Genom att förstå och vara nyfiken på varandra så kan man lösa konflikter. Det menar Frej Johnson, en av de chefsmedlemmar som deltog i årets första träff i Like a Boss som handlade om just konfliktlösning i ledarskapet.
I mars hölls första träffen i chefsnätverket Like a Boss. Temat var konflikter och konfliktlösning, där retorikexperten Elaine Eksvärd höll en föreläsning. En av deltagarna var Frej Johnson, som är klubbchef i Spårvägens Tennisklubb i Johanneshov.
Frej upplevde träffen som seriös och rolig med en lagom portion av allt. Framför allt uppskattade han att nätverket hade satsat på en bra föreläsare.
- Jag hamnade själv i en bra grupp under minglet och knöt kontakt med ett par personer, berättar han. Kanske hade jag fått ut ännu mer av minglet om det varit modererat, men det här blev ändå bra för mig.
Frej har varit chef med verksamhetsansvar i snart tio år. I den hall där han är chef idag finns sex fast anställda. Dessutom har klubben 20 ytterligare anställda i form av timanställda och visstid samt ett stort antal personer som arbetar ideellt.
I sin roll som klubbchef är han också coach och tränare, för både motionärer och elitspelare.
- Genom att jobba med medlemmarna så bibehåller jag min förståelse för verksamheten. Jag vill veta hur alla trivs och tar pulsen i verksamheten genom att träffa olika medlemmar.
Vad är då Frejs tankar om konflikthantering, det som var temat för träffen i Like a Boss?
- Varje situation är unik. Mitt stalltips är att ta reda på vad som ligger bakom situationen. Ställer man frågor på ett nyfiket sätt är min erfarenhet att man förstår man att folk vill väl. De här tipsen om JAG-formuleringar, där man utgår ifrån sina egna känslor och behov, tror jag ibland kan skapa konflikt i situationen i stället för att lösa den. Det finns ett steg innan det.
Genom att förstå varandras utgångspunkt är Frejs erfarenhet att man lättare kan nå fram till varandra och lösa ut det som skaver.
- Har man öppnat diskussionen, behöver man kanske inte komma till en lösning direkt. I början när jag var ny chef var det väldigt obekvämt att ha olösta problem. Jag ville lösa dem på en gång, vilket var naturligt. Med åren har jag lärt mig att bra lösningar på större problem inte ska jäktas fram.
Ett par andra tips är att ta tag i konflikten direkt och att anpassa sin kommunikation till gruppen och individen.
- Om man väntar för länge kan ett försök att lösa ut en konflikt hamna helt fel. Mitt tips är verkligen att ta upp det som skaver direkt.
Frej lyfter slutligen vikten av att ha distans till sig själv, till sitt jobb och att det ju inte är någon större fara på lång sikt om något blir tokigt.
- Genom att ha lite distans som chef, både till sig själv och verksamheten, är min erfarenhet att man bidrar till att skapa en trygg och utvecklande arbetsmiljö där man löser konflikter när de uppkommer. Och där de också bidrar till utveckling.
1. Ta tag i situationen direkt, väntar du så riskerar skavet att växa.
2. Ta reda på vad som ligger bakom ett beteende och döm inte på förhand.
3. Ställ nyfikna och vänliga frågor som syftar till förståelse.
4. När inblandade parter har fått berätta om vad som ligger bakom så kan du avvakta lite. Förståelse kan i sig bidra till att lösa en situation.
5. Följ upp samtalen för att kolla läget och vad som ytterligare behövs för att lösa konflikten, eller grundproblemet som bidrar till konflikten.
6. Ha distans till dig själv, din verksamhet och även den uppkomna situationen. Jobbet är inte lika med livet för alla. Att betrakta situationer med lite avstånd och se på den sakligt gör det ofta enklare att lösa situationen.
Next article
En av de viktigaste uppgifterna – och största utmaningarna – man har som chef är att hjälpa medarbetare i kris. Oavsett om det är något jobbrelaterat eller privat som utlöst den besvärliga situationen gäller det att ta reda på vad problemet är, vilka orsaker som ligger bakom och hur det påverkar den drabbade.
Den tydligaste faktorn brukar vara ett förändrat beteende
Unionens chefsombudsman Dag Bremberg framhåller vikten av att som chef ställa de rätta frågorna.
– Man behöver verkligen fånga upp hur personen faktiskt mår. Då kan man inte hålla det på en allmän nivå, det behöver vara konkret och specifikt.
