Mejl- och mobilpolicy, (digital) nåbarhetspolicy eller tillgänglighetspolicy. Det finns många namn för riktlinjerna kring hur du som medarbetare förväntas vara nåbar på fritiden. Här hittar du exempel på policyer med inspiration från Unionens medlemmar.
Du som är tjänsteman har ofta relativt fria arbetstider och möjlighet att arbeta på distans. Det kan vara både praktiskt och bli ett problem. Om det finns en förväntan på arbetsplatsen eller från dig själv om att vara ständigt nåbar för kollegor, kunder och arbetsgivare, kan du i längden bli sjuk.
Hur nåbara vi förväntas vara efter ordinarie arbetstid varierar mellan olika arbetsplatser och kan ha olika orsaker. Förväntningarna kan vara uttalade, outtalade eller bero på den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Genom att jobba tillsammans med arbetsmiljön kan man minska risken för ohälsa. Unionen rekommenderar därför att arbetsmiljöombud ( skyddsombud ) och förtroendevalda samverkar med arbetsgivaren om en tydlig digital nåbarhetspolicy.
Om du får använda arbetsgivarens mobiltelefon och dator privat är riskerna för ohälsa ännu större. Arbetet är då alltid i någon mån närvarande, vilket påverkar din återhämtning. Det finns också alltid en risk för din personliga integritet när du använder arbetsgivarens utrustning privat. Om det är möjligt, använd din egen dator eller mobiltelefon på fritiden.
Träffas! Ha arbetsplatsmöten och diskutera hur ni vill ha det på er arbetsplats och hur ni kan nå ert mål. Det kan vara bra att ha ett medlemsmöte där även de som inte är medlemmar i Unionen välkomnas för att ha en förutsättningslös diskussion.
Analysera. När riskerar digital nåbarhet i arbetet att bli ohälsosam? Nåbarhet och tillgänglighet är en del av den psykosociala arbetsmiljön på arbetsplatsen. När den tillgängligheten blir gränslös finns det också risk att det påverkar er möjlighet till vila och återhämning. Arbetsgivaren är ansvarig för arbetsmiljön. Men alla på arbetsplatsen ska också vara involverade i att förbättra arbetsmiljön, oavsett om det handlar om fysisk arbetsmiljö, högt arbetstempo eller nåbarhet. Skaffa er en bild av hur det ser ut på arbetsplatsen med hjälp av anonyma enkäter, möten eller diskussioner mellan chef och medarbetare.
Gör en åtgärdsplan . Fundera på hur ni går vidare med resultatet. Ska frågan gå via arbetsgivare och arbetsmiljöombud ( skyddsombud ) eller behövs det en annan grupp för att fortsätta arbetet? Försök att sätta upp mål och delmål utifrån hur ni vill att arbetsplatsen ska fungera. Behöver ni samla in någon ytterligare information för att kunna ta fram en digital nåbarhetspolicy?
Avstämning. Diskutera ert förslag med medarbetarna. Behöver något ändras?
Uppföljning. Kom ihåg att ha med en uppföljning i själva policyn samt hur ofta den ska utvärderas. Ger den rätt effekt? Behöver något ändras eller förtydligas? Använd gärna enkäter för att undersöka.
Här finns tre exempel på hur en digital nåbarhetspolicy kan se ut. Exemplen är inspirerade av policyer från arbetsplatser där Unionens medlemmar jobbar.
Denna policy togs fram på en större arbetsplats för att göra det tydligt hur man ska kommunicera med varandra efter ordinarie arbetstid. På arbetsplatsen finns ett väl fungerande systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM) och många av tjänstemännen har fria arbetstider.
Initiativet till policyn togs av cheferna. Efter en diskussion på en arbetsplatsträff med alla medarbetare, tog man fram en policy tillsammans med arbetsmiljöombudet. Därefter skickades förslaget till medarbetarna som kunde kommentera innan den slutligen antogs. Det intressanta med denna policy är att den tar bort kravet på att svara under delar av dygnet.
Mejlvett
Mötesvett
Om det är brådskande
Om vi inte befinner oss på kontoret
Denna policy kommer från ett större industriföretag med utländska ägare och produktion och marknader i flera tidszoner. Initiativet kom från fackklubben efter att arbetsmiljöombudet uppmärksammat att det inte fanns några regler för kommunikation efter kontorstid.
Fackklubben och HR-avdelningen jobbade länge med frågan och både facket och resten av företaget fick lämna synpunkter på förslaget, innan det till slut antogs av arbetsgivaren. Det mest intressanta med denna policy är:
Företaget verkar i en global miljö med ökad konkurrens och krav på ökad effektivitet. Företaget och dess samarbetspartners är spridda i många länder och tidszoner.
För att hantera utmaningarna detta leder till för samarbete och kommunikation är mobiltelefoner och mobil datoruppkoppling en nödvändighet.
Företaget strävar efter att vara en modern och attraktiv arbetsgivare. Detta innebär att ge medarbetarna och företaget flexibilitet samtidigt som det måste finnas gränser för tillgängligheten. Här är riktlinjer och rekommendationer till företagets chefer.
Generella principer
Att vi använder digitala verktyg innebär inte att medarbetaren ständigt ska vara uppkopplad. Men det skapar möjligheter till ökad flexibilitet och leder till högre förväntningar på tillgänglighet och nåbarhet.
Behovet av flexibilitet och nåbarhet varierar beroende på verksamhetens art och medarbetarens behov att få ihop sitt livspussel. För att balansera detta, med hänsyn till verksamhetens behov, medarbetarens hälsa och till lagstiftning, har företaget tagit fram några enkla principer för hur vi bör förhålla oss till detta:
Denna digitala nåbarhetspolicy kommer från ett mindre företag med cirka 30 tjänstemän . Initiativet till en policy togs av några av medarbetarna eftersom många kände ett krav på sig att hela tiden var kontaktbara. Efter en diskussion på arbetsplatsen kom man fram till ett gemensamt dokument som arbetsgivaren sedan förtydligade och godkände.
Idag kan vi själva bestämma när på dygnet vi ska utföra en arbetsuppgift, men tänk på att bara för att du väljer att jobba vid en tidpunkt så kanske någon annan har tänkt vara ledig. Därför är det viktigt att vi har respekt för varandra när vi kommunicerar via mejl och telefon.
