Utmaningarna med målstyrning

Att använda målstyrning blir ett allt vanligare sätt att driva ett företag framåt på. Det finns dock risker med att välja den vägen, menar Unionens ombudsman Dag Bremberg.

Lyssna

Dag Bremberg

Tanken med målstyrning är god. Det skulle nog många skriva under på. Att enkelt kunna kommunicera strategier och mål ned till varje del av en företagsorganisation – chefer, avdelningar, enskilda medarbetare – borde vara eftersträvansvärt.

Enligt Unionens ombudsman Dag Bremberg misslyckas man dock ganska ofta med att uppnå det man har tänkt sig. Fallgroparna med målstyrning är många.

Problemet är att man inte tar hänsyn till att varje grupp har olika möjligheter och inriktningar

– Ofta tror man att målstyrning betyder att man ska bryta ner siffermål, säger han. En bolagsstyrelse har bestämt att försäljningen ska öka med x antal procent och så applicerar man det målet på olika avdelningar, grupper och individer. Problemet är att man inte tar hänsyn till att varje grupp har olika möjligheter och inriktningar inom verksamheten. Det blir inte speciellt motiverande.

Svårt att prioritera bland målen

En utmaning med målstyrning kan vara något så enkelt som att målen är framtagna utan att man tagit hänsyn till deras inbördes relation och hierarki. Målen i sig är kanske tydliga, men det blir svårt att prioritera dem.

– I och med att företag aldrig någonsin kommer ha obegränsat med tid och resurser hamnar mål alltid i motsättning till varandra. En annan fallgrop är att ha för få mål, att lägga allt krut på ett eller två mål som kommer göra att hela företaget fokuserar på just de målen, samtidigt som andra uppgifter som är helt fundamentala för verksamheten förbises. Det blir lätt att man kraftsamlar för att göra x antal aktiviteter inom de målen och missar viktiga kvalitetsmål.

I och med att företag aldrig någonsin kommer ha obegränsat med tid och resurser hamnar mål alltid i motsättning till varandra

Just risken att missa inte lika uppenbart mätbara kvalitetsmål återkommer Bremberg till. Man stirrar sig blind på ekonomiska mål som är svartvita – antingen uppnår du en siffra eller inte – och missar gråzoner och långsiktighet.

– Finansiella mål är inte per automatik viktigast för den egna verksamheten. Ofta kräver det djupare analys och ett antal workshops på olika nivåer för att få fram vad som är mest relevanta för en organisation eller en del av den.

Risker med ej realiserbara mål

En risk med målen är också att de helt enkelt inte är realistiska, vilket kan vara nedbrytande för både avdelningar och enskilda medarbetare. Om man ska sikta mot himlen, men det absolut inte räcker att nå trädtopparna, blir målen lätt en belastning.

– Sätter man inte nåbara mål kommer både medarbetarna, chefer och ledning ganska snabbt inse att de är på väg att misslyckas. Det är inte ett dugg motiverande, snarare precis tvärtom.

Mål kan ju också justeras allt eftersom. Bättre att ha uppnåeliga mål än att hålla fast vid omöjliga av prestigeskäl eller finansiell fåfänga.

– Märker man redan i februari att målen är för höga får man antingen vidta några åtgärder som gör att målen går att nå eller så får man ändra målet, antingen skjuta på det tidsmässigt eller sänka ribban.

Vet man varför man har ett mål och vart man är på väg kommer man förhoppningsvis också komma ganska nära målet

Vad ska man göra för att få målstyrningen att fungera bättre då? För Bremberg är svaret att man för all del ska sätta mål – men att man hela tiden måste motivera syftet till att de sätts.

– Mål måste hela tiden ha och presentera mål med syfte och intentioner. I vissa sammanhang, för en säljavdelning, kan det vara självklart att ha målet att öka vinsten, men alla arbetar kanske inte med säljandet. Då behöver man ha något annat som motiverar medarbetarna, kanske en vision eller strategi som man sätter relevanta mål utifrån

– Vet man varför man har ett mål och vart man är på väg kommer man förhoppningsvis också komma ganska nära målet. Om målet är otydligt, ändras flera gånger eller verkar spreta åt olika håll blir det också svårt att få en långsiktighet i målen. Då kommer de onåbara, svårmätbara eller ensidiga målen bli en följetong som medarbetarna inte engagerar sig i.

Leda istället för att styra mot målet

I grund och botten menar Bremberg att målstyrning som begrepp träffar lite fel, för det man som chef bör göra är att leda mot målet, snarare än att styra mot målet. Bremberg exemplifierar med att lyfta en passage ur ledarskapsföreläsaren Krister Forsbergs bok ”Leda genom mål”.

– Som chef styr du verksamheten genom planer, procedurer, processer och pengar. Men du styr inte genom mål. Du leder genom målen. Och den som styr minst leder bäst.

Hjälp oss göra Unionen bättre

Hjälpte informationen på denna sida dig?

Betyg

1

2

3

4

Nästa artikel

Chefens öppenhet och prestigelöshet är jätteviktigt i förändringsprocesser

Förändringar i ett företag kan tas emot på olika sätt av medarbetarna. För att öka chansen att svåra beslut landar rätt är det viktigt för chefer att förankra besluten ordentligt.

Två personer organiserar lappar på ett skrivbord

2024-11-12

Förändring bygger på ett ibland svårförenligt motsatsförhållande. Å ena sidan är utveckling och nya inriktningar nödvändiga för att undvika stagnation, å den andra kan förändring också kännas osäkert och skrämmande. Satus quo är tryggt, i förändring finns inga garantier för att det kommer gå bra.

