5 tips för bra möten på distans

Var lite trevligare än vanligt!

För att skapa och upprätthålla en trivsam arbetsmiljö och en bra gemenskap på distans krävs ofta lite mer aktiv socialisering – särskilt om det gäller kollegor och samarbetspartners som inte känner varandra så väl.

Alla som har suttit vid köksbordet hemma och deltagit i ett möte via länk vet att det är lätt att känna sig osedd, att tappa tråden, bli oengagerad, att missförstå och att bli missförstådd - när man inte kan läsa av varandras kroppsspråk och blickar.

Därför krävs ofta lite mer uttalad trevlighet, mer hänsyn och kanske också lite mindre fräcka skämt, när man jobbar och har möten på distans.

Som arbetsledare eller mötesledare krävs ofta en större noggrannhet att allt gått fram och alla fått möjlighet att förbereda sig, att informationen är transparent och att var och en har får tala till punkt och så vidare. Det vill säga, det krävs lite mer struktur.

Men se också till att ge utrymme för lite mer informellt prat, det kittet kan vara än viktigare för sammanhållningen när man inte sitter i samma rum.

5 tips för bra möten på distans

1. Inkluderande möten online 
   Det är sällan roligt att vara den ende som inte sitter med i rummet, vid ett viktigt möte. 
   
   
   För att alla ska känna sig involverade kan det vara en god idé att alla deltar via länk. Då har alla samma förutsättningar och ofta blir förståelsen större för vikten av hänsyn, att låta var och en tala till punkt och inte börja prata om annat ifall ljudet tillfälligt hackar. Annars bör de som sitter i ett gemensamt rum ta extra ansvar för att ge utrymme åt den som deltar via länk.
2. Inled med några minuters småprat – med var och en!
   Det kan kännas avigt att småprata med en skype-profil eller en mobil med högtalarfunktionen igång, men du som håller i mötet kan avhjälpa det genom att inleda mötet med att aktivt ställa några frågor till var och en. Hur ser det ut där hen sitter? Men obs, småprata en kort minut med en i taget, så att alla får tillfälle att höra och höras. (Funkar också för att testköra tekniken, ljudnivåer osv.)
    
3. Undvik ensidiga monologer genom tydlig och delad struktur
   Det finns mängder av verktyg för digitala möten och skärmdelning, välj det som funkar bäst i er IT-miljö. Men välj gärna ett som möjliggör delning av skärm samtidigt som man kan se sina möteskollegors ansikten, så att alla deltagare kan följa med i den mötesstruktur du vill hålla. Det kan också vara en fördel att ha en ännu tydligare dagordning än annars. Dela gärna ut dagordningen inför mötet för att ge deltagarna möjlighet att förbereda det man vill säga. Ge ordet till en deltagare i taget, och tacka för inlägget när det är dags för nästa person/steg.
    
4. Avkräv tydliga svar!
   När man inte har tillgång till kroppspråk blir det än viktigare att avkräva tydliga svar på viktiga frågor, helst i ja/nej-form, för att undvika missförstånd. ”Anta” inte att alla hörde och hängde med och håller med i det föreslagna. Om inte ja/nej från varje deltagare i varje fråga är funktionellt, kom överens innan mötet drar igång om en symbol/emoji som snabbt kan chattas in för att bekräfta medhåll eller inte. Med några av nedanstående verktyg kan chatten eller de delade dokumenten fungera som protokoll över det förda samtalet.
    
5. Arbetsmöte? Chatta och dela dokument!
   Är det ett arbetsmöte där deltagarna förväntas jobba fram det ni ska prata om under tiden? Använd en chatfunktion! De flesta digitala mötesrum erbjuder chatfunktioner internt, där man kan chatta med en i taget eller med alla. Vissa chattfunktioner har specialverktyg, som Stride med funktioner som ”beslutsfattande” och ”fokusläge”. Praktiskt kan också vara att kunna dela dokument, och kanske jobba i samma dokument. De funktionerna finns hos såväl Skype som Zoom och Google Meet.