Arbetssättet "Digital dialog om ditt arbetsliv" har provats och rekommenderas som ett sätt att stärka regionstyrelsens dialog med medlemmarna och öka deras engagemang. Detta arbetssätt kommer att finnas tillgängligt för regionstyrelsen under 2024. Nedan finns en introduktion till metoden.
Under de framtidsdialogerna som hölls under 2021 uttryckte flera medlemmar att fler skulle engagera sig om de kunde göra det digitalt och det var lättillgängligt, personligt och nära. Ur dessa insikter utvecklade regionstyrelseledamöter från hela Sverige arbetssättet "Digital dialog om ditt arbetsliv".
Arbetssättet går i korthet ut på att ett utvalt antal medlemmar erbjuds att föra dialog med Unionens regionstyrelseledamöter om ett aktuellt ämne under en bestämd tidsperiod. Regionstyrelseledamöterna agerar digitala dialogledare i arbetsverktyget och ställer öppna frågor som fördjupar dialogen och ger större förståelse för de svar som medlemmarna ger på olika frågor. Regionstyrelsen kan sedan använda dessa svar i sitt opinionsbildande arbete eller för att driva frågor i de demokratiska processerna i förbundet.
För att kunna agera som digitala dialogledare är det några saker du bör träna på.
Din roll är att aktivera och involvera medlemmarna i den digitala dialogen. Detta gör du genom att:
Upprätthålla de gemensamma spelreglerna
Skapa en trygg miljö och skapa förutsättningar för öppen dialog
Säkerställa att alla blir hörda
Du som håller i dialogen har en viktig roll att upprätthålla de regler som är satta och ingripa om någon inte skulle respektera det gemensamma utrymmets spelregler. Att posta en kommentar på en digital plattform kan kännas obehagligt om du inte litar på de personer du kommunicerar med. Dialogytans utformning stöttar att du som dialogledare kan räkna med god ton i dialogen. Detta görs genom att samtliga deltagare första gången de loggar in får godkänna förhållningsregler för dialogen.
Precis som vi behöver sätta och upprätthålla regler och förväntningar på en dialog vi leder i ett fysiskt rum med en större grupp behöver vi också ge tydliga instruktioner om hur vi kommunicerar med varandra i en digital dialog. Information och frågor måste vara extra tydliga eftersom du kanske inte är tillgänglig direkt för att förtydliga. Se till att du har samma regler för alla.
Om du upplever att en deltagare i dialogen inte förhåller sig till spelregler så kan du.
Genom att uppmärksamma deltagarnas inlägg, ge positiv återkoppling, gilla inlägget eller ställa frågor riktar du fokus på deras aktivitet och involvering. I dialogen vill vi ta del av alla medlemmars berättelser, vi vill involvera de vars röster vi inte vanligtvis hör. Då blir det viktigast att rikta strålkastaren mot just detta - aktiveringen och involveringen. Att de svarat, inte i första hand vad de svarat. Innehållet kanske inte ligger i linje med ens egna upplevelse eller övertygelse. Därför ska vi träna oss i att uppmärksamma själva involveringen.
Bekräfta inläggen, till exempel med dessa kommentarer:
Tack för att du tagit dig tid.
Tack för att du delar med dig.
Värdefullt inspel, tack för det.
Vad fint att du har hittat hit och tack för att du delade, fortsätt gärna kommentera andras inspel.
Det var intressant att höra, tack för att du delar.
Vilket intressant perspektiv, det var nytt för mig. Tack för att du delar
Det här perspektivet har jag inte tänkt på
Ditt perspektiv gör att jag får nya tankar, tack för det
Tack för att du har tagit dig tid att förmedla det du tänker kring distansarbete
Den här ingången var ny för mig
Nu får jag en djupare förståelse.
Nu blir medveten om något jag inte varit medveten om tidigare,
Intressant beskrivning, berätta gärna mer.
Som digital ledare är det ditt jobb att försöka få fram så många röster som möjligt. Detta gör du genom att vara aktiv. Inaktivitet gör att deltagarna tappar engagemang och fokus.
Nyttja plattformens möjlighet att se vilka som ännu inte svarat, ge feedback till de som har svarat och uppmuntra på alla sätt du kan att så många som möjlighet gör sin röst hörd.
Var uppmärksam på vilken typ av fråga du ställer, för vem och när. Vill du bara möta människor där de är och få dem att känna sig hörda? Få ta del av många alternativ och idéer? Förstå effekterna av en komplex förändring? Det som är viktigare än själva frågan är samtalet och reflektionen som frågan leder till. Vad vill du ska hända efter att du ställt din fråga?
När du ställer öppna frågor undvik att fråga något som är för privat eller personligt för att inte skrämma iväg deltagare. Ställ så tydliga frågor som möjligt. Vaghet och tvetydighet tenderar att tysta deltagare. Var även försiktig med hur du formulerar frågorna så att de inte av misstag blir ledande.
Som dialogledare vill du ställa frågor som öppnar upp för ännu mer dialog. Med öppna frågor hjälper du diskussionen framåt. Det ger mer utrymme för kreativitet, de tvingar en att pausa, tänka och reflektera över frågan innan man svarar. Svaren på öppna frågor är vanligtvis lite längre och djupare och uppmuntrar människor att uttrycka det de personligen menar, tror, tänker och känner.
Öppna frågor inleds vanligtvis med orden: När, Var, Hur, Vem, Vad, Vilka, Varför. Andra öppningar för öppna frågor är att använda "berätta om..." och "beskriv...".
Öppna frågor kan vara
Ställ frågor, till exempel så här
Så du menar alltså att….
Förstår jag dig rätt, menar du att…
Din beskrivning får mig att tänka att det är så här…. har jag förstått rätt?
Det du beskriver är inte ok, har du försökt få stöd i detta?
När jag läser vad du har skrivit då får jag de här tankarna….
Tack för att du berättar, hur trivs du med det du beskriver?
Intressant det verkar som att du och många fler i denna dialog upplever att gränserna är mer utsuddade och har hittat sina egna strategier för hur hantera det. Hur pratar ni om detta på arbetsplatsen?
Väldigt varierade upplevelser här, några som tycker x och andra som tycker y. Hur gör cheferna på era arbetsplatser för att möta upp så individuellt varierade upplevelser?
Undvik följande typer av meningar:
Det finns mycket att vinna på att dialogledarna träffas och gemensamt tränar på sin roll.
Boka in 1,5-2 timmar över Teams eller fysiskt där ni tillsammans går igenom inlägg från medlemmarna och diskuterar och hjälper varandra att hitta svar som aktiverar, uppmärksammar och frågar på ett sätt som för dialogen vidare.
När ni tränat vi ett eller två tillfällen så kan ni gå in enskilt och leda dialogen med medlemmarna. Men kom ihåg att fortsätta ge varandra feedback och uppmuntran så att ni fortsätter lära tillsammans.
Gemensamma ämnen för framtida dialoger är ännu inte framtagna. I dagsläget saknas också uppdaterad information till medlemmar för att bjuda in till nya dialoger. Detta arbete kommer vara en del av verksamhetsplanen för 2024.