Det gäller i såväl vardag som arbetslivet. En omstrukturering, en ny inriktning, ett annorlunda arbetssätt, teknisk utveckling som tvingar fram nya metoder, allt är saker som kan skapa oro.

För cheferna som ska kommunicerar kring eventuella förändringar är det av högsta vikt att inkludera medarbetarna i processen så tidigt som det bara går.

jag kan ju se att våra medlemmar och deras arbetsplatser skulle må så himla mycket bättre om arbetsgivarna var lite bättre på förändringsledarskap

– Merparten av de förhandlingar jag är inblandad i kommer från att arbetsgivarna vill göra en förändring, berättar Marianne Rozman, chefsombudsman på Unionen. Och jag kan ju se att våra medlemmar och deras arbetsplatser skulle må så himla mycket bättre om arbetsgivarna var lite bättre på förändringsledarskap.

Att tidigt presentera förändringens syfte, mål och bakomliggande orsaker är grundläggande när man kommunicerar den till medarbetarna.

Marianne Rozman

Chefsombudsman i Unionen

– Varför ska man över huvud taget göra en förändring? Vad är det tänkt att vi ska vinna? Vad är målet? Och när ska vi nå målet? Det är superviktigt för alla förändringar att ha svar på de frågorna. Med otydligt syfte och mål finns risken att det ser ut som att man bara vill förändra för sakens skull.

Varför ska man över huvud taget göra en förändring?

Nyckelordet är delaktighet
Inkludering av medarbetarna kan bli centralt för att öka acceptansen för förändringen i fråga. En tumregel är ”ju tidigare desto bättre”.

– Medarbetare har så gott som alltid bra synpunkter, säger Marianne. De känner verksamheten, de känner sig själva, de vet hur det dagliga arbetet går till. De kunskaperna och erfarenheterna vore det bara dumt att bortse från.

Det är också, i slutändan, medarbetarna som förändringarna verkligen påverkar. En justering som framstår som minimal ur ledningens helikopterperspektiv kan få stor effekt i medarbetarnas vardag.

Nyckeln för att öka chanserna för acceptans är att låta medarbetarna göra sina åsikter hörda. Även om inriktningen av beslutet redan är taget och att en förändring är nödvändig, så är det viktigt att medarbetarna känner sig delaktiga.

Ofta räcker det att man blir tillfrågad om sina synpunkter för att känna att man är en del av förändringen.

– Arbetsgivaren behöver ofta bestämma VAD som ska göras, men de kan ofta låta medarbetarna påverka HUR. Ofta räcker det att man blir tillfrågad om sina synpunkter för att känna att man är en del av förändringen.

Just känslan av att vara inkluderad i beslut är något Marianne Rozman trycker på.

– Om inte annat så har man i alla fall fått säga vad man tycker och blivit lyssnad på. Ledningen visar att de förstår att medarbetarna är viktiga för företaget och kan och förstår sina uppgifter.

Ödmjukhet, ärlighet, öppenhet
Motsatsen till att inkluderas är att presenteras för ett redan fastslaget faktum – ”här är förändringen, den kommer genomföras med start nästa vecka” – vilket lätt skapar en känsla av att inte vara viktig för företaget.

För att göra processen så bra som möjligt är i stället medbestämmande för medarbetarna och närvaro från chefen viktigt. Som ledare får man inte rygga tillbaka, dra sig undan eller slå ifrån sig.

Risken är annars att cheferna bara skyller på att beslutet togs högre upp och då framstår chefen som ganska svag och ledningen blir ifrågasatt.

– Den närmsta chefen måste vara beredd på och öppen för att ta emot medarbetarnas frågor och synpunkter. Många gånger när jag har förhandlat kring organisationsförändringar så har cheferna försökt fly undan lite. För de vet att beslutet är tufft och kommer påverka många. Har man då förankrat beslutet blir det också lättare att bemöta kritik.

Vikten av förankring gäller också i flera nivåer. Ledningsgruppen behöver ha en förankringsprocess också med mellanchefer.

– Ska de underställda cheferna kunna motivera och argumentera för ledningens beslut behöver de också gå igenom en förankringsprocess. Risken är annars att cheferna bara skyller på att beslutet togs högre upp och då framstår chefen som ganska svag och ledningen blir ifrågasatt. Man behöver kunna stå upp för förändringen i alla led.

I de flesta företag sker förändringsprocesser kontinuerligt. Hur man har hanterat den senaste förändringen påverkar självklart också hur acceptansen bland medarbetarna är för nästa och nästnästa. Även i det hänseendet efterlyser Marianne prestigelöshet från arbetsgivaren.

Den här gången vill vi att ni ska vara med oss

– Om man tidigare har gjort en förändring som inte blev bra, börjar man nästa förändringsprocess i rejäl uppförsbacke. Då behöver man som chef vara öppen med det. Man behöver säga: ”förra gången tänkte vi fel, vi lyssnade inte på er och förankrade inte beslutet tillräckligt. Vi är medvetna om det. Den här gången vill vi att ni ska vara med oss”. Den typen av ärlighet från chefen är a och o.

Utmaningarna med målstyrning

Svårt att prioritera bland målen

Risker med ej realiserbara mål

Leda istället för att styra mot målet

Som medlem får du mer

E-kurs: Coachande ledarskap

Unionen Play: Så bygger du effektiva team

Dela sidan