Om en medarbetare har problem i antingen arbets- eller privatlivet får chefen en nyckelroll. Det viktigaste, enligt Unionens ombudsman Dag Bremberg, är att vara lyhörd, stöttande och ställa de rätta frågorna.
En av de viktigaste uppgifterna – och största utmaningarna – man har som chef är att hjälpa medarbetare i kris. Oavsett om det är något jobbrelaterat eller privat som utlöst den besvärliga situationen gäller det att ta reda på vad problemet är, vilka orsaker som ligger bakom och hur det påverkar den drabbade.
Den tydligaste faktorn brukar vara ett förändrat beteende hos medarbetaren
För Unionens ombudsman Dag Bremberg är en av de centrala utgångspunkterna för en chef att ställa de rätta frågorna
– Man behöver verkligen fånga upp hur personen faktiskt mår. Då kan man inte hålla det på en allmän nivå, det behöver vara konkret och specifikt. På det sättet fångar man bäst in en medarbetare som inte mår 100 procent.
Hur upptäcker man en sådan här situation då? Förhoppningsvis kommer medarbetaren själv berätta, men det är inte alla som känner sig bekväma med att öppna upp, särskilt inte om det handlar om privatsaker.
Enligt Dag Bremberg finns det en del generella signaler man kan vara vaksam på.
– Den tydligaste faktorn brukar vara ett förändrat beteende hos medarbetaren. Det kan handla om att personen återkommande blir sen till möten, glömmer saker eller hamnar i mindre kontroverser med, eller klagar mer på, andra.
Oavsett var krisen har uppstått, om det är en arbetsbörda som är orimlig eller om något hänt på det privata planet är chefens uppgift att stötta medarbetaren.
– Väldigt ofta hör det ena också ihop med det andra. Är det stressigt på jobbet orkar man kanske inte vara fullt engagerad i det privata och har man det jobbigt hemma, kanske med en närstående som är sjuk eller gått bort, så är det ju en kris som definitivt kommer påverka arbetet också. Det viktiga som chef är att man inte försöker skyffla över ett problem till det privata när det delvis eller helt är arbetsrelaterat. Som chef har man arbetsmiljöansvar.
Det viktiga som chef är att man inte försöker skyffla över ett problem till det privata när det delvis eller helt är arbetsrelaterat
Dag Bremberg vill understryka att när man har den här typen av samtal med en medarbetare får man förbereda sig på att personen kanske inte befinner sig i ett normalt samtalsläge, utan att man får låta hen beskriva vilket läge hen befinner sig i. Först därefter kan man börja prata om vilka steg man tillsammans kan ta framåt.
– Ibland är det viktigaste att bara visa att man lyssnar. Att upprepa, spegla och bekräfta. Man måste också ta det i en takt som känns rimlig, inte jäkta fram till en slutsats eller, ännu värre, föreslå en snabb lösning. En person i kris har vanligtvis svårt att sortera ut vad som är viktigast för stunden.
I ett sådant läge kan chefens uppgift bli att hjälpa till med sorteringen, att peka ut de första små stegen man kan ta.
– Man behöver understryka att man är empatisk. Som medmänniska först och främst så klart, men man behöver också vara tydlig med att man är den drabbade medarbetarens chef och är trygg i den rollen. Man behöver visa att man förstår situationen, att man har hanterat kriser förut. Det skapar trygghet.
Ibland kan det vara så att man som chef trots allt ändå inte räcker till, utan medarbetaren behöver prata med någon professionell. I allra bästa fall finns det då en företagshälsovård som medarbetaren eller chefen kan vända sig till och boka tid hos. Annars får man gå via den allmänna vården. På en del företag kan det också finnas samtalsstöd, skyddsombud eller högre chefer att vända sig till.
En person i kris har vanligtvis svårt att sortera ut vad som är viktigast för stunden
Det viktiga ur ett chefsperspektiv är att man undersöker vilka vägar som finns att gå, vilka verktyg som finns. Därefter behöver man ta fram en plan för hur medarbetaren ska komma tillbaka till arbetet.
– I chefens arbetsmiljöansvar ligger att se till att en person som är i krisläge faktiskt får återhämtning. I 99 fall av 100 handlar det om att medarbetaren sjukskrivs.
Vid en sjukskrivning är det viktigt att man som chef håller kontakt med medarbetaren – men samtidigt ger ordentligt med utrymme för återhämtning. Man behöver ha kontinuerlig kontakt, men hur frekvent den är bör anpassas efter individ och situation.
Är krisen så djup blir den ofta bara värre av att någon från jobbet ringer
– Man behöver komma överens med medarbetaren om vad som funkar för den. Har någon gått totalt in i väggen kommer det inte att funka att ha veckosamtal, utan man får som chef bara acceptera att medarbetaren kommer vara helt frånkopplad och slippa allting. Är krisen så djup blir den ofta bara värre av att någon från jobbet ringer. Som chef är det bättre då att tydliggöra att man kommer vara tillgänglig när det passar medarbetaren. Sen kan det så klart inte gå hur lång tid som helst utan kontakt. Någon gång i månaden bör man ändå ha kontakt, som minst.
