hjälp oss göra Unionen bättre

Hjälpte informationen på denna sida dig?

Betyg

1

2

3

4

Nästa artikel

Skönare sommarslack med en nåbarhetspolicy

Få arbetsplatser har tydliga regler kring hur tillgängliga medarbetarna förväntas vara under semestrar, kvällar och helger. Unionens utredare inom arbetsmiljö menar att det finns stora stressfördelar med att klargöra vilka förväntningar som finns. Inte minst för att du som chef själv ska kunna ha en riktigt avslappnad sommar.

Kvinna i baddräkt som pratar i mobiltelefon Att ständigt vara tillgänglig för jobbrelaterade mejl och samtal kan leda till ökad stress och minskad återhämtning är knappast något nytt. Unionens stora arbetsmiljöundersökning – arbetsmiljöbarometern – visar att otydliga krav från arbetsgivaren är en stor stressfaktor för många tjänstemän . I det ingår att det ofta finns en otydlig förväntan på när man ska svara på kommunikation.

det kan finnas ett värde i att prata ihop sig och faktiskt formalisera vilka förväntningar som finns

En tydlig nåbarhetspolicy kan minska stressen kring att inte helt säkert veta vad som förväntas av en. Men inte ens en femtedel av de arbetsmiljöombud som svarade i undersökningen uppger att en sådan finns på plats.

– På en del arbetsplatser funkar det här utan att man har reglerna nedskrivna eller har diskuterat vad som gäller, men det kan ändå finnas ett värde i att prata ihop sig och faktiskt formalisera vilka förväntningar som finns, säger Fredrik Ostrozanszky, utredare inom arbetsmiljöfrågor på Unionen.

Fredrik Ostrozanszky

Utredare inom arbetsmiljöfrågor

"Ta en diskussion tillsammans med medarbetarna eller den lokala fackklubben för att klargöra och formalisera hur backupen ser ut inför sommarsemestern", säger Fredrik Ostrozanszky..

Hur ser backupen ut inför sommaren?

Det gäller inte minst för chefer, som ofta kan ha någon sorts informell sju dagar i veckan jour.

Att upprätta en nåbarhetspolicy innebär att ni tillsammans diskuterar hur arbetet ska fördelas och vad som gäller vid akuta situationer. Det kan vara särskilt viktigt inför sommarsemestern, den chans på året man har att verkligen vila upp sig.

Så skaffar ni en digital nåbarhetspolicy

Det finns tydliga fördelar med att vara överens om vilka tillgänglighetsregler som gäller utanför ordinarie arbetstid. Se exempel på hur andra arbetsplatser har löst det.

Digital nåbarhetspolicy - så här gör ni

–Ta en diskussion tillsammans med medarbetarna eller den lokala fackklubben för att klargöra och formalisera hur backupen ser ut inför sommarsemestern. Hur fördelas arbetet? Vad gäller om det händer något och vilka förväntningar finns på medarbetare och chefer kring tillgänglighet, säger Fredrik Ostrozanszky.

Situationer som inte kan vänta

Idag är många tjänstemän ensamt sakkunniga inom sina områden och det är svårt att hitta någon som kan täcka upp arbetsuppgifterna om personen är borta. Många upplever också att det är mindre stressfullt att faktiskt titta till mejlen då och då än att stänga av och hoppas att det inte uppstår situationer som inte kan vänta.

Många är väldigt lojala med sin arbetsgivare. Då behöver man ta en diskussion utifrån den situationen.

– Även om man också har ett personligt ansvar för att ta hand om sin hälsa, är många väldigt lojala med sin arbetsgivare. Då behöver man ta en diskussion utifrån den situationen. Det kan handla om att fastställa hur man ändå minimerar jobbkontakterna under semestern eller hur man ska kompenseras om det uppstår situationer som är så viktiga att man faktiskt behöver hantera dem, säger Fredrik Ostrozanszky.

Unionen har tagit fram flera bra råd och exempel på hur man kan tänka kring en nåbarhetspolicy. De gäller inte bara för semestern, utan också kvällar och helger.

Så fixar ni en nåbarhetspolicy inför sommaren