När företag och organisationer startar upp igen efter ett halvår med coronaviruset, blir det för många en nystart. Här får du tips på särskilt fyra områden som du behöver uppmärksamma för att ge dina medarbetare motivation och engagemang för att komma igång igen.
Efter ett halvår med coronaviruset har förutsättningarna förändrats, strategierna är nya och medarbetarna har lärt sig arbeta på distans eller på nya, mer självständiga, sätt. Men många medarbetare har också upplevt stress och sorg. Familjemedlemmar eller vänner kan ha drabbats av sjukdom eller förlorat sina jobb. Isoleringen har tärt på relationerna. Oron inför en oviss framtid har satt sina spår
Det är särskilt fyra områden som du behöver uppmärksamma för att ge dina medarbetare de bästa förutsättningarna för att lättare kunna komma tillbaka till jobbet igen med motivation och engagemang.
En viktig uppgift för dig som chef och ledare blir att se till att dina medarbetare känner att de återvänder till en trygg och säker arbetsplats, och du som chef visar att du emotionellt bryr dig om dem.
Planera in tid för individuella "uppstartssamtal” med var och en av dina medarbetare, och låt en del av det samtalet handla om hur de upplevt det senaste halvåret. Du ska inte ta på dig jobbet att vara psykoterapeut men du behöver visa att du bryr dig om hur dina medarbetare känner och vad de tänker inför den nya verklighet som ni under hösten och framöver kommer att verka i.
Planera in tid för individuella uppstartssamtal
Många medarbetare har verkligen varit kreativa och snabbt ställt om sitt sätt att arbeta. Ta till vara på, och dela, deras erfarenheter för att hitta säkra och effektiva arbetssätt för det fortsatta arbetet. Det kan exempelvis gälla hur någon möblerat hemmakontoret för att undvika felaktiga arbetsställningar, eller hur man behåller fokus på arbetsuppgifterna när man har sina familjemedlemmar runt sig. Sådana konkreta tips är särskilt värdefulla för de som haft det kämpigt.
Under coronapandemin har många tvingats arbeta hemifrån. Några har verkligen uppskattat det och förstått vilken motivationskraft det finns i att själv kunna påverka, planera och kontrollera sitt arbete. Andra har tappat motivation och känt sig vilsna eftersom de saknat struktur och närheten till sina kollegor.
Medarbetare är individer, med individuella behov och förutsättningar. Tro inte att alla är högpresterare när de jobbar hemifrån. Men tro inte heller att alla behöver bli övervakade av dig för att jobba effektivt.
Graden av självstyre i jobbet är en viktig drivkraft, så det gäller för dig att låta de medarbetare som hittat mer självständiga arbetssätt att kunna fortsätta med dessa. Många företag erbjuder redan sina medarbetare att få arbeta mera fritt, att välja vilka dagar man måste ta sig till arbetsplatsen, eller att själva få planera sina arbetsuppgifter.
Men du måste också se till att de som inte klarar det mer fria arbetssättet får den struktur och det stöd som de behöver.
Människors motivation ökar när de känner att de är kompetenta och duktiga på sitt arbete. Att bygga kompetens hos dina medarbetar förutsätter att du som chef tar feedback-givandet på allvar. Så länge som dina medarbetare arbetar på distans behöver du lägga mer tid och större fokus på att ge dem återkoppling på deras prestationer och beteenden.
Oavsett var de arbetar är det bra om du kan ha enskilda samtal med var och en av dina medarbetare, gärna en gång per vecka. Det har visat sig att om kontakten mellan medarbetare och chef inträffar varannan vecka eller bara en gång per månad, så förlorar ni så mycket av det nödvändiga förtroendekapitalet er emellan så att relationen behöver ”nystarta” vid varje möte. Så ge varje medarbetare 15 minuter (minst) en gång per vecka.
Att bygga kompetens hos dina medarbetar förutsätter att du som chef tar feedback-givandet på allvar
För att kunna ge meningsfull feedback behöver medarbetarens mål vara specifikt och mätbart. När ni nu startar upp verksamheten i det ”nya normala” är det rätt tillfälle att ompröva och nyformulera era mål. Gör detta tillsammans för att skapa ett gemensamt engagemang.
Och sedan blir ditt jobb att ge feedback på deras prestationer och måluppfyllelse. Beröm för allt som de gör i rätt riktning, och kritik och stöd när de behövs. Medarbetare växer med feedback. Se till att dina medarbetare snabbt hittar rätt i er nystartade verksamhet.
En förutsättning är att varje medarbetare har tre eller fyra prioriterade mål, och det går att mäta utfallet av dessa.
Vi är sociala varelser som behöver känna att vi ingår i ett sammanhang där arbetskollegor, affärskontakter, familjemedlemmar och vänner finns i lagom mängd. Behovet av relationer är individuellt – några har stort behov av många kontakter, andra fungerar bättre med några få. Tiden under coronapandemin kan ha fått dina medarbetare att tydligare förstå hur just deras behov ser ut. Kanske har händelser det senaste halvåret också fått dem att ompröva vikten av mellanmänskliga kontakter.
Det du som chef och ledare kan göra är att lyssna in dina medarbetares behov, de kan vara annorlunda än tidigare, och därefter se till att var och en ges möjlighet till kontakter med kollegor i den grad de behöver.
En del företag har redan infört gemensamma zoom-fika eller Video-AW. Du kan stötta samarbete genom att delegera uppgifter till mindre grupper av dina medarbetare, och uppmana dem till samarbete.
Särskilt gäller detta om verksamheten fortsatt ska bedrivas hemifrån eller på distans. Då behöver ni tillsammans hitta rutiner som gör att dina medarbetare kan behålla och utveckla kontakten med sina kollegor.
Varje medarbetare är unik och har sina individuella drivkrafter, men vi vet att det är fyra förutsättningar som är särskilt viktiga för att motivera och engagera: trygghet, autonomi, kompetens och relationer. Det blir ditt jobb som chef och ledare att se till att dessa förutsättningar får tillräckligt med fokus nu när verksamheten nystartar.