Nästa artikel
Jeanette Lindlöv är en av de chefer som besökte premiären av vårt första chefsnätverk som går under parollen ”Like a boss” – ett koncept Unionen Chef tagit fram i samarbete med systerförbunden inom TCO : Finansförbundet, Vision Chef, och Fackförbundet ST. Här fick hon och de andra närvarande cheferna lyssna på en föreläsning av Elaine Eksvärd och sedan utbyta erfarenheter.
– Jag tycker det var ett väldigt trevligt initiativ, säger hon om nätverksträffen. Som chef och ledare tror jag att man behöver återkommande möten med andra i arbetslivet.
Många i en ledarskaps - eller chefsposition glömmer lätt bort vikten av att ha ödmjukhet inför de man har under och runt omkring sig
För Jeanette handlar att vara chef mycket om att återkommande påminna sig om vilken speciell roll och position, samt vilka ovanliga uppgifter, man faktiskt har.
– Många i en ledarskaps - eller chefsposition glömmer lätt bort vikten av att ha ödmjukhet inför de man har under och runt omkring sig. Att gå på nätverksträffen och träffa andra i samma position var en jättebra påminnelse om det.
Ämnet för Eksvärds föreläsning var konflikthantering, något de flesta chefer är väl bekanta med. Jeanettes ingång till ämnet är att hon gärna vill ge feedback så snart som möjligt, för att undvika att låta negativa känslor ligga och bubbla och växa till sig.
– Kanske kan man säga att jag arbetar med att ge ett slags mikro-feedback. Jag tycker det är viktigt att inte vänta till ett utvecklingssamtal till exempel, utan jag vill kunna ha en diskussion om små detaljer på daglig basis. Om någon har gjort något bra vill jag kunna säga det direkt och tycker jag att det saknas något i leveransen så vill jag säga det direkt också, när det är färskt i minnet.
Vill inte leta syndabockar
Flexibel kommunikation är centralt i Jeanettes ledarskap. Det finns olika typer av konflikthantering (inom team, mellan chef och medarbetare, mellan medarbetare och beställare och så vidare) och det gör vikten av en rak och tydlig dialog än viktigare.
Jag vill skapa en arbetsmiljö där det finns tillstånd att tycka olika, men där vi alltid måste ha samma mål framåt
– Det är otroligt svårt när medlemmar i mina team kolliderar. Om det sker vill jag inte vänta för länge med att adressera det, utan så snabbt som möjligt samla de som har en konflikt och be dem lösa den – för annars kommer jag göra det åt dem. Om de inte kan lösa konflikten på egen hand brukar jag ha ett möte och gå igenom det som hänt. En i taget får prata, då alla andra får vara tysta och lyssna. Sen efter det, när vi har lyssnat på varandra, då ska vi också börja hitta en gemensam grund till vad är det vi bråkar om? Varför? Hur kommer vi vidare? På så sätt kommer vi snabbt ned på konkreta lösningsnivåer.
Jeanette tycker det är viktigt att inte leta syndabockar eller älta misstag, utan i stället fokusera på lösningar. I det ingår också att tillsammans komma fram till en strategi för att konflikter och fel inte upprepas.
– Jag vill skapa en arbetsmiljö där det finns tillstånd att tycka olika, men där vi alltid måste ha samma mål framåt. Då får vi ibland åsidosätta vårt eget tyckande.
Vill se kommunikation som tema
Till kommande träffar för chefsnätverket hoppas Jeanette att coaching kan vara ett tema. Det är ett ämne hon tycker ofta glöms bort när ledarskap diskuteras.
– Som chef blir det lätt att man pekar med hela handen och säger att nu behövs det här och här. Man blir så fokuserad på att välja ut vem som ska leverera vad att man glömmer den coachande sidan av att vara chef.
Man blir så fokuserad på att välja ut vem som ska leverera vad att man glömmer den coachande sidan av att vara chef
Ett annat tema hon skulle vilja se är kommunikation rent generellt, inte bara i form av feedback eller utvecklingssamtal .
– Hur visualiserar vi målen tillsammans med medarbetarna för att de ska få en förståelse för var vi är på väg? Det är också någonting som ibland saknas i ledarskap. Hur kommunicerar vi för att hela företaget ska fungera bättre?
Kanske allra mest ser Jeanette dock fram emot kommande chefsnätverksträffar ur ett socialt perspektiv.
– Jag vill alltid utveckla mig och mitt ledarskap. Att då få ett tillfälle att träffa andra som befinner sig i samma situation och som har samma mål är oerhört inspirerande.