Hur upptäcker man en person har någon form av kris? Förhoppningsvis kommer medarbetaren själv berätta, men det är långt ifrån alla som känner sig bekväma med att öppna upp för sin chef, särskilt inte om det handlar om privata saker.
Enligt Dag Bremberg finns det en del generella signaler man kan vara vaksam på.
– Den tydligaste faktorn brukar vara ett förändrat beteende. Det kan handla om att personen börjar bli sen till möten, glömmer saker, klagar på kaffet eller hamnar i kontroverser med andra.
Oavsett var krisen har uppstått, om det är en arbetssituation som är orimlig eller om något hänt på det privata planet är chefens uppgift att stötta medarbetaren. Det är ju i allas intresse att alla mår och fungerar bra på arbetsplatsen.
– Väldigt ofta hör det ena också ihop med det andra. Är det stressigt på jobbet orkar man kanske inte vara fullt engagerad i det privata, vilket kan skapa friktion med de närmaste. Har man det jobbigt i privatlivet, kanske med en närstående som är sjuk eller gått bort, så är det en kris som definitivt kommer att påverka arbetet också. Det viktiga som chef är att man inte försöker avfärda problem som privata när det delvis eller helt är arbetsrelaterat. Som chef har man ändå alltid arbetsmiljöansvar.
Det viktiga som chef är att man inte försöker avfärda problem som privata när det delvis eller helt är arbetsrelaterat
Dag Bremberg vill understryka att när man har den här typen av problem med en medarbetare får man förbereda sig på att personen kanske inte är redo för normal dialog. Man får möta hen där hen är, för att förstå läget. Först därefter kan man börja prata om vilka steg man tillsammans kan ta framåt.
– Ofta är det viktigaste att bara visa att man lyssnar. Att upprepa, spegla och bekräfta. Man måste också ta det i en rimlig takt, inte jäkta fram till en slutsats eller, ännu värre, föreslå en snabb lösning.
En person i kris har vanligtvis svårt att sortera ut vad som är viktigast för stunden. I ett sådant läge kan chefens uppgift bli att hjälpa till med sorteringen, att föreslå de första små stegen man kan ta.
– Man behöver tydliggöra att man är empatisk. Som medmänniska först och främst så klart, men man behöver också vara tydlig med att man är den drabbade medarbetarens chef och är trygg i den rollen. Man behöver visa att man förstår situationen, att man har hanterat kriser förut. Det skapar trygghet.
Ibland kan det vara så att man som chef trots allt ändå inte räcker till, utan medarbetaren behöver prata med någon professionell. I allra bästa fall finns det då en företagshälsovård som medarbetaren eller chefen kan vända sig till och boka tid hos. Annars får man gå via den allmänna vården. Det viktigaste ur ett chefsperspektiv är att man undersöker vilka vägar som finns att gå, vilka verktyg som finns.
En person i kris har vanligtvis svårt att sortera ut vad som är viktigast för stunden
– I chefens arbetsmiljöansvar ligger att se till att en person som är i krisläge faktiskt får återhämtning. I 99 fall av 100 handlar det om att medarbetaren sjukskrivs.
Vid en sjukskrivning är det viktigt att man som chef håller koll på medarbetaren – men samtidigt ger ordentligt med utrymme för återhämtning. Man behöver ha kontinuerlig kontakt, men hur frekvent den är bör anpassas efter individ och situation.
Är krisen så djup blir den ofta bara värre av att någon från jobbet ringer
– Man behöver komma överens med medarbetaren om vad som funkar. Har någon gått totalt in i väggen kommer det inte att funka att ha veckosamtal, utan man får som chef bara acceptera att medarbetaren kommer vara helt frånkopplad och slippa allting. Är krisen så djup blir den ofta bara värre av att någon från jobbet ringer. Som chef är det bättre då att tydliggöra att man kommer vara tillgänglig när det passar medarbetaren. Sen kan det så klart inte gå hur lång tid som helst utan kontakt. Innan det har gått en månad behöver man ta fram en plan för hur medarbetaren ska komma tillbaka till arbetet. Det är ett lagkrav och ska göras i samverkan med läkare och försäkringskassan.
– I bästa fall går det inte så långt, utan du som chef har fångat upp signalerna tidigt och haft bra samtal som gjort att man kunnat byta ett riskabelt mönster eller komma ur en kris, avslutar Dag Bremberg.
